Тема 1. Номенклатура дел

Одним из важнейших нормативных актов, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве любой организации, является номенклатура дел. В пользу этого утверждения говорит закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, возложивший обязанности по обеспечению сохранности документов в течение установленных сроков хранения на все организации, вне зависимости от формы их собственности.

Изучение темы следует начать с определения понятия «номенклатура дел», функций и видов номенклатур.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Номенклатура дел, составленная в делопроизводстве какой-либо организации, является индивидуальной номенклатурой дел.

Индивидуальная номенклатура дел выполняет ряд важнейших функций:

-является классификационной схемой для группировки исполненных документов в дела;

-закрепляет систематизацию дел в делопроизводстве;

-закрепляет индексацию дел;

-определяет сроки хранения документов, помещённых в дела;

-по заголовкам дел в номенклатуре осуществляется поиск документов;

-является учётным документом; как учётный документ номенклатура выполняет две задачи: во-первых, учитывает общее количество дел, заведённых в году (в том числе по категориям: постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения); во-вторых, играет роль описи дел с временным сроком хранения до 10 лет включительно;

-классификационная схема номенклатуры может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы и при составлении описей на дела долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения;

-имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Несмотря на внедрение автоматизированных технологий в делопроизводство, номенклатура по-прежнему остаётся ключевым нормативным актом, т.к. в любой организации, внедрившей СЭД, имеется значительный комплекс традиционных документов (например, приказы по личному составу, личные карточки, личные дела и др.), систематизация и поиск которых невозможны без номенклатуры.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел излагаются в таких нормативно-методических актах как ГСДОУ, Основные правила работы ведомственных архивов (1985), Основные правила работы архивов организаций (2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009). Важное место при определении сроков хранения дел отводится типовым и ведомственным перечням и другим нормативным актам (например, федеральным законам), устанавливающим сроки хранения документов (см. тему 7).

Необходимо уяснить, что кроме индивидуальной номенклатуры дел, разрабатываемой организациями, существуют примерные и типовые номенклатуры, предназначенные для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру.

Примерная номенклатура дел – номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определённых видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Типовая номенклатура – номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Типовая номенклатура дел является нормативным документом.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ совместно с архивом организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций, или учреждениями и органами архивной службы страны. В результате их использования организациями достигается существенный экономический эффект за счёт снижения трудоёмкости работ по составлению номенклатур дел.

Возвращаясь к индивидуальной номенклатуре дел, необходимо отметить, что чрезвычайно важным моментом при её разработке является выбор схемы, в соответствии с которой будут расположены дела. Если организация имеет в своём составе структурные подразделения, если её структура не подвергается частым изменениям, то номенклатура составляется по структурному признаку. В этом случае названиями разделов номенклатуры становятся структурные подразделения. Они располагаются в соответствии со штатным расписанием, но первым подразделением является служба ДОУ, в которой сосредоточены организационно-распорядительные документы, например:

03-Канцелярия

01-Отдел планирования

02-Отдел финансирования

04-Управление кадрового развития

05-Бухгалтерия и т.д.

Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел структурных подразделений, называется сводной номенклатурой дел.

Если организация не имеет структурных подразделений или её структура подвержена частым реорганизациям, то номенклатура составляется по функциональной или производственно-отраслевой схеме, например:

01-Руководство

02-Планирование

03-Финансирование

04-Работа с кадрами и т.д.

В небольших организациях, в которых за год откладывается 15-20 дел, разделы не выделяются, а заголовки дел располагаются по степени важности документов.

За разработку номенклатур структурных подразделений отвечают руководители этих подразделений. Номенклатура дел, составленная в структурном подразделении, согласовывается с архивом организации и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ обычно не позднее 15 ноября текущего года.

Ответственность за составление сводной номенклатуры дел организации на основе номенклатур дел структурных подразделений возлагается на службу ДОУ. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК), утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то не реже одного раза в 5 лет (а при условии значительных изменений в структуре и функциях организации – по мере необходимости) сводная номенклатура дел такой организации согласовывается с ЭПК соответствующего архивного органа (учреждения).

Если номенклатура составляется по функциональному признаку, то над её разделами работают соответствующие специалисты под руководством службы ДОУ. В небольших организациях номенклатуру дел разрабатывают секретари или ответственные за делопроизводство при участии специалистов. Порядок согласования, подписания и утверждения подобных номенклатур дел, в общем, аналогичен сводной, но при этом следует учитывать структуру и штатный состав работников организации.

Порядок подписания, согласования, утверждения индивидуальной номенклатуры прописывается в инструкции по делопроизводству организации.

Номенклатура дел организации – источника комплектования печатается в четырёх экземплярах. Первый помещается в дело постоянного срока хранения и хранится в службе ДОУ, второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра и направляется в виде выписок в структурные подразделения, третий направляется в архив организации, четвёртый остаётся в архиве, в который поступают документы организации.

