Разработать документ и систему его копирования по нескольким адресам (многоадресный документ) на базе имеющегося архивного шаблона.

1.1.Сформировать основу документа для рассылки:

a) Активизировать новый документ.

b) Подготовить к рассылке факс о заседании совета директоров вашей фирмы:

· В меню кнопки " Office" выбрать опцию " Создать"; в поле " Шаблоны " в предложении " Установленные шаблоны" на вкладке выбрать лист " Стандартный факс".Щелкнуть по кнопке Создать.

В окне появится следующий шаблон стандартного факса:

· Записать содержательную часть факса на место, зарезервированное текстом «Факс», обратив особое внимание на стиль этого фрагмента документа.

· В качестве примера содержательной части факса использовать:

Пустая строка

(На этой строке будут установлены следующие поля: [Поле " Обращение" ] [Поле " Фамилия" ] [Поля " Имя" " Отчество" ]

Заседание совета директоров ОАО Импульс состоится февраля хххх года в административном здании ОАО Импульс. Начало заседания 12 час.

Основные вопросы:

Результаты финансовой деятельности ОАО за ххххх год,

Состояние рынка и тенденции его развития.

Кадровые вопросы.

Председатель Совета

· Записать текст в рабочий каталог под именем 4 _1_ФИО.

1.2. На вкладке " Рассылки" в группе Начать слияние активизировать кнопку Начать слияние и на открывшейся вкладке щелкнуть по строке Пошаговый мастер слияния; в появившемся окне будет предложено выполнить процедуру слияния (в виде этапов 1 из 6),

1.3. На шаге 1 выбрать тип документа " Письма " и перейти на следующий шаг, где выбрать в качестве используемого документа " Текущий документ".

1.4.Подготовить источник данных (список), состоящий из записей, разделенных на поля:

a) На третьем этапе в режиме " Выбор получателей" щелкнуть по кнопке " Создание списка" и перейти на " Создать …".

Обратите внимание, что при активной кнопке Использование списка через режим Обзор возможен поиск нужного списка в каталогах.

b) В раскрытом окне " Новый список адресов" будет предложен начальный шаблон с типовыми наименованиями полей.

c) С помощью меню кнопки " Настройка столбцов" удалить ненужные поля, добавить необходимые поля, расставить, если необходимо, поля в списке в соответствии с их упоминанием в полном тексте факса. Обязательно наличие полей Фамилия, Имя, Отчество, телефон.

d) Используя кнопку " Создать запись" заполнить источник данных, вписав данные о не мнее 5 адресатах (Переход к следующему адресату следует осуществить нажатием кнопки " Создать запись"). Сохранить список в своей папке с ассоциативным именем Список совета.

e) Вызвать сохраненный список через кнопку Изменить список. Просмотреть таблицу данных для рассылки, используя в меню кнопки просмотра.

f) Сохранить в рабочей папке файл данных об участниках под именем " Список". Обратите внимание на активизацию кнопок панели инструментов вкладки Рассылки группы Составление документа и вставка полей при подключении-активизации источника данных.

1.5.Вставить поля слияния в основной текст:

a) Перейти на четвертый этап работы Мастера слияния.

b) Вернуться на поле основного документа.

c) Перевести курсор и щелкнуть мышью на поле факса [Введите имя получателя], следующее за полем Кому:

d) Активизировать предложение ".Другие элементы". и выбрать из списка подходящую строку, например, " Фамилия". Нажать кнопку Вставить, затем Закрыть.

e) Повторить операцию для остальных полей адресной части факса.

f) Перевести курсор на первую (пустую) строку факса. Установить поле " Обращение", записать пробел, Поле " Имя отчество", пробел, поле " Фамилия".

g) Проверить как работает предложения " Блок адреса …". и " Строка приветствия … ".

1.6.Осуществить слияние (объединение) основного текста с готовым источником:

a) На пятом шаге осуществить просмотр писем-факсов, подготовленных для каждого получателя; при необходимости провести корректировку списка получателей, исключив лишних.

b) На шестом шаге провести слияние либо путем выдачи готовых документов на печать, либо в режиме " Изменить часть писем …" сформировать файл готовых документов, состоящий из набора всех подготовленных результатов или их части.

c) Проверить документы для рассылки, сформированные в этом файле.

1.7. Выполнить работы по вставке полей слияния в основной документ, просмотру документов и их слиянию в отдельный файл с использованием кнопок панели инструментов групп Составление документа и вставка полей, Просмотр результатов и Завершить, активизируемых при открытии списка. Обратить внимание на возможности выполнения всех действий, необходимых для слияния документов с использованием этих инструментов.

Сравнить эти два способа слияния документов.

2..Применение метода слияния для подготовки новых групповых документов произвольного вида

2.1.Разработать формат визитки для сотрудников фирмы. Визитки содержат: фирменный знак, официальное полное название фирмы. Фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, адрес, телефон и е-mail.

2.2. Подготовить набор визиток для не менее 5 сотрудников, используя подготовленный список (присвоить ему имя Визитки) с указанным перечнем полей.