Ведение. Глава 1. История и характеристика деятельности ОГУЗ «детский санаторий»

СОДЕРЖАНИЕ

ВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. История и характеристика деятельности ОГУЗ «Детский санаторий»

1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»

1.2 Структура и функции организации

1.3 Основные направления деятельности организации

Глава 2. Документирование деятельности организации

2.1 Нормативно-методические документы организации

2.2 Организация работы с документами

ГЛАВА 3. Совершенствование работы секретаря

3.1 Анализ деятельности секретаря

3.2 Разработка должностной инструкции

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованной литературы

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам [1].

Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями [2].

Целью настоящей работы является изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

1. изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»;

2. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;

3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;

4. определить основные направления деятельности секретаря;

5. разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.

Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.

О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах Л.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций [3]. Кирсанова М.В. в указанной работе описывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или иной формы для различных учреждений. Т.В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота [4]. Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.

В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов [5]. Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 [6].

Анализируя работу секретаря, Т.В. Кузнецова в указанном учебнике подробно рассматривает процесс приема первичной обработки документов [7]. М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами [8]. М.В. Кирсанова в указанной работе описывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительного рассмотрения. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов [9]. Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская и И.В. Журавлева. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнения документов [10]. Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А. Храмцовская [11]. Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебнике Т.В. Кузнецовой. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу [12].

ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел [13]. Основные правила формирования дел изложили в своей статье Л.Р. Фионова и Е.И. Ермошкина. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов [14]. Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работы архивов организаций» [15].

Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументного обслуживания руководителя [16]. М.В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей [17]. Прием посетителей описан также в статьях Г.А Пешковой и С.С. Германович. В этих работах рассматриваются виды приема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонных переговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М.В. Кирсановой. Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке и проведении совещания [18].

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а также определяет его должностные обязанности [19]. Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работах Т.В. Кузнецова, также Д.Л. Щур и Л.В. Труханович [20]. Т.В. Кузнецова в учебнике дает определение должностной инструкции [21].

В указанной работе Кирсановой М.В. рассматривается должностная инструкция секретаря руководителя, ее структура и основные правила разработки [22]. Вопросы нормативно-методической регламентации делопроизводства затронуты в учебнике Кузнецовой Т.В. «Секретарское дело» [23]. В нем рассматривается нормативно-методические документы, в которых детально описан порядок работы с документами. Также в данном учебнике даются нормативные документы, содержащие нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Автор дает характеристику данным нормативно-методическим документам, а также аргументирует их применение. Этот же вопрос рассматривается в статье «Пример должностной инструкции секретаря-референта» и в указанной работе Л.А. Стрельцовой [24]. В последней работе указывается цель разработки документов, которые регламентируют работу с документами в организации, а также указывает состав локальных документов. Этот вопрос затронут также в указанной работе И.В. Журавлевой [25].

Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя [26]. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.

В работе В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции [27]. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций [28]. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. Врекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.

Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.

Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).

Работ состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей создания и развития ОГУЗ «Областной детский санаторий», а также структурой и функциями организации. Уделено внимание основным направлениям деятельности организации, нормативным актам, используемым в делопроизводстве.

Во второй главе рассматриваются организационные документы, используемые ОГУЗ «Детский санаторий».

В третьей главе описывается процесс разработки должностной инструкции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».

В работе впервые рассматривается особенности работы секретаря на базе ОГУЗ «Областной детский санаторий», именно это позволило с учетом особенностей функционирования организации создать эффективную должностную инструкцию.

В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сам нормативный документ, разработанный в ходе выполнения данной работы, приведен в приложениях, как и документация используемая в процессе написания дипломной работы.

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУЗ «ДЕТСКИЙ САНАТОРИЙ»

1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»

Белгородский областной детский санаторий был образован в 1967 году в г. Белгороде и по настоящее время является единственным в области, осуществляющим санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 7 лет с различной патологией.