Разработка индивидуальных номенклатур начинается с изучения учредительных документов организации, положений о её структурных подразделениях, штатного расписания, планов, отчётов и других документов, отражающих её задачи, функции, структуру. К изучению привлекаются также номенклатуры и описи дел, составленные за предыдущие годы. Если номенклатура дел была разработана ранее, и существенных изменений в структуре и функциях организации за год не произошло, тогда номенклатура уточняется, переоформляется, а затем согласовывается, подписывается и утверждается в установленном порядке.

Чрезвычайно важным при разработке номенклатур является анализ структуры документооборота. Так, анализ видов и разновидностей документов (приказы, протоколы, договоры и др.) необходим для определения состава дел, формирующихся по номинальному признаку; анализ носителей информации позволяет выделить в составе номенклатуры документы на нетрадиционных носителях (электронных, магнитных); анализ направленности движения документов позволяет выделить постоянных корреспондентов, что может помочь в формировании дел по корреспондентскому признаку.

Номенклатура дел оформляется по унифицированной форме, которая в своё время была приведена в ЕГСД, ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов 1985 г. и с небольшими изменениями в расположении грифов согласования вошла в Основные правила работы архивов организаций 2002 г., Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009) (Приложение 3, 4). Каждая графа номенклатуры заполняется по определённым правилам.

В первой графе проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Если номенклатура построена по структурной схеме, то индекс дела состоит из установленного в организации номера структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения, например: 03-11, где 03 – номер подразделения, а 11 – номер дела в этом подразделении.

Если номенклатура построена по функциональной схеме, то индекс дела состоит из условного обозначения функции и порядкового номера дела в пределах данного раздела, например: 03-11, где 03 – финансирование, а 11 – номер дела в пределах данного раздела.

Если в организации откладывается небольшое количество дел, то индексом дела в номенклатуре будет порядковый номер дела.

Составные части индекса обозначаются арабскими цифрами. Иногда в организации образуются дела, не предусмотренные номенклатурой. Для подобных дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера.

Во вторую графу вносятся заголовки дел. Необходимо отметить, что заголовок дела представляет собой информационную характеристику о составе и содержании документов, сформированных в дело. Он должен быть точным (исключающим двойное толкование) и кратким, но не в ущерб содержанию. Недопустимо употребление в заголовках неконкретных формулировок («разная переписка», «разные вопросы», «разное»), вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Заголовок дела состоит из определённых элементов:

-название вида дела (переписка, книга, журнал, дело) или разновидности документов (приказы, акты, протоколы, планы, отчёты);

-указание автора (название организации, структурного подразделения, должностного лица);

-указание корреспондента или адресата (название организации, от которой получены или которой адресованы документы);

-краткое содержание документа;

-название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

-даты (период), к которым относятся документы;

-указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется конкретным характером документов, сформированных в дело. К числу обязательных элементов любого заголовка относится название вида дела или разновидности документов и краткое содержание документа:

Приказы ректора по основной деятельности

Переписка с государственными и муниципальными архивами о проведении производственной практики студентов

Если в дело включены разные виды документов, то заголовок дела в этом случае может начинаться с термина «дело» или «документы». Термин «дело» употребляется, если документы, помещенные в дело, связаны последовательностью производства, например:

Дело об ограблении магазина в посёлке Берёзовска Знаменского района…

Дело фонда...

Личное дело...

Термин «документы» используют в том случае, когда документы, помещённые в дело, не связаны последовательностью производства. В этом случае в заголовке даётся расшифровка термина «документы»:

Документы (проекты, отзывы, заключения и др.) о разработке учебных программ

Документы (доклады, справки, предложения и др.) об охране окружающей среды от выбросов вредных веществ и производственных отходов

Термин «документы» применяется также в заголовках тех дел, которые являются приложением к какому-либо документу. В этом случае расшифровка разновидностей документов внутри заголовка не даётся:

Документы к протоколам заседаний коллегии Управления архивами Свердловской области

В качестве автора в заголовке могут приводиться краткое название организации, коллегиального органа (совета, комиссии), должности сотрудников:

Протоколы заседания Учёного Совета университета

Докладные записки руководителей структурных подразделений

Обозначение автора обычно упускается в переписке.

Указание корреспондента (адресата), напротив, в переписке указывать необходимо. Если переписка ведётся с одним корреспондентом, то в заголовке даётся его название:

Переписка с ОАО «Спектр» о поставке продукции

Если в дело помещена переписка с несколькими однородными корреспондентами, то их название в заголовке дела приводится обобщённо:

Переписка с руководителями филиалов о порядке работы с документами

Если в дело сформирована переписка с разнородными корреспондентами, то в заголовок последние не выносятся. В этом случае указывается лишь вопрос, по которому ведётся переписка:

Переписка об организации выставки…

Если группировка документов осуществляется по географическому признаку, то в заголовке указывается название местности (территории) или обозначение административно-территориальных единиц, с которыми связано содержание документов:

Переписка с государственным архивом Свердловской области о подготовке сборника документов «Урал в войне 1812 года»

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке указывается их обобщённое название:

Переписка с муниципальными архивами Свердловской области об организации курсов повышения квалификации для работников архивов организаций – источников комплектования

Порядок обозначения населённых пунктов должен быть следующим: деревня (село) – город – район – область (край).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период, на или за который составлены документы. При этом в начале заголовка обязательно указывается плановый или отчётный период:

Годовой план работы управления на 2010 г.

