Должностные обязанности. Секретарь главного врача:

Секретарь главного врача:

3.1. Осуществляет планирование рабочего дня главного врача, его информационное и документационное обслуживание.

3.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, предоставляемых на подпись руководству учреждения.

3.4. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5. Обеспечивает главного врача необходимыми для работы информационными и справочными материалами и документами; готовит для главного врача информационные и аналитические документы (обзоры, рефераты, справки, аннотации).

3.6. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

3.7. По поручению главного врача готовит проекты приказов, писем и других документов, готовит ответы на поступившую корреспонденцию.

3.8. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как государственными, так и коммерческими) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности учреждения (телефон, факс и т.п.).

3.9. Организовывает телефонные переговоры главного врача, записывает в его отсутствие телефонограммы и доводит информацию до главного врача.

3.10. Принимает и передает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и др.)

3.11. Выполняет работы по подготовке совещаний и заседаний, проводимых главным врачом: участвует совместно с главным врачом в соответствии повестки дня, обеспечивает рассылку повестки дня и приглашения участникам, обеспечивает ведение и оформление протоколов заседаний.

3.12. Ведет прием посетителей.

3.13. Вызывает на прием к главному врачу заместителей главного врача и других работников учреждения.

3.14. Выполняет работу по документационному обеспечению кадровой деятельности учреждения:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных удостоверений;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.15. Обеспечивает выполнение машинописных и копировальных работ.

3.16. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения.

3.17. Систематизирует и хранит документы учреждения.

3.18. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.19. Организует оперативное копирование и тиражирование документов.

3.20. Осуществляет организационно-техническое обеспечение командировок главного врача (участвует в подготовке программы командировки, оформляет командировочное удостоверение, заказывает авиа- железнодорожные билеты, бронирует места в гостинице).

3.21. Следит за приближением юбилейных и праздничных дат, составляет поздравление от имени учреждения.

3.22. Обеспечивает рабочее место главного врача необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, необходимые для его эффективной работы.

3.23. Выполняет отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.

ПРАВА

Секретарь главного врача имеет право:

4.1. Запрашивать от других работников необходимые материалы и информацию, а так же объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO).

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности учреждения, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности учреждения.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми сотрудниками учреждения по вопросам исполнения своих должностных обязанностей, проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

4.10. Использовать компьютерную и офисную технику учреждения для обеспечения выполнения своих должностных обязанностей.