Вимоги до тексту документа

Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Складання документів на папері довільного формату не припускається.

Бланк документа – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем для змінної.

Основою ділового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст – сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об'єднаних змістом і побуованих за правилами певної мовної системи.

Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовнішим з яких є – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Текст можна оформляти у вигляді складного тексту, зв'язного (типового) тексту, трафарету, анкети, таблиці чи комбіновано.

Текст поділяється на вазємозумовлюючі елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення (коментар).

У вступі (зачині) формулюють тему тексту – про що йдеться в документі; у ньому зазначають привід та безпосередню причину укладання документа, висвітлюють історію питання.

Основна частина (доказ) містить основну інформацію, у ній наводять основні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання та інші матеріали, тобто тут розкривається суть питання, проблеми.

У закінченні (коментарі) міститься підсумок усього змісту, а також пропозиції та рішення.

Усі документи за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на дві категорії:

1.Документи з низьким ступенем стандартизації. У них спосіб викладу тексту (добір потрібних фраз, їх будова та зв’язки між складовими тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання, для них не можна підготувати бланк (автобіографія, доручення, звіт, характеристика).

2. Документи з високим ступенем стандартизації. Такі документи мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид, розмір шрифту, навіть словосполучення, якими має оперувати укладач, за винятком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (наказ, протокол, акт, листок з обліку кадрів).

Загальні вимоги, які ставляться до викладу матеріалу в документах такі:

- виклад повинен вестись за чітко продуманим планом;

- не повинні порушуватись закони логіки.

Головною складовою частиною будь-якого документа є виклад його мети.

Діловий документ повинен бути насамперед переконливим, а переконливість будь-якого документа це його доказовість.

Фактичний матеріал, використаний у службовому документі, повинен бути достовірним.

Недостатньо чітка композиція документа утруднює сприймання тексту, збіднює його дієвість.

При викладі змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами, надлишковими формулами ввічливості.