Квартальные отчёты управления за 2009 г.

Указание на копийность документов обязательно в заголовках дел с распорядительной документацией. От наличия этого элемента зависит срок хранения дела. Указание на копийность делается в конце дела:

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

Все заголовки в номенклатуре пишутся полностью. Систематизация заголовков внутри разделов определяется степенью важности документов. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, причём заголовки дел, содержащих приказы и постановления вышестоящей организации, включаются перед заголовками дел с приказами руководителя данной организации. Затем помещаются протоколы коллегиальных органов, созданных при руководителе. Далее - плановые документы: сначала прогнозы (перспективные планы), концепции развития, потом годовые, квартальные, оперативные, планы. Аналогичным образом располагаются отчёты. При внесении в номенклатуру переписки сначала включают переписку с вышестоящей организацией, затем – с организациями подведомственной сети и после – с другими организациями. Внутри переписка может располагаться по корреспондентскому (по алфавиту корреспондентов) или по вопросному признаку.

Появление в настоящее время электронных документов, их комплексов, баз данных находит отражение в практической деятельности организаций при составлении и работе с номенклатурой. С целью учёта и поиска необходимой информации, зафиксированной на электронных носителях, во второй графе номенклатуры в конце раздела могут указываться наименования папок с файлами в памяти компьютера (специального сервера) или наименование баз данных, особенности их построения (документно-ориентированная, объектно-ориентированная и др.).

Третья графа номенклатуры заполняется ежегодно в конце календарного года. Своевременное заполнение этой графы чрезвычайно важно, так как на её основании заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в организации за год. Именно в ходе проведения этой работы реализуется роль номенклатуры как учётного документа.

В четвёртой графе указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (подробнее о перечнях cм. тему 7), типовую или примерную номенклатуру или другой нормативный акт, устанавливающий сроки хранения (закон, постановление).

В пятую графу вносятся названия нормативных актов, на основании которых определяются сроки хранения документов, поставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию, о виде носителя информации; для электронных документов и баз данных – компьютер (сервер), в котором они хранятся, ответственный за сохранность информации и копирование.

По окончании календарного года службой ДОУ на основании данных третьей графы заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в году (см. Основные правила архивов организаций 2002 г.). При наличии в номенклатуре электронных документов и баз данных организации могут внести в итоговую запись сведения, касающиеся электронных документов и баз данных. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются архиву организации, а в номенклатуре об этом делается отметка с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, сделавшего отметку.

В условиях внедрения компьютерных технологий номенклатура может использоваться в электронной форм е, что создаёт ряд преимуществ:

-сокращение количества заголовков дел (например, за счёт исключения из состава номенклатуры копий распорядительных документов, поступающих в структурные подразделения для сведения);

-возможность ускоренного поиска дел по номеру или по отдельным словам, входящим в заголовок дела;

-возможность поиска по номенклатуре электронных файлов документов, вошедших в состав того или иного дела;

-сокращение времени на корректировку, согласование, подписание, а также возможность оперативного подключения для использования с даты введения;

-возможность оперативного внесения изменений в течение года.

Контрольные вопросы

1.Назовите виды нгоменклатур дел.

2.В чём заключаются функции индивидуальной номенклатуры дел?

3.Чем отличается примерная номенклатура дел от типовой?

4.В соответствии с какой схемой может быть построена номенклатура дел?

5.Кто отвечает за разработку номенклатуры дел в структурном подразделении?

6.С кем согласовывается номенклатура дел структурного подразделения?

7.Кто отвечает за составление сводной номенклатуры дел?

8.Назовите порядок подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел организации.

9.В течение какого времени действует согласованная номенклатура дел?

10.С какой целью проводится анализ документооборота при разработке номенклатуры дел в организации?

11.Назовите элементы индекса дел в номенклатуре.

12.Назовите элементы заголовка дел.

13.В каких случаях заголовок дела в номенклатуре начинается с термина «документы» и «дело»?

14.Что указывается в начале заголовка дел с планово-отчётной документацией?

15.Как систематизируются заголовки дел в пределах структурного подразделения?

16.С какой целью заполняется третья графа номенклатуры дел?

17.На основании каких нормативных актов определяются сроки хранения дел в индивидуальной номенклатуре?

18.Какие сведения вносятся в итоговую запись номенклатуры?

19.В чём заключается преимущество ведения номенклатуры дел в электронном формате?