ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Белгородский областной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородской области

Белгородский областной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородской области, осуществляющее санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 10 лет с различной патологией: с заболеваниями органов дыхания, сердечно-сосудистой, пищеварительной, опорно-двигательной и эндокринной систем, с вторичными имуннодефицитными нарушениями.

Управление ОГУЗ «Детский санаторий» осуществляется единоличным способом управления в соответствии с Законодательством РФ и уставом. Высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрации области по согласованию с администрацией Белгородской области. Главный врач самостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатный составы, назначает и освобождает от должности работников, заключает с ними контракты или трудовые договоры. Функцией организации является сохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области. Учреждение не имеет своей целью получение прибыли.

Основными задачами деятельности учреждения являются: проведение лечебно оздоровительных и реабилитационных мероприятий, способствующих восстановлению нарушений функций организма и закреплению достигнутых результатов в лечении. Освоение и внедрение в практику новых эффективных методов лечения и организационных форм работ.

Деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Однако основным управленческим органом является регулирующим деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» является главный врач, который издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с его компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

ОГУЗ «Детский санаторий» использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству. Документы в ОГУЗ «Детский санаторий» заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Проведенное исследование документооборота на базе ОГУЗ «Детский санаторий» позволяет сделать вывод о том, что документооборот осуществляется по всем правилам и стандартам.

Обязанности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление документов на компьютере.

Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:

Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств – бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей.

Еще одно неудобство в работе с документами – отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ОГУЗ «Областной детский санаторий». Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях – когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.

Вхождение в новые экономические условия требует новых знаний от специалистов самого разного уровня, в том числе и от секретаря. Сегодня уже никого не удивишь наличием дипломов о двух и более образованиях, а также свидетельств и сертификатов о повышении квалификации. Происходит пересмотр профессиональной самооценки работниками разных уровней, а в частности и секретарям. Наиболее востребованными на рынке труда становятся те из них, кто владеет иностранными языками, а также специальными знаниями в экономике, менеджменте, маркетинге, психологии, имеет отличные навыки работы на ПК. Именно такие специалисты утверждают свои позиции в организации как компетентные помощники руководителя. Именно с учетом этих требований мы и разработали должностную инструкцию секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий», которая содержит полный перечень квалификационных требований, права, обязанности секретаря, а также определяет меру его ответственности за те или иные действия (совершенные или несовершенные).

В ходе написания дипломной работы нами была достигнута поставленная цель: изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Областной детский санаторий». Достижение этой цели стало возможным благодаря решению следующих задач: изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Областной детский санаторий»; изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами; проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя; разработать должностную инструкцию для секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».