Вимоги до заголовку

• Необхідно спочатку чітко сформулювати заголовок, що в подальшому допоможе аналітику в роботі над документом;

• Необхідно звернути увагу на те, щоб заголовок документу був сформульований одним основним реченням.

Наступним етапом роботи є виділення основної ідеї документа (квінтесенції документа). Швидкість виділення основної ідеї документа свідчить про рівень професійної підготовки аналітика. Виділити основну ідею документа означає зробити критичну оцінку «сірих» фактів і визначити важливість інформації за допомогою якомога меншої кількості слів. Якщо Ви не можете сформулювати ідею документа однією пропозицією, це означає, що Ваш аналіз інформації є недостатнім.

У документі повинна бути одна основна ідея. Якщо таких ідей дві, то необхідно писати два документи. Якщо аналітик не може сформулювати ідею документу одним реченням, це означає, що не буде здійснено ефективного аналізу інформації. Формулюючи головну ідею, необхідно сформулювати її звичайним реченням, яке містить висновки і відповідь на запитання:

• Що? (відхилення від норми, яке дозволяє аналізувати і сформулювати інформаційно-аналітичний документ);

• Що з цього? (політична важливість події);

• Чому? (мотивація, причини, сили, що стоять за подіями).

В основному (заголовному) реченні дається відповідь на запитання що? і що з цього? А на запитання чому відповідь дається пізніше. Якщо не сформульована основна ідея, то не можливо підготувати інформаційно-аналітичний документ, оскільки не можливо побудувати логічну його структуру, підкріпляти фактами, чи відкинути зайве.

Якщо Вам не вдалося сформулювати основну ідею, то Ви не зможете правильно розмістити матеріал, оскільки для того, щоб переконати читача у вірності Ваших висновків і відкинути той обсяг інформації, що не має політичної значимості, інформація повинна викладатися логічно. Тому - НЕМАЄ ОСНОВНОЇ ІДЕЇ, НЕМАЄ АНАЛІТИЧНОГО ДОКУМЕНТА.

Таким чином, процес формулювання основної ідеї являє собою послідовність таких кроків:

1. Уважно прочитайте інформацію й прореферуйте її. Вона стане значно меншою за обсягом й буде містити чіткі інформаційні посилання.

2. Спробуйте дати відповіді на два основних питання: «ЩО?», «НУ Й ЩО?». При цьому необхідно враховувати рівень інформованості й ранг споживача Вашої інформації, оскільки чим вони вище, тим вище повинні бути рівні узагальнення Вашої інформації (висновки). Наприклад, для керівництва держави важливими є не стільки аспекти, скільки тенденції й закономірності. Якщо Ви хочете зосередитися на деяких аспектах або проблемах, то хоча б один абзац документа повинен бути присвячений більше широкому процесу, що охоплює ці аспекти/проблеми.

3. Об'єднаєте всі Ваші висновки в одну пропозицію. Якщо виникають труднощі з виділенням основної ідеї, то дайте відповідь на таке питання: «Якби споживач моєї інформації надав мені 30 секунд на висвітлення даної проблеми, то щоб я йому сказав?». Це допомагає звузити погляд на проблему й виділити основну ідею.

4. Сформулювавши основну ідею документа, логічно й чітко розкрийте обґрунтованість Ваших висновків у процесі написання документа.

4. Підготовка великих документів.

Структура й логічна побудова документа залежить від його призначення.

Наприклад, замітка повинна складатися із двох абзаців. У першому абзаці викладаються факти, а в другому - коментарі.

Рис. 1. Схема підготовки замітки

Повідомлення може мати до 5 абзаців. У першому абзаці викладається основна ідея/думка. В 2 й 3 - факти, а в 4-5 коментарі й висновки.

Повідомлення до 10 абзаців має, як правило, таку структуру: 1-й абзац - основна ідея, 2, 4, 6, 8 - факти, 3, 5, 7, 9 - коментарі, 10 - висновки.

При цьому в обох випадках, черговість фактів, коментарів і висновків залежить від їхньої важливості й значимості. Структура аналогічно замітці. Факти подаються по мірі зменшення важливості і значимості інформації.

Документ повинен містити нову й достовірну інформацію, викладену стисло, лаконічно, чітко й однозначно. Особлива цінність усіх без винятку документів у їхній своєчасності.

Довідка відноситься до великих аналітичних документів. Це узагальнений документ з певної проблеми. Проблема розглядається із різних точок зору в динаміці.

Структура довідки або аналітичного дослідження (великий узагальнюючий документ, де проблема розглядається з різних точок зору й у значному проміжку часу) має такий вигляд:

I. Вступ (загальна картина, основна ідея документа)

II. Основна частина документа:

1. Фактичне обґрунтування.

2. Широкий погляд на проблему.

3. Прогноз розвитку (імовірні шляхи, варіанти).

4. Вплив проблеми на процеси в суспільстві, можливі рекомендації і т.п.

I. Вступ містить відправні положення аналізу (основну ідею документа й центральні ідеї всіх частин документа, тобто - це свого роду огляд документа). Разом з тим варто враховувати, що у вступі основні ідеї всіх частин документа не повинні деталізуватися, оскільки це буде зроблено нижче.

Вступ аналітичного дослідження обґрунтовує важливість проблеми, приводиться короткий перелік загальних факторів, які обумовлюють проблему (явище), що вивчається. У цій частині документу розглядаються, насамперед, найбільш вагомі й постійно діючі фактори, які необхідно завжди враховувати при вирішенні подібних родів проблеми.

II. Основна частина документа складається з розділів (параграфів), в основі яких лежить принцип перевернених пірамід. Ці розділи будуються за принципом:

· обґрунтування Вашого основного висновку;

· широкий погляд на проблему;

· прогноз й оцінка можливого впливу.

Кожен розділ (параграф) починається з висновку, у якому обґрунтовується основна ідея документа. При цьому розділи (параграфи) розміщаються за рівнем значимості. Це дає можливість споживачеві інформації швидко ознайомитися з основними висновками документа й дати їм оцінку.

Подальші абзаци документа обґрунтовують висновок першого абзацу роздягнула, також мають форму перевернених пірамід і розміщаються в міру важливості.

Фактичне обґрунтування містить відомості, доказу, які підтверджують Ваші висновки.

Широкий погляд на проблему - це розгляд проблеми під більше широким кутом зору й/ або поглиблений аналіз окремих сторін. (Якщо потрібно дати широкий погляд на проблему й аналіз вузької проблеми, то в першу чергу дається аналіз вузької проблеми. Тут також діє принцип перевернених пірамід, а кожен абзац розміщається за рівнем важливості.

При цьому бажано також робити послідовний опис як сприятливих, так і несприятливих факторів, які допомагають виявити найважливіші фактори даного явища. Такий підхід допомагає всебічно вивчити явище, уточнити деякі деталі й установити вирішальні моменти, на яких ґрунтується Ваш прогноз. Це також допомагає виробити навички послідовного мислення, робити свої висновки ясними.

Документ завершується визначенням імовірних шляхів (варіантів) розвитку проблеми, окресленням можливих наслідків для регіону (своєї країни, інших країн).

Варіанти побудови інформаційно-аналітичних документів

1. Кожен абзац починається з основного висновку (ядра), який містить основні положення.
2. Кожен абзац включає фактичне обговорення основного висновку цього абзацу. Висновки і факти розташовані в міру зменшення важливості і обґрунтування проблеми.
3. Документ складається з розділів, які розташовані в міру зменшення важливості.