Розділ 2. Формування функцій менеджменту в організації

Планування

Проектант розробляє для заданого підприємства всі основні етапи процесу стратегічного та оперативного планування, описуючи їх у формі табл. 2.

Таблиця 2

Послідовність розробки системи планування в організації

На першому етапі розробки системи стратегічного планування студент вказує види інформації, які потрібні для розробки стратегії розвитку підприємства та джерела отримання такої інформації. Наприклад, для торговельного підприємства, яке торгує продуктами харчування, потрібна інформація про: кількість та структуру конкурентів на даному сегменті ринку, обсяги діяльності конкурентів та перспективи розвитку їх бізнесу, купівельну спроможність споживачів та тенденції її зміни, структуру споживачів, наявні торгові площі та вартість залучення додаткових площ і устаткування, кваліфікацію персоналу та можливості їх професійного зростання тощо. Джерелами такої інформації можуть публікації у засобах масової інформації, опитування, дані фінансової звітності, статистичні дослідження і т.п.

Місія організації формується одним реченням, з якого повинно бути зрозуміла основна мета підприємства та його наміри щодо забезпечення потреб споживачів. Наприклад, для автобудівного підприємства місією може бути „забезпечення суспільства автотранспортними засобами максимальної комфортності за помірними цінами”. Візія організації – це „бачення” керівництвом майбутнього образу фірми. Воно може бути висловлене відносно коротким гаслом, яке характеризує бажаний візуалізований макет підприємства через певний проміжок часу. Тобто слова повинні викликати візуальний образ. Наприклад, для кондитерського підприємства: „…усе може бути солодким”.

Встановлені цілі організації повинні бути чітко формалізовані і виражені кількісно або якісно, вони повинні охоплювати всі рівні організації та мати різну тривалість. Наприклад, для підприємства з пошиття одягу короткостроковими цілями можуть бути: „збільшення обсягу прибутку до рівня 250 тис. грн. ± 5%”; „досягнення рентабельності виготовленої продукції 16%”. Середньострокові цілі: „розширення асортименту продукції до рівня основних конкурентів”; „відкриття нового цеху з пошиття верхнього одягу”. Довгострокові цілі: „вихід на зовнішній ринок”, „створення власної торгової мережі”.

Оцінка та аналіз факторів внутрішнього середовища організації передбачає вивчення їх стану на даний момент. Це вже було зроблено у табл.1. У процесі стратегічного планування слід визначити, наскільки стан кожного фактора внутрішнього середовища сприяє (чи навпаки стримує) розвитку організації виходячи з реалій теперішнього економічного середовища у галузі. Після цього, робиться загальний висновок щодо внутрішнього середовища організації. Подібним чином виконується оцінка і аналіз зовнішнього середовища організації.

Альтернативних варіантів розвитку організації є відносно небагато: 1.Агресивне зростання (якщо внутрішнє і зовнішнє середовище організації позитивні). 2.Обмежене зростання (внутрішнє середовище позитивне, а зовнішнє – загалом негативне). 3.Утримання позицій (внутрішнє середовище нейтральне, а зовнішнє – агресивне). 4.Скорочення (якщо внутрішнє і зовнішнє середовище організації негативні). На основі результатів аналізу внутрішнього і зовнішнього середовища в межах обраної альтернативи розвитку формуються варіанти стратегії.

Найважливішим етапом стратегічного планування є вибір оптимальної стратегії та її словесне формулювання. Стратегія організації формується на основі таких факторів: очікувана ефективність, рівень ризику, ринкова ситуація, вплив минулих стратегій, вплив власників, залежність від фактора часу, вплив внутрішнього і зовнішнього середовища тощо.

Оцінювання стратегії полягає у з’ясуванні її відповідності місії та цілям організації. Критеріями оцінки стратегії можуть бути: рівень отриманого прибутку, зростання обсягів продаж, зміна іміджу компанії, моральний клімат у колективі тощо.

На стадії оперативного планування слід насамперед сформувати систему показників, за якими підприємство плануватиме, а потім оцінюватиме свою діяльність. Можливі економічні показники: рентабельність, ліквідність, розмір прибутку, обсяги виробництва та реалізації, економічна ефективність, ефект, собівартість продукції, оборотність тощо. Соціально-економічні показники: рівень заробітної плати, продуктивність праці, трудомісткість робіт, питома вага управлінців у загальній чисельності працівників, витрати на поліпшення умов праці, оздоровчі та розважальні заходи, харчування працівників тощо. Технологічні показники: виробнича потужність обладнання, витрати на модернізацію та оновлення технології, фондовіддача, фондомісткість, витрати на автоматизацію виробництва і т.п.

Формування укрупненого бюджету організації передбачає опис основних статей надходжень і витрат протягом фінансового року. Джерелами надходжень коштів традиційно є: виторг від продажу товарів і послуг основного і допоміжного виробництва, напівфабрикатів і комплектуючих (можна окремо виділяти виторг від експортної діяльності); комерційні і торгові кредити, продаж акцій та боргових зобов’язань, вітчизняні та іноземні інвестиції тощо. Витрати розписуються за елементами або статтями калькуляції.

Адміністративний напрям оперативного планування передбачає опис чотирьох основних категорій: політики, тактики, процедур і правил. Тактика ґрунтується на короткотермінових планах, які розробляються на рівні середньої ланки управління з метою розвитку стратегій. Тактичні плани діють значно коротший час, ніж стратегії, швидко забезпечують отримання результатів. Наприклад, для комерційного банку тактика може полягати у короткочасному підвищенні відсоткових ставок за довгостроковими депозитами для фізичних осіб з метою залучення додаткових коштів населення.

Політика фірми є загальним керівництвом до дій і прийняття рішень, які полегшують досягнення цілей. Наприклад, для автобудівного підприємства політика може полягати в орієнтації на уніфікування деталей і вузлів автомобілів.

Процедури – це дії, які необхідно здійснювати в конкретній ситуації. Описувати всі процедури недоцільно, оскільки частина з них є уніфікованими або регламентуються трудовим законодавством. Студент наводить приклади кількох специфічних для заданого підприємства процедур, наприклад процедуру прийняття людини на роботу, процедуру укладання зовнішньоторгового договору, процедуру підготовки технічної документації тощо.

Правила вказують на те, що повинно бути зроблено в певній ситуації „за замовчуванням”. З окремих правил складаються процедури. Наприклад, правилом є порядок підпису документу, послідовність внесення інформації про клієнта до бази даних і т.п.

В окремих випадках (якщо така додаткова умова поставлена у завданні на курсовий проект) описується процес управління за цілями. Згідно з цим підходом кожен керівник в організації закріплюється за певною ціллю (цілями) (табл. 3)

Таблиця 3

Цілі роботи керівників