Технология бюджетирования

Одним из основных инструментов оперативного контроля является механизм бюджетирования, который в общем виде является комплексным процессом, включающим планирование, учет и контроль финансовых потоков и результатов. Его целью является формирование генерального бюджета промышленного предприятия, представляющего собой развернутый прогноз будущих финансовых операций.

Среди встречающихся определений следующая формулировка понятия «бюджетирование» является наиболее точной и полной, это связано с тем, что в ней указано его истинное назначение на предприятии: «Бюджетирование - это процесс составления и принятия бюджетов, с одной стороны, а с другой - управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений». Поляк Г.Б. Финансовое планирование: Учебник. - М..: Финансы, ЮНИТИ, 2007. - 178с.

В нашей стране под бюджетированием часто понимают так называемое казначейское бюджетирование, то есть регламент управления денежными средствами, используемыми в операционной (основной) деятельности коммерческой организации. В мировой практике бюджетирование - это элемент менеджмента, ориентированный на управление коммерческой организацией (в денежных показателях), представляющий собой методологию планирования, учета и контроля денежных средств и финансовых результатов. Таким образом, по отношению к нему казначейская функция является вторичной.

В самом общем виде назначение бюджетирования в компании заключается в том, что это основа:

Ø планирования и принятия управленческих решений в компании;

Ø оценки всех аспектов финансовой состоятельности компании;

Ø укрепления финансовой дисциплины и подчинения интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом и собственникам ее капитала.

Бюджетирование - сложная система включающая:

· совокупность взаимосвязанных плановых документов, в которых с обоснованной степенью детализации показателей отражена планируемая деятельность, как отдельных центров финансовой ответственности (ЦФО), так и всего предприятия;

· управленческие воздействия на центр финансовой отчетности (ЦФО), ориентированные на минимизацию отклонений от бюджета с учетом изменений внешней среды;

· отчетность ЦФО, позволяющая оперативно, с определенным временным интервалом, анализировать и контролировать выполнение бюджетов

Система бюджетирования представляет собой совокупность таких элементов, как структура бюджетов, процедура формирования, согласования и утверждения бюджетов и контроль за их фактическим исполнением, нормативная база (нормы, нормативы, лимиты), типовые процедуры и механизмы принятия управленческих решений. В общем случае можно выделить пять этапов постановки системы бюджетирования в организации.

Цель первого этапа (формирование финансовой структуры) - разработать модель структуры, позволяющей установить ответственность за исполнение бюджетов и контролировать источники возникновения доходов и расходов. На втором этапе (создание структуры бюджетов) определяется общая схема формирования сводного бюджета предприятия. В результате проведения третьего этапа формируется учетно-финансовая политика организации, то есть правила ведения и консолидации бухгалтерского, производственного и оперативного учета в соответствии с ограничениями, принятыми при составлении и контроле (мониторинге) выполнения бюджетов

Четвертый этап направлен на разработку регламента планирования, определяющего процедуры планирования, мониторинга и анализа причин не выполнения бюджетов, а также текущей корректировки бюджетов.

Пятый этап (внедрение системы бюджетирования) включает работы по составлению операционного и финансового бюджетов на планируемый период, проведению сценарного анализа, корректировке системы бюджетирования по результатам анализа ее соответствия потребностям.

Целями бюджетирования являются:

· осуществление периодичного планирования;

· обеспечение координации, кооперации, коммуникации;

· требование к менеджерам количественно обосновать их планы;

· обеспечение осведомленности по затратам;

· создание системы оценки и контроля исполнения;

· мотивация сотрудников путем ориентации на достижение цели;

· исполнение требований законов и договоров.

Подробно рассмотрим функции бюджетирования.

