![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Тема 1. Место ДОУ в системе управления организацией. Терминология в области ДОУ
Приступая к изучению курса, прежде всего следует уяснить, что работа с документами является неотъемлемой частью управленческой деятельности любого органа управления, организации, предприятия, фирмы (далее – организации). В документах содержится информация о деятельности организации, содержатся данные о работе её сотрудников, отражаются управленческие решения. От того, насколько рационально организована работа с документами, напрямую зависит оперативность принимаемых решений и качество их исполнения, экономичность, культура труда управленческих работников, а значит и эффективность деятельности организации в целом.
В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», принятом на основе международного стандарта ISO 15489-1: 2001 «Information and documentation - Records management - General» и введённого в действие с 01.07.2007, имеется специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для организаций и общества в целом. В разделе значится: «Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность. Документы позволяют организациям: -осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно; -предоставлять информацию последовательно и объективно; -обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений; -обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; -повышать эффективность деятельности всей организации; -обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; -соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; -обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; -защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; -обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования; -предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности; -обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность; -поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память». Исходя из этого, закономерным представляется интерес организаций к сфере управления документами. «Управление документами»всоответствии с названным стандартом – это «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций… Управление документами в организации включает в себя: -принятие политики и стандартов в сфере управления документами; -распределение ответственности и полномочий по управлению документами; -установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами; -предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов; -проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; -интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности».
Традиционно в нашей стране сфера деятельности, связанная с созданием и организацией работы с документами в управлении, называлась делопроизводством. С середины 1970-х годов гг. в связи с созданием автоматизированных систем управления была предпринята попытка заменить термин «делопроизводство» новым термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ), однако ожидаемой замены не произошло, термин «делопроизводство» оказался чрезвычайно живучим, возможно, из-за удобства в употреблении. В настоящее время оба термина употребляются на равных, хотя часто термин «делопроизводство» используют, когда речь идёт об организации и приёмах работы с традиционными документами, а термин «документационное обеспечение управления» - когда речь идёт о применении компьютерных технологий в работе с документами.
Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях. В соответствии с определением, зафиксированным в основополагающем терминологическом государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «делопроизводство» и его синоним «документационное обеспечение управления» определены как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. № 477, определяют делопроизводство как «деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти». Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними. Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том, что документирование и организация работы с документами представляют собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом делопроизводства. «Документирование» в ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»; аналогичное по смыслу определение значится в Правилах…(2009): «документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке». Документирование включает все операции по подготовке, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Результатом документирования является документ.
«Организация работы с документами» по стандарту - это «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Это понятие включает в себя весь комплекс работ с готовыми документами, созданными организацией или полученными ей извне.
Необходимо отметить, что в действующих в настоящее время нормативно-методических государственных актах даются разные определения термина «документ». В ГОСТ Р 51141-98 значится: «документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». В соответствии с этим же стандартом «реквизит - обязательный элемент оформления официального документа». Отсюда следует, во-первых, что данное определение касается лишь официальных документов, во-вторых, что синонимом термина «документ» является термин «документированная информация».
В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» отсутствует, а определение термина «документированная информация» даётся следующим образом: «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель». «Информация» трактуется законом как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления», таким образом, понятие «информация» является более широким, чем понятие «документ».
В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». В определении подчёркнута информационная, правовая и управленческая функции документа.
В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) зафиксировано следующее определение: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».
Определение термина «официальный документ» зафиксировано в ГОСТ Р 51141-98 и формулируется как «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке». Таким образом, определение термина «документ», зафиксированное в Правилах, во-первых, не содержит синонима «документированная информация», во-вторых, по сути представляет собой конкретизированный (применительно к органам федеральной исполнительной власти) вариант определения, включенного в ГОСТ Р 51141-98.
C понятием «официальный документ» тесно связаны такие понятия, как «реквизит документа», «формуляр документа», «бланк документа». Содержание этих понятий, обозначенных соответствующими терминами, и их определения также раскрыты в терминологическом стандарте 1998 г.
В документационном обеспечении управления используются различные термины, отражающие этапы подготовки документа («беловой документ», «черновой документ», «проект документа»), типы документов в зависимости от вида носителя документированной информации («текстовой документ», «письменный документ», «машинописный документ», «аудиовизуальный документ» и др.), этапы, процедуры работы с документами («документооборот», «регистрация документа», «контроль исполнения документов», «формирование дела»), направления совершенствования делопроизводства («унифицированная форма документа», «табель унифицированных форм документов»). Большинство терминов включено в ГОСТ Р 51141-98. Вместе с тем, необходимо учитывать, что терминология ДОУ, особенно в условиях развития новых информационных технологий, неуклонно развивается. Так, в относительно новый для нашего государства национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вошли такие термины как «система управления документами», «конвертирование», «метаданные», «миграция» и др. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ значатся, например, термины «электронный документ», «электронная цифровая подпись». В Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» включены основные термины, действующие в информационной сфере: «информационные технологии», «информационная система», «конфиденциальность информации» и др. Термины, касающиеся конкретных направлений ДОУ, будут рассмотрены в соответствующих разделах методических указаний.
Контрольные вопросы
1.Какую роль играют документы для организаций и общества? 2.Назовите современные законодательные, нормативные акты, стандарты, определяющие терминологию в области делопроизводства. 3.Как соотносятся понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»? 4.Назовите составные части делопроизводства (ДОУ). 4.Какой документ называется официальным? 5.В каком законодательном акте дано определение термина «документированная информация»?
|