Разработка списков

3.1. На поле нового документа создать заголовок: " Общий список"

3.2. Открыть Мастер слияния, на вкладке " Выбор типа документа" активизировать кнопку " Каталог".и на третьем шаге Мастера активизировать список, подготовленный для отправки факсов (Список совета).

3.3. Добавить в список поля Год рождения, Город, Оклад, и заполнить эти новые поля так, чтобы в одном городе «проживало» несколько адресатов.

Закрыть список.

3.4. Провести правку основного документа, вставив в текст документа все наименования полей слияния, используя в качестве разделителя знак табуляции.

3.5. На новой строке щелкнуть по кнопке " Правила" вкладки " Рассылки" группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.

3.6. Выделить созданный абзац: " Фамилия", " Имя", " Отчество", " Год рождения", " Оклад", NEXT и скопировать в буфер обмена.

3.7. Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац, Повторить операцию по числу записей в списке.

3.8. Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить " Слияние в новый документ", нажав соответствующую кнопку на панели " Слияние".

3.9. Оформить созданный список как таблицу, для чего выделить подготовленный текст и, используя опцию " Преобразовать” из меню " Таблица” вкладки Вставка группы Таблицы, преобразовать текст в таблицу.

3.10. Сформировать в таблице верхнюю строку с именованием все полей. Сохранить таблицу под именем Общий список.

4. .Разработка списков по признаку (ам) (подготовка реестров).

Составить списки Новичков и Ветеранов фирмы, используя общий список всех сотрудников. Критерием включения в тот или иной список является год поступления на фирму.

4.1.Сформировать список сотрудников фирмы, указав фамилии тех, кто работает первый год:

a) На поле нового документа создать заголовок: " Новые сотрудники".

b) Преобразовать документ в основной документ слияния с целью формировании списка, для чего используя Мастер слияния на вкладке " Выбор типа документа" активизировать кнопку " Каталог".

c) На втором шаге выбрать " Текущий документ".

4.2.Сформировать источник данных на 10 сотрудников фирмы (новичков и ветеранов):

a) На третьем шаге создать список, указав в нем Фамилию, Имя, Отчество, квалификация, отдел, год рождения, год поступления на фирму.

b) Заполнить источник данных.

4.3.Вернуться на основной документ.

4.4.Провести правку основного документа, вставив в текст документа поля слияния " Фамилия", " Имя", " Отчество", " Год поступления на фирму":

a) Установите курсор на второй строке после заголовка Новые сотрудники.

b) На четвертом этапе в режиме Настройка каталога щелкнуть по строке " Другие элементы" и из открывшегося списка ввести поля " Фамилия", " Имя", " Отчество", " Год поступления на фирму". Закрыть список.

c) Ввести пробелы между полями.

d) Используя клавишу Tab и режим табуляции расставить поля по строке с интервалом 0, 5 см.

e) Нажать клавишу " Ввод".

f) На новой строке щелкнуть по кнопке " Правила" вкладки " Рассылки" группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.

g) Выделить созданный абзац: " Фамилия", " Имя", " Отчество", " Год поступления на фирму", NEXT и скопировать в буфер обмена.

h) Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац,

i) Повторить операцию по числу записей в списке.

4.5.Задать параметры отбора (для новичков - стаж до 2 лет), для чего скорректировать список, оставив в нем только записи, соответствующие заданному критерию: "

a) На третьем шаге " Мастера слияния" вызвать режим " Изменить список".

b) В вызванном списке в поле " Год поступления на фирму" щелкнуть по кнопке отбора записей (треугольник в левом краю наименования поля).

c) Выбрать строку " (Дополнительно)" в результате чего появится меню " Фильтр и сортировка".

d) На закладке " Отбор записей" выбрать поле для отбора, затем режим сравнения и, наконец, опорное значение. Следует обратить внимание, что правил отбора может быть несколько.

e) Щелкнуть по кнопке " ОК". Удостовериться, что в списке остались только требуемые записи. Закрыть список.

4.6.Просмотреть список новых сотрудников фирмы:

a) Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить " Слияние в новый документ", нажав соответствующую кнопку на панели " Слияние".

b) Сохранить документ под именем Новые сотрудники1.

c) Просмотреть список оперативными средствами для чего вернуться на третий шаг Мастера слияния и закрыть " Мастера". Активизировать кнопку Просмотр результатов вкладки Рассылки. В выпадающем меню выбрать Просмотр результатов.

d) Повторным щелчком в выпадающем меню Просмотр результатов вернуть исходное состояние списка. Убедиться в восстановлении всех полей с NEXT.

e) Используя кнопку Найти и объединить получить конечный список в виде нового документа и сохранить его под именем Новые сотрудники2.

4.7.Составить список для ветеранов фирмы выполнив аналогичные шаги с установкой других критериев отбора записей в списке и сохранить его.