Тема 1.Экспертиза ценности документов и оформление её результатов

В конце года каждая организация сталкивается с необходимостью подготовки документов и дел к передаче на хранение в архив организации. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает:

-экспертизу ценности документов;

-оформление дел;

-составление и оформление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

-составление и оформление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Чрезвычайно важным этапом работы с документами, завершёнными в делопроизводстве, является экспертиза их ценности. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев». Необходимость проведения экспертизы ценности документов обусловлена неравнозначным характером информации, заключённой в документах.

Основными задачами э кспертизы ценности документов являются:

-отбор документов на постоянное хранение с целью их включения в состав Архивного фонда РФ;

-определение сроков хранения документов;

-выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

-замена утраченных по каким-либо причинам подлинников документов их копиями.

Теоретическую основу экспертизы ценности документов составляют принципы историзма, системности и целостности и специально разработанные критерии, объединённые в группы по происхождению, содержанию, внешним особенностям документов. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива.

В соответствии с законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004) экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. На основании экспертизы ценности документов осуществляется и включение в состав Архивного фонда РФ документов, находящихся в частной собственности.

Далее следует остановиться на этапах и организации экспертизы ценности документов.

В проведении экспертизы ценности в организации выделяют три этапа:

-на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры, когда определяются сроки хранения дел, намеченных к заведению, а также при формировании дел и подготовке их к сдаче в архив организации;

-в архиве организации при подготовке дел к передаче на хранение в государственный или муниципальный архив;

-при передаче дел на хранение в государственный или муниципальный архив.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору дел на хранение и уничтожение, оказания методической помощи структурным подразделениям в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК). Создание ЭК обязательно для организаций – источников комплектования государственных, муниципальных архивов вне зависимости от формы их собственности. Другие организации, поскольку они в равной мере заинтересованы в качественном проведении экспертизы ценности своих документов, также могут создавать и зачастую создают свои ЭК.

В министерствах и ведомствах, а также в крупных организациях со сложной структурой создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), координирующие работу ЭК организаций подведомственной сети или ЭК структурных подразделений.

ЭК (ЦЭК) создаётся приказом руководителя организации. В её состав входят наиболее квалифицированные специалисты в количестве не более трёх человек. Число членов ЭК (ЦЭК) определяется потребностями конкретной организации, но всегда должно быть нечётным. В обязательном порядке в состав комиссии включается заведующий архивом, а также руководитель службы ДОУ, а при её отсутствии – заведующий канцелярией, секретарь и др. (в зависимости от штата организации). В состав ЦЭК, кроме того, входит представитель государственного архива, курирующий организацию. В состав ЭК представитель государственного или муниципального архива может входить в том случае, если архив сочтёт это необходимым.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

АО «Пластик»

ПРИКАЗ

30.01.2010 №21

г. Екатеринбург

О создании экспертной

комиссии (ЭК)

Для организации работы по проведению научной и практической экспертизы ценности документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

председатель комиссии – Н.П. Сергеев, заместитель генерального директора;

секретарь комиссии – Л.А. Петрова, заведующий архивом;

члены комиссии – Е.А. Долматова, заведующий канцелярией; И. С. Репейников, главный бухгалтер; Д. С. Ярцева, руководитель кадровой службы.

2.Председателю комиссии Н.П. Сергееву разработать положение об ЭК.

Срок исполнения – 20.02.2010.

3.Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор В.Л. Соболев

Следует обратить внимание на то, что ЭК (ЦЭК) работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа управления архивным делом (на территории Свердловской области – это Управление архивами Свердловской области), от которого получает необходимые организационно-методические указания и помощь в проведении экспертизы.

В своей деятельности ЭК (ЦЭК) руководствуется специальным положением. Положение об ЭК(ЦЭК) определяет функции, права, организацию работы этой комиссии. Оно разрабатывается в организации, согласовывается с ЭПК соответствующего архивного органа (для организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов) и утверждается руководителем организации. Положение о ЦЭК федерального органа исполнительной власти до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

Положения об ЭК (ЦЭК) организаций разрабатываются на основе примерных положений об экспертной (1995) и центральной экспертной (1998) комиссиях, разработанных Росархивом.

