![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Тема 1. Состав управленческих документов
Приступая к изучению данной темы, необходимо вспомнить определения терминов «документирование», «документ», «официальный документ», которые были рассмотрены в разделе 1 (тема 1). Далее следует уяснить, как соотносятся между собой понятия «система документации», «официальный документ», «организационно-распорядительный документ».
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «система документации –совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». Все документы, прежде всего, принято делить на две системы: систему официальных документов и систему документов личного происхождения. Официальные документы должны обладать юридической силой. «Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» (ГОСТ Р 51141-98).
В свою очередь официальные документы, в зависимости от сферы обслуживаемой ими деятельности, разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Реализация управленческих функций организаций осуществляется благодаря комплексу управленческой документации. Управленческая документация представлена такими системами документации как: -организационно-распорядительная; -плановая; -отчётная; -финансовая; -по материально-техническому обеспечению; -специфическая, т. е. отражающая основную деятельность организации и др. Наиболее значительную группу документов представляет собой система организационно-распорядительной документации (ОРД). Входящий в эту систему «организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц» (ГОСТ Р 51141-98). В составе ОРД выделяются следующие группы документов: -организационно-правовые; -распорядительные; -информационно-справочные.
Организационно-правовые документы определяют статус организации, её компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности, права и обязанности сотрудников, правила, обязательные для выполнения, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положения (об организации, структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах), регламенты (работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), договоры (учредительные, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности и другие), инструкции (по направлениям деятельности, должностные), правила, штатное расписание.
Распорядительные документы издаются с целью регулирования и координации деятельности организации. Они являются правовыми актами и содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. К распорядительным документам относятся: постановления, приказы, распоряжения, указания, решения, протоколы.
Информационно-справочные документы играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они идут снизу вверх, от работников к руководителям, и инициируют принятие управленческих решений. В состав информационно-справочных документов входят: акты, письма, справки, заявления, заявки, представления, докладные записки, объяснительные записки.
Наличие ОРД характерно для всех организаций, так как все они в ходе своей деятельности осуществляют организационно-правовую, распорядительную, информационно-справочную деятельность. Решение однотипных управленческих функций и задач позволило установить единообразие состава и форм ОРД, что привело в своё время к разработке унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Работы по созданию УСОРД в нашей стране проводились в начале 1970-х гг. Разработанная тогда УСОРД вошла в Общесоюзный классификатор управленческой документации. С 1993 г. в РФ действует Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Остановимся на этом подробнее.
Прежде чем приступать к изучению ОКУД, необходимо усвоить такие понятиях как: - унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач (ГСДОУ); - стандартизация документов – форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности (ГСДОУ); - унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).
Усвоив эти понятия, можно приступить к изучению задач, которые призван решить ОКУД: -регистрации форм документов; -упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; - сокращения количества применяемых форм; -исключения из обращения неунифицированных форм документов; -обеспечение учёта и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; -контроля состава форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; -рациональной организации контроля применения унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В состав ОКУД входит девять УСД: -унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД); -унифицированная система первичной учётной документации; -унифицированная система банковской документации; -унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; -унифицированная система отчётно-статистической документации; -унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий; -унифицированная система документации по труду; -унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации; -унифицированная система внешнеторговой документации.
Более пристальное внимание в рамках данного курса следует уделить изучению УСОРД. Документы, входящие в УСОРД, распределены по тринадцати подсистемам: -документация по созданию организации, предприятия; -документация по реорганизации организации, предприятия; -документация по ликвидации организации, предприятия; -документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий; -документация по распорядительной деятельности организации, предприятия; -документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; -документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; -документация по приёму на работу; -документация по переводу на другую работу; -документация по увольнению с работы; -документация по оформлению отпусков; -документация по оформлению поощрений; -документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Большинство документов, включенных в УСОРД, создаются во всех организациях, на предприятиях независимо от их формы собственности и рода деятельности, поэтому классификатор для них играет важную роль прежде всего с точки зрения оптимизации состава собственных организационно-распорядительных документов. Нельзя не отметить, что усовершенствованный вариант УСОРД, разработка которого была завершена в 1993 г., не опубликован. Кроме того, за период 1993-2009 гг. произошли существенные изменения в законодательстве страны, связанные в том числе и с изменением, уточнением состава документов, создание которых необходимо в тех или иных управленческих ситуациях (достаточно обратиться к Трудовому кодексу РФ). В связи с этим на данном этапе перед специалистами стоит задача приведения УСОРД в соответствие с действующими законодательными актами. Только при условии гармонизации УСОРД и действующих законов организациям можно будет реально опираться на эту унифицированную систему.
Контрольные вопросы 1.Какие документы реализуют управленческую функцию организации? 2.Какие документы относятся к числу организационно-правовых? 3.Как соотносятся понятия «унификация документов» и «стандартизация документов»? 4.Какие задачи решает ОКУД? 5.Что является объектом классификации в ОКУД? 6.Какие подсистемы входят в состав УСОРД?
|