Аудит розрахунків з підзвітними особами

Для вивчення методики аудиту розрахунків з підзвітними особами треба використати набуті знання з методики бухгалтерського обліку стосовно документального оформлення операцій та відображення в облікових реєстрах на рахунках бухгалтерського обліку операцій, пов'язаних з розрахунками підприємства, які здійснюються через підзвітних осіб.

Спочатку на підприємстві треба ознайомитися з організацією і видами розрахунків через підзвітних осіб, обумовленими специфікою виробничої діяльності.

Перш за все необхідно виявити напрямки витрачання підзвітних коштів:

- на відрядження;

- на закупівлю продукції сільського господарства та заготівлю вторинної сировини;

- на інші виробничі (господарські) потреби.

Як джерела інформації та об'єкти контролю бухгалтерія підприємства подає для перевірки зброшуровані в окремі справи по місяцях чи кварталах року журнал №3 і первинні документи до них, а по розрахунках — додатково журнал №1, Касову книгу (рис. 2).

Рис. 2. Схема контрольного процесу розрахунків з підзвітними особами

Послідовність і основні напрями аудиту розрахунків з підзвітними особами:

1. Контроль дотримання правил видачі авансових сум підзвітним особам здійснюється за методом нормативної перевірки за датами видачі з каси, обсягами сум, цільовим призначенням.

2. Перевірка доцільності, правомірності та правильності оформлення відряджень окремих працівників. При цьому доцільно застосовувати методи аналізу та логічного взаємозв'язку виробничої діяльності підприємства, виконуваної роботи і компетенції підзвітної особи, цільового завдання і строків відрядження, фактичного виконання.

3. Контроль звітів про використання підзвітних сум на повноту та достовірність документів з витрат, які підлягають відшкодуванню підзвітним особам, оформлення документів та звітів про використання підзвітних сум. Здійснюється візуальна перевірка наявності основних реквізитів документів відповідно до чинного законодавства про документацію подібних операцій. Особлива увага звергається на те, чи немає в них виправлень, чи не належать вони до фіктивних або таких, що не можуть бути підставою для відшкодування витрат по відрядженнях.

4. Перевірка правильності визначення розмірів відшкодування витрат на відрядження по звітах про використання підзвітних сум. Особлива увага звертається на дотримання встановлених законодавством норм добових при відрядженнях у межах країни і за кордон при включенні в документи на оплату житла вартості харчування в готелях. У такому разі норми добових зменшуються відповідно при одноразовому харчуванні на 20%, дворазовому — на 40%, триразовому — на 60%. Крім цього, відшкодовуються витрати на оплату житла на основі первинних документів (квитанцій), але не більше ніж 50 грн. за добу.

5. Контроль обґрунтованості бухгалтерських записів у журналі №3 при відображенні операцій з видачі авансових сум, повернення надлишкових невикористаних сум, списання за рахунок відповідних джерел коштів (на витрати виробництва, обігу чи за рахунок інших джерел, рахунки 9 класу).

При цьому контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків, виходячи зі змісту господарської операції, відображеної в первинному документі. Особлива увага звертається на правомірність та обґрунтованість внесення виправлень, коригування помилок за минулі періоди.

6. Контроль обґрунтованості бухгалтерських записів у журналі №3 і відомості 3.2 при відображенні операцій з видачі авансових сум, повернення надлишкових невикористаних сум, списання за рахунок відповідних джерел коштів. При цьому контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків, виходячи зі змісту господарської операції, відображеної в первинному документі. Особлива увага звертається на правомірність та обґрунтованість внесення виправлень, коригування помилок за минулі періоди.

7. Закінчуючи перевірку операцій за журналом №3 за місяць, потрібно перевірити правильність узагальнень (підсумків оборотів за місяць), визначення залишків у розрізі підзвітних осіб на кінець місяця та відповідності їх даним на початок місяця у журналі-ордері в наступному місяці, а також даним книги Головних рахунків щодо обсягів оборотів за дебетом і кредитом рахунку 71 та залишків.

8. Перевірка стану контролю бухгалтерії за своєчасністю розрахунків (контроль термінів здачі звітів про використання підзвітних сум та невикористаних залишків авансових сум). Відповідно до чинного законодавства підзвітні особи повинні в триденний термін після закінчення строку відрядження здати до бухгалтерії авансовий звіт. У разі порушення цього терміну вся сума виданого підзвітній особі підзвітних коштів зараховується як перевищення ліміту грошей у касі, що підлягає сплаті в дохід бюджету.

Закінчуючи перевірку операцій по розрахунках з підзвітними особами, за допомогою арифметичної перевірки здійснюється контроль залишків та оборотів в розрізі окремих підзвітних осіб та в цілому по субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Таким чином, метою проведення аудиту розрахунків з підзвітними особами є висловлення незалежної думки аудитора щодо достовірності, законності та правильності відображення в обліку та звітності виданих грошових коштів під звіт та їх цільового використання.