Основными функциями ЭК являются:

-осуществление методического руководства работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации;

-организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

-согласование проектов номенклатур дел (подразделений и сводной), описей дел постоянного хранения, по личному составу, а также дел долговременного срока хранения (свыше 10 лет), актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения;

-вынесение предложений об изменении сроков хранения отдельных документов или установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

-контроль совместно со службой ДОУ и руководителем архива организации над формированием дел в делопроизводстве подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации;

-проведение инструктажей, консультативно-методической помощи работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов.

Применительно к ЦЭК эти функции дополняются такими как контроль и методическое руководство деятельностью ЭК подведомственных организаций или структурных подразделений (если ЦЭК создана в организации со сложной структурой), оказание им консультативно-методической помощи, участие в мероприятиях по повышению квалификации их сотрудников.

Работа ЭК (ЦЭК) ежегодно планируется. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости. Решения принимаются коллегиально большинством голосов, оформляются протоколом и вступают в силу после утверждения их руководителем. Документирование деятельности ЭК (ЦЭК) возлагается на секретаря комиссии.

Следует обратить внимание, что в некоторых случаях руководитель имеет право утвердить протокол заседания ЭК (ЦЭК) только после рассмотрения ЭПК соответствующего архивного органа (для федеральных органов исполнительной власти – ЦЭПК Росархива). К числу протоколов, требующих сначала утверждения ЭПК (ЦЭПК), относятся протоколы:

-об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

-об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и типовыми и примерными номенклатурами дел.

Далее необходимо остановиться на порядке проведения экспертизы ценности документов. Особое внимание при изучении этой части темы нужно сосредоточить на периодичности проведения экспертизы, содержании работы и методах её проведения.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется ежегодно. В начале каждого года сотрудники структурных подразделений распределяют свои документы на четыре группы:

-документы постоянного срока хранения – для передачи в архив организации;

-документы долговременного (свыше 10 лет)срока хранения - для передачи в архив организации;

-документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), подлежащие дальнейшему хранению в подразделениях;

-документы, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

Контроль над работой подразделений осуществляется под непосредственным методическим руководством работника архива организации. С этой целью члены ЭК (ЦЭК) проверяют правильность оформления документов и формирования дел, соблюдение сроков их хранения, полноту состава, а после окончания этой работы - правильность оформления результатов экспертизы, т. е. описей дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании индивидуальной номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного органа (для федеральных органов исполнительной власти – с ЦЭПК Росархива) и утверждённого руководителем организации. Непосредственно к помощи примерной (типовой) номенклатур или перечней с указанием сроков хранения (подробнее см. тему 7) на данном этапе прибегают в том случае, когда в организации в течение года образовались дела, не предусмотренные индивидуальной номенклатурой заранее или при отсутствии индивидуальной номенклатуры дел за требуемый период.

Отсчёт времени, в течение которого должно храниться какое-либо дело, включающее в себя управленческую документацию, ведётся с 1 января года, следующего за годом окончания дела производством. Так, если дело завершено в 2009 г., а срок его хранения составляет 5 лет, то оно подлежит выделению к уничтожению в январе 2015 г.

Проводя экспертизу, следует помнить, что определение сроков хранения и отбор документов недопустимы лишь по заголовкам, обозначенным на обложке дел. Объективные результаты экспертизы ценности документов могут быть достигнуты путём полистного просмотра документов. В обязательном порядке полистной экспертизе ценности подвергаются дела с пометкой «ЭПК».

Далее приступают к оформлению дел, отобранных в результате экспертизы на постоянное и долговременное хранение (подробнее см. тему 8), а после завершения этой работы оформляют результаты экспертизы ценности документов.

Результаты экспертизы ценности оформляются следующими документами:

-опись дел постоянного срока хранения;

-опись дел по личному составу;

-опись дел долговременного хранения (при условии наличия подобных документов);

-акт о выделении документов к уничтожению (составляется на документы всей организации).

Особое внимание при изучении данной темы необходимо уделить описям. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия их содержания». Основой для составления описей является номенклатура дел.