В 1968 году он был частично перепрофилирован в санаторий с гастроэнтерологической и пульмонологической патологией, в целях более рационального и полного использования коечного фонда. А уже в 1970 году преобразован в областной детский санаторий с пульмонологической патологией. В 1987 году по распоряжению облисполкома санаторий был переведен в сосновый бор в живописное место на берегу реки Северский Донец [29].

В связи с ухудшением состояния здоровья детей раннего возраста и ростом хронических заболеваний в 1995 году профиль санатория был расширен для оздоровления детей с различной патологией: пульмонологической, гастроэнтерологической, неврологической, эндокринологической, онкологической с длительностью заезда до 35 дней. Был открыт корпус «Мать и дитя» на 14 коек для реабилитации детей с сопровождающим лицом. В рамках реализации областной целевой программы «Дети Чернобыля» в 1999 году введен в эксплуатацию лечебно-оздоровительный корпус с бассейном и водолечебницей. Ежемесячно в санатории оздоравливается 100 детей, из них 70 находится без родителей и 15 с сопровождающим лицом. В течение 35 лет получили санаторно-курортное лечение свыше 25 тысяч детей. За этот период количество оздоровленных детей увеличилось в 2, 5 раза, с 575 в 1970 году до 1403 в 2002 году, ежегодно функционирование койки соответствует плану и составляет 300 [30]. В рамках реализации областных целевых программ «Дети Чернобыля», «Дети – инвалиды», «Дети – сироты» с 1995 года по 2002 год оздоровлено 573 ребенка из районов области, подвергшихся радиационному воздействию, 465 детей-инвалидов, страдающих наиболее тяжелыми формами заболеваний (ДЦП, сахарный диабет, онкозаболевания), 726 детей-сирот из 10 детских домов, интернатов. До ввода в эксплуатацию нового лечебного корпуса в 1999 году вся лечебно-профилактическая работа осуществлялась в 4-х кабинетах, после его открытия – в 18 кабинетах: электролечение – 2 (высокочастотной и низкочастотной терапии), светолечение, лазеротерапия, аэрофитокабинет, ингаляторий, рефлексотерапия, механотерапия, ЛФК, массаж, теплолечение, стоматолог, отоларинголог, логопед, БОС-терапия, сауна, бассейн, ванный зал. В санаторный комплекс мероприятий включены и эффективно применяются режим, диетотерапия, климатотерапия, лечебная физкультура, массаж, физиотерапия, рефлексотерапия, гидротерапия, сауна, фитотерапия, общеукрепляющая и медикаментозная терапия, аромотерапия. Из климатотерапии широко используются воздушные, солнечные ванны, купание в открытом водоеме, закаливание по определенным методикам [31].

Занятия ЛФК проводятся в залах, оснащенных всем необходимым оборудованием, всего 69 единиц. С открытием нового лечебного корпуса, приобретением оборудования (бассейна сухого плавания, гимнастических мячей различной величины, физиотерапевтических болл, тренажеров, батутов и др.), внедрены новые лечебные методики при заболеваниях ДЦП, бронхиальной астмой, сахарным диабетом, гастроэнтерологической патологией.

С 1999 года внедрен метод биологической обратной связи на аппаратах: «Миотоник», «Кардиосигнализатор» для лечения детей с диагнозом ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. С приобретением в 2002 году тренажеров в количестве 8 (велотренажер, силовой, степпер, беговая дорожка и т.д.) открыт кабинет механотерапии.

С 2000 года открытие бассейна и с 2002 года сауны позволило повысить эффективность оздоровления детей с различной патологией. Охват детей ЛФК с 1970 года по 2002 год увеличился в 4, 5 раза.

