![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Систематизация и унификация документации
Документирование - это создание документов. Документирование управленческой деятельности (ДОУ) представляет систему операций, направленных на решение следующих задач: 1) создание документов, определение их формы и содержания; 2) обслуживание работников управления предприятия документированной информацией. Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления. Для наведения порядка в работе с документами большое значение придается их систематизации и унификации. Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГС ДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). ГС ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления, Предусмотрено, что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства (ДОУ): q межотраслевые – Росархивом и Госстандартом; q отраслевые – министерствами и ведомствами; q территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ. Таким образом, в настоящее время основы ДОУ регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе – Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.). Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командно-административный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления. В целом понизились уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус ГС ДОУ значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама ГС ДОУ является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы в стандартах и правилах работы Государственной архивной службы. Хотя учреждения в своей основе остались с той же административной структурой, изменив только наименования этих структур – департаментов на управления, а столов на отделы, значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией. В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах. Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления. Унифицированная система документоведения (УСД) - система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Работа по унификации включает: 1) разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; 2) внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД; 3) ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; 4) разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедшие в УСД, а также их государственную регистрацию; 5) разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. В 1980-х гг. в нашей стране было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общегосударственного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общегосударственных классификаторов технико-экономической информации. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
|