Укладання листів

Лист є одним з найпоширеніших способів надання й обміну інформації. На сучасному етапі розвитку комп’ютерних технологій до традиційного листування додалася ще Інтернет-пошта, на сьогодні найбільш вільний за формою засіб ділового спілкування.

Службовий лист – це довідково-інформаційний документ, за допомогою якого відбувається спілкування між установами, підприємствами, особами.

Такі листи поділяються на ті, що потребують відповіді (прохання, звертання, пропозиції, запити, вимоги), і такі, що не вимагають відповіді, але спонукають до певних дій (попередження, нагадування, відмова, розпорядження, інформаційні).

Службові листи прийнято друкувати або писати на бланках або чистому аркуші паперу.

Реквізити:

1. Назва установи-адресата (якщо є штамп).

2. Номер і дата листа.

3. Текст, що складається з частин:

– опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

– подальші дії, висновки та пропозиції.

4. Відмітка про додатки (якщо такі є).

5. Дата.

6. Підпис керівника підрозділу, організації, підприємства.

7. Печатка.

Листи, які надсилають установи, повинні друкуватися на бланках.

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

Починати листа необхідно зі звертання. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові)!

Шановний/а пані (пан)!

Шановні панове (колеги)!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високоповажний професоре!

Шановний вчителю!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінку.

Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист – відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречно ввічливо висловити вдячність.

Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за…

Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо…

Вдячні Вам за запрошення…

Підтверджуємо одержання Вашої телеграми…

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефону розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист…

Відповідаючи на Ваш запит….

Відповідно до контракту…

Посилаючись на оголошення в газеті, просимо Вас…

Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу.

Дозвольте ще раз Вам подякувати…

Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність…

Дякуємо за допомогу…

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас…

Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом…

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю…

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше вживають такі форми:

З повагою…

З вдячністю і повагою…

З найкращими побажаннями…

Бажаємо успіхів!

Якщо Ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб Ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи.

Ділові листи не повинні бути надто довгими. Слід викладати свої міркування чітко, по суті, лаконічно.

Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу.

Зразок:

Ректору інституту

післядипломної освіти лікарів

Шановний ректоре!

Просимо прийняти для проходження стажування на строк з 01.03.2011 по 01.04.2011р. медичну сестру Шевчук Олену Володимирівну.

Дякуємо за співробітництво.

З повагою

Головний лікар

Запорізької обласної

стоматологічної поліклініки В.С. Буряк

Протокол - документ, в якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

В протоколі зазначаються N__, дата, присутні, відсутні, порядок денний, слухали, ухвалили.

Підписується головою і секретарем зборів.

Зразок:

ПРОТОКОЛ N 2

12 квітня 2011 р.

Зборів студентів II курсу

групи " А" спеціальності " Сестринська справа"

Присутні: 22 особи

Відсутні: 3 особи (через хворобу)

Порядок денний:

1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

2. Розподіл грошових премій.

Слухали:

Інформацію старости групи Коваленко С.І. про стан дисципліни та успішності навчання в групі.

Виступили:

Сидорова І.Л, Іванова С.І. Юзьков С.О., Петренко В.І. з пропозиціями створити комісії з контролю дисципліни та успішності навчання в групі.

Винокурова Л.Н., Кононенко С.І. з пропозицією розподілити грошові премії студентам, які взяли участь у змаганнях з волейболу.

Ухвалили:

1. До 20.04.2011 р. створити комісію з питань контролю дисципліни в групі у складі 6 осіб.

2. Розподілити грошові премії студентам, які мали успіхи в навчанні протягом навчального року і взяли участь у змаганнях з волейболу.

Голова зборів С.І. Котова

Секретар зборів Р.М. Мостова

Витяг з протоколу - це документ, який складається в тих випадках, коли зміст всього документу не потрібен, а лише його окреме питання. Цей документ містить у собі: номер відповідного документа, назву органу, засідання, наради, дату, порядок денний і текст з цього питання.

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ N __

засідання Ради трудового колективу

від 11 січня 2011 р.

3. Слухали заяву І.С.Ковальової з клопотанням колективу про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію " Алмаз".

Ухвалили: виділити І.С.Ковальовій путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Доповідною запискою називається письмове повідомлення з будь-якого питання керівництву установи з висновками та пропозиціями. Доповідна записка інформує керівника установи про стан справ, певні факти та явища, про виконання роботи, певну ситуацію та ін.

За формою та змістом доповідна записка близька до заяви, проте є деякі відмінності: у заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов’язане з виконанням службових обов’язків, а доповідна записка складається в тому разі, коли необхідно виразити думку організації чи службової особи з певного питання й подати конкретні пропозиції щодо його розв’язання.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

У доповідних записках, які виготовляються не на бланках, повинні бути такі реквізити:

1. Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка).

2. Найменування автора документа (посада, прізвище, ім’я та по батькові).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією.

6. Перелік додатків, якщо такі наявні, із зазначенням кількості аркушів.

7. Дата складання записки.

8. Підпис.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна записка висновками, повідомленням про вжиті заходи і конкретними пропозиціями.

Зразок:

Завідуючому відділенням

«Сестринська справа»

викладача анатомії

Раїльченко Олени Іванівни

доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом ІІ семестру студентка Корнєєва С.Т. пропустила 16 академічних годин, має не атестації, численні зауваження. Прошу вжити заходів до студентки Корнєєвої Т.І.

26.12.2010 Раїльченко

Пояснювальна записка — це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна.

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресата.

2. Назви виду документа.

3. Прізвища адресанта.

4. Заголовка.

5. Тексту

6. Дати складання

7. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Зразок:

Завідуючому відділенням

«Стоматологія ортопедична»

студента ІІ курсу групи «Б»

спеціальності «Стоматологія ортопедична»

Чернавського Олега Вікторовича

пояснювальна записка

Я не відвідував заняття з 24.10.2010 р. до 28.10.2010 р. у зв’язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.10.2010 р. Чернавський Олег