![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Оперативное хранение документов
С момента заведения и до передачи в архив организации документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел). Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Предприятие для централизованного хранения документов создает специальное структурное подразделение — архив, деятельность которого регулируется Положением об архиве организации. Во многих организациях для документационного обеспечения управления, контроля соблюдения в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методического руководства работой с документами и обучения работников основам делопроизводства создана служба документационного обеспечения управления. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи. В случае обнаружения пропажи дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта — заместитель дела, в которой указывают номер и заголовок дела, номер и название описи, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в архив карта — заместитель изымается. Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением для архива заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
|