В санатории проводится 3 вида массажа: классический, сегментарно-рефлекторный, соединительно-тканный, а с 2000 года – точечный массаж для больных ДЦП. В 2001 году в связи с открытием ванного зала внедрены лечебные методики подводного душ-массажа для больных ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. Охват детей массажем увеличился в 3, 5 раза. Одним из методов реабилитации в санатории является аппаратная физиотерапия. До 1999 года функционировало 2 кабинета физиотерапии, а в настоящее время число их возросло до 9, оснащенность – 64 аппарата. Начиная с 1999 года приобретено 27 аппаратов: «Полюс-2», «Ультратон», «Искра-1», «Луч-4», «Мустанг», «Узор-2К», что дало возможность внедрить новые виды физиолечения (магнитотерапию, лазеротерапию, дарсонвализацию, ультрототерапию) и разработать новые методики лечения больных сахарным диабетом, ДЦП, бронхиальной астмой.

В 2002 году приобретенная светохромно-лазерная установка (единственная в городе), «Спектр-ЛЦ», успешно используется для пунктурной физиотерапии при различной патологии. Ежегодно в работе отделения внедряются методики физиотерапевтического лечения, в настоящее время их 45: используются лазеро- магнитотерапия, внутритканевой электрофорез, ультразвуковое озвучивание по методу Шеиной при бронхиальной астме, рецидивирующем бронхите; методы рефлексотерапии (ЦЗЮ-терапия с применением полынной сигары) в сочетании с гальванизацией, электоростимуляцией мочевого пузыря при энурезе [32]. В 2001 году открытие ванного зала позволило внедрить лечебные ванны: хлоридно-натриевые, фитованны с ароматизированными добавками, хвойные, жемчужные, вихревые, с 2002 года гальваническую, кислородную, и души (дождевой, циркулярный, вихревой). Около 40% детей охвачены водолечением, как одним из эффективных лечебных воздействий. Лечебная база – 7 ванн. С 2000 года открыт кабинет рефлексотерапии. За последние три года используются 14 видов рефлексотерапии: корпоральная, аурикулярная рефлексотерапия, точечный, линейный массаж, ЦЗЮ-терапия (применение полынной сигары), инфрапунктура, миллиметровая рефлексотерапия и т.д. В течение заезда проводится осмотр детей по 10 врачебным специальностям: педиатрия, гастроэнтерология, неврология, отоларингология, физиотерапия, рефлексотерапия, функциональная диагностика, лабораторная диагностика, стоматология (в 1974 году – по 4 врачебным специальностям).

Оценка эффективности лечения проводится по 3 градациям: «улучшение», «без изменения», «ухудшение». С «улучшением» выписка детей в 2002 году по сравнению с 1970 годом возросла на 50%. Эффективность оздоровления детей увеличилась за последние пять лет с 95, 6% до 96%. При оценке катамнеза через 6 месяцев 32% детей вообще не болели, у 37, 5% детей частота заболеваний сократилась в 2-3 раза, в 1, 5 раза сократилась средняя длительность заболевания, на 32, 5% уменьшилось количество осложнений после перенесенных ОРВИ [33].

Маслов Геннадий Иванович работает в должности главного врача ОГУЗ «Детский санаторий» с 1997 года. Имеет высшую квалификационную категорию по специальности «Педиатрия». При его непосредственном участии разработана концепция развития санаторно-курортного лечения в ОГУЗ «Детский санаторий», в соответствии с которой санаторий преобразован в многопрофильное учреждение. За последние годы внедрено в работу более 45 новых методик лечения. Геннадий Иванович одним из первых в области организовал тематические заезды для детей, больных сахарным диабетом, врожденным пороком сердца, онкогематологической патологией. Разработал критерии эффективности для детей, поступающих на санаторно-курортное лечение. До ввода в эксплуатацию нового корпуса вся лечебно-оздоровительная работа осуществлялась только в 4-х кабинетах, после его открытия в 18-ти. Маслов Г.И. одним из первых в Черноземье организовал на санаторном этапе медицинскую реабилитацию детей-инвалидов с гемофилией, эпилепсией, ни один ребенок в течение заезда не был госпитализирован в стационар. Наряду с лечебными процедурами в санатории важное место занимает лечебная педагогика. Дарить добро и радость каждому ребенку – главное ее направление. От безграничной любви к больному ребенку зависит успех выздоровления. С 2005 года ежегодно санаторий является победителем открытого конкурса на оздоровление детей-инвалидов. В настоящее время Областное государственное учреждение здравоохранения «Детский санаторий» расположен по адресу: 308017, город Белгород, ул. Волчанская, д. 280, в благоприятных природно-климатических условиях: в лесостепной зоне, в сосновом бору, значительной удаленности от промышленных предприятий и автодороги, на берегу р. Северский Донец.

