Тема 3. Служба документационного обеспечения управления

Приступая к изучению темы, следует вспомнить Примерное положение о службе ДОУ, включенное в ГСДОУ в качестве приложения, в котором значится, что документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В практической же деятельности организаций служба ДОУ может подчиняться заместителю руководителя, а может вообще отсутствовать как самостоятельное структурное подразделение. Наименование, структура службы ДОУ, должностной и численный состав её сотрудников устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, руководством – в негосударственных.

Названия делопроизводственных подразделений могут быть разными: общий отдел, управление делами, канцелярия, отдел делопроизводства, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения, приемная, секретариат, протокольная группа, отдел по регистрации и учету документов, экспедиция, редакционная группа, отдел по контролю исполнения документов (группа контроля), отдел по работе с обращениями граждан (группа писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами, отдел по изготовлению документов (машинописное бюро, копировально-множительное бюро), архив.

Практикой выработано три формы организации работы с документами:

- централизованная, при которой все технологические операции по работе с документами выполняются одним специализированным подразделением (например, канцелярией) или секретарём; характерна для организаций с небольшим объёмом документооборота до 10 тысяч документов в год;

- децентрализованная, при которой делопроизводственные службы создаются в каждом структурном подразделении одной организации; характерна для организаций, аппарат которых разобщён территориально или деятельность которых требует тщательной защиты информации;

- смешанная, при которой часть операций выполняется центральной службой делопроизводства (например, приём, обработка документов, их регистрация, контроль и др.), а часть – структурными подразделениями (создание документов, организация хранения, подготовка к сдаче в архив организации). Следует отметить, что при условии внедрения системы электронного документооборота (СЭД) именно эта форма организации делопроизводства является наиболее распространённой. Она позволяет децентрализовано получать, регистрировать документы, организовывать их исполнение и одновременно иметь централизованную базу данных о всех документах организации.

Существует ряд факторов, влияющих на выбор структуры, численности службы ДОУ:

-характер деятельности организации, количество структурных подразделений, численность аппарата управления и всех работающих;

-объём документооборота;

-наличие подведомственной системы.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В соответствии с ГСДОУ основными задачами службы документационного обеспечения управления являются:

-совершенствование форм и методов работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

-сокращение документооборота за счёт унификации форм документов и сокращения их количества;

-разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

-разработка и внедрение прогрессивных технологий ДОУ, ныне – новейших информационных технологий.

Основные функции делопроизводственной службы заключаются в следующем:

-получение и отправка документов;

-регистрация и учёт документов;

-организация своевременного рассмотрения документов и их доставка исполнителям;

-контроль за правильностью оформления документов, представляемых руководителю на подпись;

-контроль исполнения документов;

-организация изготовления, копирования, размножения документов;

-разработка и проектирование бланков документов;

-нормативно-методическое обеспечение организации делопроизводства: разработка инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, табеля и альбома унифицированных форм документов;

-обеспечение хранения и оперативного использования документной информации;

-организация работы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;

-осуществление контроля правильности оформления, формирования, хранения документов в структурных подразделениях и подготовки дел к сдаче на хранение в архив организации;

-совершенствование форм и методов работы с документами;

-организация информационного и документационного обеспечения деятельности руководства;

-организация работы архива (если архив входит в состав службы ДОУ);

-повышение квалификации сотрудников службы ДОУ;

-проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ и др.

Служба ДОУ действует на основании положения, утвержденного руководителем организации. Формуляр положения и структура текста в своё время были предложены ВНИИДАД и включены в составе других унифицированных форм документов в его разработку «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению» (1981 г.). Именно эта форма в настоящее время взята за основу при создании положения, но единой унифицированной формы этого документа нет. Традиционно текст положения содержит следующие разделы:

-Общие положения;

-Структура;

-Задачи;

-Функции;

-Права;

-Ответственность;

-Взаимоотношения.

Необходимо обратить внимание на порядок подписания, согласования и утверждения этого документа: положение подписывается его разработчиком – руководителем службы ДОУ, визируется юридической службой, заместителем руководителя, курирующим службу ДОУ (если она подчиняется не непосредственно руководителю), утверждается руководителем организации. Утверждение может быть оформлено двумя способами: грифом утверждения и изданием распорядительного документа об утверждении (приказа или распоряжения).

Учитывая сложности, которые возникают при разработке положений при разграничении задач, функций, прав и ответственности, можно порекомендовать методику, предлагаемую отечественными специалистами-документоведами, в частности, Т.В. Кузнецовой, В.Ф. Янковой, которые предлагают устанавливать соответствие между задачами, функциями, правами и ответственностью, прибегая к помощи таблицы с соответствующими графами.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).

Квалификационные характеристики по должностям работников бюджетной сферы установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:

-должностные обязанности (установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены работнику частично или полностью);

-должен знать (содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении знания законодательных и нормативных правовых актов, необходимых ему для реализации должностных обязанностей);

-требования к квалификации (определены уровень профессиональной подготовки и требования к стажу).

В соответствии с Квалификационным справочником в службе ДОУ выделяют три категории сотрудников:

- руководители (должности: заведующий канцелярией, заведующий архивом, заведующий копировально-множительным бюро, заведующий машинописным бюро, заведующий экспедицией);

- специалисты (должности: документовед, инспектор (старший инспектор) по контролю за исполнением поручений, корректор (старший корректор), редактор (старший редактор);

- технические исполнители (должности: архивариус, делопроизводитель, машинистка, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, стенографистка, экспедитор).

Указание в наименовании должности «старший» устанавливается, в том случае, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по должности, осуществляет руководство подчинёнными ему сотрудниками. Указание «ведущий» устанавливают тогда, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации по координации или методическому руководству группами исполнителей.

На основании Квалификационного справочника разрабатываются должностные инструкции работников служб ДОУ, которые регламентируют разграничение обязанностей и прав между сотрудниками. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

-Общие положения;

-Функции;

-Обязанности;

-Права;

-Ответственность;

-Взаимоотношения.

Для разграничения обязанностей, прав и ответственности сотрудников при разработке инструкций можно также прибегнуть к помощи таблицы.

С точки зрения срока действия и положения, и должностные инструкции являются бессрочными, они действуют до их отмены и замены новыми.

Для эффективной организации работы службы ДОУ большое значение имеет определение штатной численности делопроизводственного персонала. Следует обратить внимание на то, что оптимальный состав работников службы ДОУ напрямую зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и внедрения современных автоматизированных технологий. С 1970-х годов в стране было разработано несколько методик расчёта штатной численности делопроизводственного персонала. Более реальным считается расчёт, в основу которого положены затраты труда и времени на выполнение работ по ДОУ (трудоёмкости). Он может быть проведен на основе следующих нормативно-методических актов:

-Методика расчёта штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду (Росархив, ВНИИДАД, 2004);

-Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26 марта 2002 г. № 23);

-Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72);

-Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152) и др.

Контрольные вопросы

1.Назовите формы организации делопроизводства в организациях.

2.Какие структурные подразделения могут входить в состав службы ДОУ?

3.Какие факторы влияют на структуру и численность службы ДОУ?

4.Назовите основные задачи и функции службы ДОУ.

5.Назовите организационно-правовые документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ.

6.Какие нормативно-методические акты используются организациями при расчёте штатной численности делопроизводственного персонала?

7.К какой категории сотрудников относится документовед?