Прием и обработка входящих документов

Общие положения

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. При этом документы не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а постоянно учитываются, обрабатываются, с ними совершаются определенные делопроизводственные операции.

Основные принципы организации документооборота заключаются в следующем:

q прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

q следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

q порядок прохождения и процесс обработки основных категорий документов должны быть максимально единообразными.

Таким образом, основная задача в рациональной организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

В документообороте выделяются три документопотока:

q входящие документы;

q внутренние документы;

q исходящие документы.

Для упорядочения документооборота и выбора оптимальных маршрутов движения документов в учреждении или на предприятии разрабатываются маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных групп и видов документов. Схемы позволяют установить маршруты документов, определить места операций по их обработке.

Прием и обработка входящих документов

Это первый этап работы с полученными документами.

Во многих учреждениях, организациях и на предприятиях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях) либо секретарем. Централизация приема документов позволяет ускорить доставку документов к месту их исполнения, автоматизировать участок приема и обработки документов.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получив почту, экспедиция или секретарь начинает ее обработку с проверки правильности доставки. Затем проверяется целостность принятых конвертов; все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес общественных организаций. После вскрытия конверта нужно проверить, все ли вложения, указанные в документе, на месте. Кроме того, следует проверить, не содержится ли в поступлении документов, направленных не по адресу (т.е. ошибочным является адрес, указанный не на конверте, а на самом документе), все ли количество указанных в приложении документов имеется в наличии, а также комплектны ли документы в общем конверте, обозначения для которых указаны на внешней стороне отдельных конвертов или упаковок.

Конверт сохраняется только в следующих случаях:

q если на документе отсутствует дата;

q если налицо несоответствие между записью на конверте и его содержимым;

q если на конверте имеются служебные отметки (секретно, ценные, заказные, срочные и с извещением о вручении);

q значительного повреждения конвертов;

q когда документ-вложение имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично»;

q если адрес отправителя есть только на конверте.

Учет входящих документов начинается с проставления регистрационного штампа.

Заканчивается обработка документов в экспедиции их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Последние раскладываются в сортировочном устройстве по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.