Описи составляются в структурных подразделениях секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство при методической помощи архива. Описи дел структурных подразделений являются основой для подготовки сводной описи, которая составляется в архиве организации. Структурные подразделения представляют описи в архив не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (см. Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

Опись может составляться на дела организации в целом, если в течение года образуется небольшое количество дел (не более 20).

Описи составляются по унифицированной форме (Приложение 5).

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Необходимо отметить, что порядок присвоения номеров делам в структурных подразделениях и порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.

Номера делам в сводной описи присваиваются в архиве. Порядок нумерации дел в описи – валовый: если опись, начатая в 2000 г., завершена делом под № 100, то следующий годовой раздел 2001 г. должен начинаться с дела под № 101. Количество дел в одной описи не должно превышать четырёхзначную цифру – 9999. Последующие дела учитываются в новой описи, которой по листу фонда в архиве организации присваивается самостоятельный учётный номер.

Совокупность информационных характеристик о составе и содержании каждого дела называется описательной статьёй описи. В состав описательной статьи (см. форму описи дел) входят следующие информационные характеристики:

-порядковый номер дела по описи;

-индекс дела по номенклатуре;

-заголовок дела;

-крайние даты документов входящих в состав дела;

-количество листов в деле;

-срок хранения дела для дел долговременного срока хранения.

Все информационные характеристики описательной статьи описи должны соответствовать сведениям, вынесенным на обложку дела.

Если в опись внесено подряд несколько дел с аналогичными заголовками, то первый заголовок пишется полностью, а все остальные обозначаются словом «То же» с добавлением данных об индивидуальных особенностях дела. Однако следует помнить, что на каждом новом листе и в начале годового раздела, заголовок должен быть написан полностью.

В графе описи «Примечание» проставляются отметки о приёме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим подразделениям и организациям и т.д.

В конце описи дел оформляется итоговая запись (см. форму описи дел)

В зависимости от состава документов в организации составляются самостоятельные описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.

Описи дел структурных подразделений подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем структурного подразделения. При наличии в подразделении ЭК, опись до её утверждения согласовывается с ЭК.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах: один остаётся в подразделении, другой передаётся в архив организации. При наличии в подразделении ЭК опись составляется в трёх экземплярах. Годовой раздел сводной описи составляется в архиве организации в четырёх экземплярах.

Следующим шагом в оформлении результатов экспертизы ценности документов после составления описей является составления акта о выделении документов к уничтожению (Приложение 6). Акт составляется на все дела организации, выделенные к уничтожению. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт, например: дело с 3-летним сроком хранения, заведённое в 2005 г., может быть включено в акт и выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г.

Описи и акт рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК), описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК соответствующего архивного органа, описи дел по личному составу согласовываются с ней. После этого описи и акт утверждаются руководителем организации. После утверждения акта руководителем, организация имеет право уничтожить свои дела, внесённые в акт. В организациях, не передающих документы на государственное или муниципальное хранение, результаты экспертизы оформляются аналогичным образом, но документы выделяются к уничтожению после утверждения описей дел по личному составу, описей дел долговременного хранения (при их наличии) и актов о выделении дел к уничтожению руководителем организации.

Дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от…№…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты (см. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Контрольные вопросы

1.Что понимают под экспертизой ценности документов?

2.Назовите задачи экспертизы ценности документов.

3.Какие документы подлежат экспертизе ценности документов?

4.Назовите этапы экспертизы ценности документов.

5.Какую роль при организации проведения экспертизы ценности документов играет экспертная комиссия (ЭК)?

6.Кто включается в состав ЭК?

7. Каким организационно-правовым актом регламентируется деятельность ЭК организации?

8.Назовите функции ЭК (ЦЭК).

9.С какой периодичностью проводится экспертиза ценности документов?

10.На какие группы делятся документы в результате проведения экспертизы ценности документов?

11.Как ведётся отсчёт времени, в течение которого дело должно храниться в организации до уничтожения?

12.Какими документами оформляются результаты экспертизы ценности документов?

13.На какой нормативный акт опираются при составлении описей дел?

14.Кем составляются сводные описи дел?

15.Каков порядок нумерации дел в описи?

16.Назовите порядок подписания, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения.

17.Кем согласовываются и утверждаются описи дел организаций, передающих документы в государственный (муниципальный) архив?