Планирование. Основные плановые решения обычно вырабатываются в процессе подготовки программ, и сам процесс разработки бюджета по существу является уточнением этих планов. Разработка бюджетов по существу является самым детализированным видом планирования, уточняющим основные операции по отдельным подразделениям или функциям компании на ближайший период. Шим Д.К., Сигел Д.Г. " Основы коммерческого бюджетирования. Пошаговое руководство.", Азбука - 2001, с.191

Координация и связь. В процессе разработки бюджета координируются отдельные виды деятельности таким образом, чтобы все подразделения организации работали согласованно, воплощая цели организации в целом. Очень важно, чтобы планы производства были скоординированы с планом отдела маркетинга, т.е. необходимо произвести количество продукции в соответствии с запланированным объемом продаж и желаемым уровнем конечных запасов готовой продукции. Планы руководства не будут осуществлены, пока все исполнители не поймут содержание этих планов. Утвержденный бюджет является наиболее важным инструментом для увязки количественной информации в этих планах и имеющихся ограничений. Шим Д.К., Сигел Д.Г. " Основы коммерческого бюджетирования. Пошаговое руководство.", Азбука - 2001, с.203

Стимулирование. Процесс составления бюджета может быть также мощным средством для стимулирования руководителей в осуществлении целей их центров ответственности и, следовательно, целей организации в целом. Стимулирующая роль бюджета проявляется еще больше, если менеджеры принимают активное участие в разработке бюджета своего подразделения.

Контроль. Бюджет представляет собой отчет о желаемых результатах на момент формирования бюджета. Тщательно подготовленный бюджет является наилучшим стандартом, с которым сравнивают фактически достигнутые результаты, так как он включает оценку эффекта всех переменных, которые прогнозировались во время разработки бюджета. Анализ отклонений между фактически достигнутыми результатами и плановыми данными бюджета может:

· помочь идентифицировать проблемную область, которая требует первоочередного внимания;

· выявить новые возможности, не предусмотренные в процессе разработки бюджета;

· показать, что первоначальный бюджет в некоторой степени был нереалистичным.

Оценка. Отклонения от бюджета, определяемые ежемесячно, служат для целей контроля в течение всего года. Сравнение фактических и бюджетных данных за год часто является главным фактором оценки каждого центра ответственности и его руководителя в конце года.

Обучение. Бюджет также служит хорошим средством обучения менеджеров. Составление бюджетов способствует изучению в деталях деятельности своих подразделений и взаимоотношений одних центров ответственности с другими центрами в целом по организации. Это особенно важно для лиц, вновь назначенных на должность руководителя центра ответственности.

Механизм бюджетного планирования целесообразно внедрять в практику российских предприятий для обеспечения экономии денежных ресурсов, большей оперативности в управлении последними, снижения непроизводительных расходов и потерь, а также для повышения достоверности плановых показателей (в целях налогового планирования). Таким образом, преимуществами внедрения принципов бюджетного планирования являются:

- помесячное планирование бюджетов структурных подразделений даст более точные показатели размеров и структуры затрат, и, соответственно, более точное плановое значение размера прибыли, что важно для налогового планирования (включая платежи во внебюджетные фонды);

- в рамках утверждения месячных бюджетов структурным подразделениям будет предоставлена большая самостоятельность в расходовании экономии по бюджету фонда оплаты труда, что повысит материальную заинтересованность работников в успешном выполнении плановых заданий;

- минимизация количества контрольных параметров бюджетов позволит сократить непроизводительные расходы рабочего времени работников экономических служб предприятия;

- осуществление режима строгой экономии финансовых ресурсов предприятия, что особенно важно для выхода из финансового кризиса. Бланк И.. Основы финансового планирования. - М.: Ника-Центр, 2007. - 137 с.[

Использование норм и нормативов необходимо в процессе планирования. Если предприятие использует в своей деятельности автотранспортные средства, неотъемлемой частью работы бухгалтера становится учет затрат на бензин, керосин, мазут, масла, специализированные жидкости (ГСМ). Ведь даже при получении заказа на изготовление продукции (что касается производственных предприятий) для расчета цены необходимо руководствоваться нормами расход ГСМ.