Общая площадь территории составляет 77478 м2, площадь застройки 3851 м2, парковая зона 45000 м2, на которой организованы лечебные терренкуры, имеется благоустроенный детский пляж, площадью 600 м2. [34].

В санатории функционирует 3 корпуса.

В первом корпусе проживают и оздоравливаются дети до 7 лет без родителей. Дети распределяются по двум возрастным группам, по 25 человек; в первой группе дети в возрасте от 5 до 7 лет, во второй – от 2 до 4 лет. Каждая группа имеет: столовую, игровую, раздевалку, две спальни, изолятор, бытовые помещения. Все группы уютные, теплые, оборудованы детской мебелью, в них оформлены наглядные пособия, уголок природы. Оформлен уголок для родителей, где указаны тематические занятия воспитателей с детьми, основные правила внутреннего распорядка санатория, график приема по личным вопросам, перечень приносимых продуктов ребенку, советы педиатра, психолога, логопеда, стенд для персонала «Медицинский вестник» [35].

Во втором корпусе располагается лечебно-оздоровительный комплекс, он соединен с первым теплым переходом. В этом корпусе расположены: ингаляторий, кабинет светолечения, два кабинета электролечения: высокочастотной и низкочастотной терапии, два зала ЛФК, кабинет вибровакуумной релаксации, кабинет массажа, фитобар, кабинет лазеротерапии, аэрофитотерапии, теплолечения, душевой и ванный залы, бассейн, сауна, ароматерапия, кабинет логопеда, психолога, стоматолога.

В третьем двухэтажном корпусе размещаются дети совместно со взрослыми. Палаты 2-х и 4-х местные (последние состоят из двух комнат). В этом корпусе находятся кабинеты узких специалистов: невролога, рефлексотерапевта, отоларинголога, эндокринолога, гастроэнтеролога. На первом этаже располагается галокомплекс [36].

В санатории используются следующие виды лечения:

· аэротерапия

· лечебная физкультура (кинезотерапия, бассейн сухого плавания, механотерапия)

· закаливание

· все виды аппаратной физиотерапии, пунктурная физиотерапия

· лазеротерапия

· фотохромотерапия

· массаж

· аэрофитотерапия

· фитотерапи

· кислородные коктейли

· биологическая обратная связь(кардиопульмонологический кабинет)

· лечебные ванны

· теплолечение (парафин, озокерит)

· бассейн

· психотерапия (комната психологической разгрузки)

Санаторно-курортное лечение в областном детском санатории ежегодно получают более 1600 человек, в том числе 1200 детей без родителей и 200 детей-инвалидов с сопровождающим лицом [37].

В соответствии с Федеральным законом от 22.08.04 г. №122-ФЗ, Белгородский областной детский санаторий принял участие в отборе санаторно-курортных учреждений для оздоровления отдельных категорий граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, и получил право на оздоровление детей-инвалидов. Всего за 2008 г. было оздоровлено 296 человек (148 детей, 148 родителей). В соответствии с Постановлением правительства Белгородской области от 28.01.2008 г. № 16-ПП [0] ОГУЗ «Детский санаторий» признан курортом регионального значения. В санатории в 2008 г. получают санаторно-курортное лечение 1770 человек, в том числе детей - 1258 и 512 взрослых. Из районов – 1310 человек (74%), из города – 460 человек (26%) [38].

Белгородский областной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородской области, осуществляющее санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 10 лет с различной патологией: с заболеваниями органов дыхания, сердечно-сосудистой, пищеварительной, опорно-двигательной и эндокринной систем, с вторичными имуннодефицитными нарушениями.