Тема 2. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам документов.

Изучение темы вновь следует начать с терминологического стандарта ГОСТ Р 51141-98, зафиксировавшего следующие термины и определения:

оформление документов – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;

формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Как уже отмечалось, основополагающим государственным актом, закрепляющим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на рекомендательный характер стандарта, реализация его положений при оформлении документов способствует сокращению затрат времени на их создание и обработку, способствует приданию документам юридической силы. (см. раздел 1, тема 2).

На основании ГОСТ с учётом своей специфики каждая организация разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству (регламенты, правила), которая после её утверждения руководителем приобретает силу нормативного акта для всех сотрудников.

В стандарт включено 30 реквизитов (см. ГОСТ, раздел 2). Для изучения их состава можно обратиться и к таблице, предложенной в учебном пособии «Делопроизводство» под редакцией профессора Т.В. Кузнецовой (с.106-108). Таблица построена на основе условного деления реквизитов на три группы:

1 2 3

Государственный герб Автор документа Адресат (15)

(01) (наименование органи-

зации (08)

Герб субъекта РФ (02) Регистрационный

номер документа (12)

Эмблема организации Дата документа (11) Ссылка на регистраци-

или товарный знак оный номер и дату

(знак обслуживания) документа (13)

(03)

Код организации (04) Гриф утверждения Резолюция (17)

документа (16)

Основной государст- Текст документа

венный регистрацион- (20)

ный номер (ОГРН)

(05)

Идентификационный

номер налогоплатель-

щика/код причины

постановки на учёт

(ИНН/КПП) (06)

Код формы докумен- Подпись (22) Заголовок к тексту

та (07) (ограничительная

отметка) (18)

Наименование органи- Гриф согласования Отметка о контроле

зации (08) документа (23) (ограничительная

отметка) (19)

Cправочные данные Оттиск печати (25) Отметка о наличии

об организации (09) приложения (21)

Наименование вида Визы согласования

документа (10) документа (24)

Место составления Отметка о заверении

или издания доку- копии (26)

мента (14)

Ограничительная Отметка об исполни-

отметка для даты теле (27)

документа (11)

Ограничительная Отметка об исполне-

отметка для регист- нии документа и

рационного номера направлении его в де-

документа (12) ло (28)

Ограничительная Отметка о поступле-

отметка для ссылки нии документа в орга-

на регистрационный низацию (29)

номер и дату доку-

мента (13)

Ограничительная Идентификатор элек-

отметка для рекви- тронной копии доку-

зита адресат (15) мента (30)

Ограничительная

отметка для разме-

щения заголовка к

тексту (18)

Документа, который бы содержал все тридцать реквизитов, не существует. Для каждого организационно-распорядительного документа существует свой набор реквизитов. Требования к их оформлению изложены в третьем разделе стандарта.

Для определения места расположения реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003 в приложении А помещено две схемы:

-А.1 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка;

-А.2 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Подробнее следует остановиться на требованиях, предъявляемых к бланкам организаций, но сначала необходимо уяснить, что каждая организация разрабатывает свои бланки. Они придают документам официальный характер, их применение сокращает время и трудозатраты на создание и обработку документов, повышают культуру управленческого труда.

ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210+297 мм) и А5 (148+210 мм).

Для любого документа (в том числе и изготовленного не на бланке) предусмотрены поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии, а также при помощи компьютерной техники.

В соответствии с ГОСТ (п. 4.6) для организации, её структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков:

-общий бланк;

-бланк конкретного вида документа;

-бланк письма.

На общем бланке изготавливают любые виды документов, кроме писем. От бланка конкретного вида документа общий бланк отличается отсутствием реквизита «вид документа». Общий бланк, бланк конкретного вида документа и бланк письма помещаются в соответствующий раздел инструкции по делопроизводству.

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются по усмотрению организации.

Состав всех реквизитов и ограничительных отметок, которые могут быть воспроизведены на бланках, показан в первой графе таблицы, расположенной выше. Далее необходимо остановиться на составе реквизитов каждого вида бланка (см. ГОСТ, п. 4.7).

После усвоения этого материала можно, наконец, разобраться с вариантами расположения реквизитов на бланках. ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный.

При угловом расположении реквизитов они помещаются в левом верхнем углу листа (ГОСТ, схема А1), при продольном – вдоль границы верхнего поля (ГОСТ, схема А2).

Кроме видов бланков и вариантов расположения реквизитов на них необходимо усвоить способы расположения реквизитов. В соответствии со стандартом наименование организации и др. необходимые данные в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Рассмотрим ряд конкретных примеров.

Образец общего бланка с продольным расположением

реквизитов, размещённых центрированным способом

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