Планирование расходов на ГСМ также подразумевает использование норм. В какой то степени применение норм и нормативов при планировании облегчает работу специалистов, ведь есть нормативный базис, который нужно проанализировать и отклоняться от которого можно лишь незначительно. Конечно, существуют отклонения фактических данных от нормативных, но все же нельзя приуменьшать роль норм и нормативов в планировании на предприятии.

Затраты на покупку ГСМ предусматривают в смете расходов. Потребность в них обосновывают с учетом:

· количества единиц автотранспорта по видам, маркам, модификациям;

· технических характеристик транспорта (марки двигателя, бензина);

· стоимости одного литра ГСМ;

· сведений о применении поправочных коэффициентов (климатических, дорожно-транспортных и т.д.)

· установленных норм пробега и расхода ГСМ в расчете на месяц.

Поговорим более подробно об указанных коэффициентах и нормах. До 1 января 2018 года действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (далее - Нормы), утвержденные Минтрансом России 29 апреля 2008 г. (руководящий документ Р 3112194-0366-03). Этот документ не проходил регистрацию в Минюсте и, строго говоря, предназначен для автотранспортных предприятий, поэтому является рекомендательным. Однако во избежание проблем с проверяющими разного рода лучше пользоваться данными Нормами.

В любом случае применяемые нормы расхода топлива следует прописать в приказе по учреждению. На практике же большинство организаций применяет Нормы Минтранса. Если и вы решите пойти по этому пути, следует помнить о некоторых моментах. Указанные нормы включают расход ГСМ, необходимый для осуществления транспортного обслуживания учреждения, а расход ГСМ на технические, гаражные и прочие нужды, не связанные непосредственно с процессом перевозок пассажиров и грузов, устанавливают отдельно.

Как для налогового, так и для бюджетного учета оправдательными документами для принятия затрат по приобретению ГСМ являются авансовый отчет с приложенными чеками, квитанциями или платежное поручение. Все эти документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (письмо Минфина России от 16 апреля 2007 г. N 02-14-10а/891). Основным документом, на основании которого списывается стоимость топлива, является путевой лист. Бланки путевого листа приведены в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Выделяют:

· Путевой лист строительной машины (ф. 0340002);

· Путевой лист легкового автомобиля (ф. 0345001);

· Путевой лист специального автомобиля (ф. 0345002);

· Путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345004);

· Путевой лист автобуса необщего пользования (ф. 0345007).

В документе Минтранса нормы расхода установлены для автомобилей общего назначения и специализированного транспорта с разбивкой по видам. Помимо этого предусмотрено применение поправочных коэффициентов, определяемых в виде процентов повышения (снижения) исходного значения нормы. Значения коэффициентов устанавливают либо местный орган власти, либо руководитель учреждения (в пределах утвержденных норм). Если к автомобилю применяется несколько поправочных коэффициентов, норма расхода устанавливается с учетом их суммы (разности).

Повышающие коэффициенты применяют при:

· движении с пониженными скоростями при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов (до 35%)

· работе в городах в зависимости от количества населения (до 25%)

· работе в зимнее время года в зависимости от климатических районов (до 20%)

· сроке эксплуатации автотранспортного средства более 5-8 лет (до 10%);

· использовании кондиционера (до 7%) и т.д

Нефть и нефтепродукты проходят сложный путь транспортировки, хранения и распределения. От скважин до установки нефтеперерабатывающего завода, от завода до потребителя. При этом они подвергаются многочисленным транспортным операциям, которые сопровождаются потерями, составляющими около 9% от годовой добычи нефти. Из них 2-2, 5% приходятся на потери в сфере транспорта, хранения и распределения нефтепродуктов.

При планировании нефтепродуктов важно учитывать некоторые методы и средства снижения потерь нефти и нефтепродуктов:

Ø Резервуары для хранения легковоспламеняющихся жидкостей