Особенности проведения экспертизы ценности электронных документов.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.

В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов, затраты на обеспечение хранения.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).

В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение 5). Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.

Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5 настоящих Правил.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов).

Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно.

Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как " Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела".

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям:

оперативность обработки и поиска документов;

надеж­ность документационного обслуживания;

сохранность документов.

Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются " Основные правила работы архивов организаций" и " Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел.

Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях).

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: МГИМО и т.п.

Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется " хранить постоянно").

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть помета).

Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается.

Далее проверяется правильность оформления документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.

Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: " Приказы за 1999 г." - одно дело и " Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1999 г." - второе.

Также часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1999 год будет составлен в 2000 году, но помещается в дело 1999 г. И наоборот, план на 2000 г. составляется в 1999 году, а помещается в дело 2000 года.

Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации.

Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование личных дел, бухгалтерских документов, обращений граждан.

Документы в личных делах размещают в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представле­ние; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольне­нии); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значе­ния группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии.

Копии приказов о нало­жении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в свя­зи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указывать­ся следующие реквизиты:

наименование учреждения и его непо­средственная подчиненность;

наименование структурного подраз­деления,

индекс дела;

аннотация к документам дела (для дел по­стоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государ­ственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения го­сударственной архивной службы (до этого он проставляется каран­дашом).

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются черни­лами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соот­ветствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблю­дать следующие требования:

название учреждения пишут полнос­тью с указанием подчиненности в именительном падеже или ука­зывают его официально принятое сокращенное наименование;

за­головок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удоб­ства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения.

Если название учреждения (вы­шестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделе­ние), на обложке дописывают название этого учреждения (струк­турного подразделения).

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответ­ствующего учреждения государственной архивной службы.

В не­обходимых случаях (например, если заголовок на обложке не от­ражает содержания документов в деле) в него вносятся дополни­тельные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указы­ваться их копийность.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, пос­ле точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части до­кументов или к одному из них, то их пишут после описания доку­ментов (в скобках со строчной буквы).

При наличии в деле несколь­ких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Правильное дати­рование дел зависит от всестороннего учета характера и вида до­кументов, которые в них сформированы.

Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (докла­ды, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, ме­сяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого по­зднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и пос­леднего протоколов или даты их утверждения (если они утвержда­ются).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — ко­личество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности состави­теля, даты составления и подписывается составителем с расшиф­ровкой подписи.

Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной над­писи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговремен­ного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван специ­фикой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степе­ней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по раз­новидностям документов, заголовки которых не раскрывают их кон­кретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел представляет собой систе­матизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их со­став и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учет­ным документом и основным видом научно-справочного стандар­та, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.