Исполнительное делопроизводство

В 1801-1811 гг. Российская империя проводит реформы высшего и центрального аппарата государственного управления.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено всё «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

Для решения общих дел, относившихся ко всем департаментам, а также дел, подлежавших непосредственно разрешению министра, в каждом министерстве была создана канцелярия. Она делилась на отделения и столы, управлялась директором.

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях.

Весь процесс делопроизводства делится на следующие этапы:

1) порядок вступления дел;

2) движение их; или собственно так называемое производство;

3) отправление дел;

4) ревизия;

5) отчёты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами:

q организация приёма документов;

q направление на исполнение и исполнение;

q регистрация документов и контроль за их исполнением;

q отправка документов.

В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России. Оно даёт яркое представление о порядке исполнения документов в государственных учреждениях царской России. Например, в одной из низших инстанций – земском суде – документ в процессе исполнения проходил 26 инстанций, в губернском правлении над документом производилось 54 операции, в департаменте – 34, в совете министра - 45 операций.

Порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи» наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок документу. Бланки в начале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

При ревизии дел должно было проверяться:

q в порядке ли дела содержатся;

q верно ли составляются им заглавия;

q нет ли медленности в делопроизводстве;

q не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более чёткая организация хранения документов.

Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.