Деловая переписка.

Тема 3.

Деловая переписка - основа делового общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и т.д. и т.п.

Помните, неправильно, неаккуратно, с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он - чиновник. Это раздражение, естественно, переносится и на автора письма. К такому письму не хочется серьезно и внимательно относиться. Автор такого письма не вызывает сочувствия. К сожалению, так устроена человеческая психика.

1. Поводы для делового письма

Существует неограниченное множество поводов писать деловые письма. В деловом мире наибольшее распространение получили письма, которые служат основой деловой корреспонденции. Укажем основные виды таких писем.

· В письмах-извещениях всегда что-либо предлагается, о чем-либо извещается или сообщается. Это могут быть уведомления о служебных изменениях и новых расценках, сообщения о презентации фирмы, открытии выставки, предложения услуг и т.п. Ключевые слова: " сообщаем", " извещаем", " доводим до Вашего сведения", " ставим Вас в известность", " информируем". Эти ключевые слова - глаголы первого лица. Форма страдательного залога здесь нежелательна, например " сообщается" вместо " сообщаем", ибо она вносит неясность в вопрос, от кого исходит действие. Особой разновидностью письма-извещения является информационное письмо. Цель такого письма - своевременная информация адресата о факте. Объем информационного письма может быть самым различным (от справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц). Информационные письма в последние годы всё чаще используются как средство пропаганды деятельности конкретной организации или фирмы. Информационное письмо обычно подписывает руководитель организации, фирмы или предприятия. Однако в зависимости от важности описываемых событий его может подписать и другое менее значимое должностное лицо (референт или секретарь).

· Когда возникает необходимость сообщить деловую информацию одного и того же содержания в несколько адресов, составляются и рассылаются циркулярные письма. Отправителем циркулярных писем является руководящая фирма или организация, которая информирует дочерние фирмы или другие подчиненные организации по какому-либо вопросу или передает им соответствующие распоряжения. Написание в письме заголовка " Циркулярное письмо" устраняет необходимость ввода во внутренний адрес перечня организаций. Такое письмо обычно подписывается руководителем организации, а по вопросам финансовой деятельности, учета и отчетности также и главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы. Если циркулярное письмо размножается на множительном аппарате, то руководитель предприятия подписывает его на восковке. Если же его размножают на пишущей машинке, то первый экземпляр подписывает руководитель организации, а на остальных экземплярах вместо подписи ставится факсимиле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заверяющего их подлинность.

· Когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить необходимый ответ, отправляется письмо-напоминание. Такое письмо обычно состоит из двух частей: напоминание о выполнении тех или иных действий; меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Несколько реже текст письма содержит не только напоминание, но и требование выполнить взятые ранее обязательства. Ключевыми словами данного вида письма является гнездо слов, образованных от глагола " напоминать ". Когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ранее, на поле письма помещается пометка " ВТОРИЧНО". В этом случае дословно повторяется текст предыдущего письма.

· Письмо-подтверждение чаще всего используется для подтверждения факта получения документов и других материалов (телексов, писем, каталогов, образцов изделий), а также проведенного телефонного разговора или посланной телеграммы. Ключевыми словами этого типа письма является гнездо слов, образованных от глагола " подтверждать ". Такое письмо может заканчиваться предложением, просьбой или указанием. Иногда бывает желательно изложить вкратце содержание того письма, на которое ссылается отправитель. Своевременная отправка письма-подтверждения исключает необходимость в письме-напоминании.

· При пересылке документов и материальных ценностей составляется сопроводительное письмо, которое, подтверждая факт их отправки в определенный срок, является надежным средством контроля за сохранностью отправляемых документов и ценностей. Однако сопроводительные письма отправляются не во всех случаях, поскольку адрес, а также дату и индекс письма можно указать на самом документе. Отправлять сопроводительное письмо имеет смысл лишь тогда, когда оно содержит дополнительные разъяснения к прилагаемым документам или когда такие документы имеют несколько листов. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, цель отправки которого -подтвердить факт отправки договора.

· Письма-приглашения могут направляться как одному человеку, так и целой группе людей одновременно. Когда письмо-приглашение направляется большому количеству людей и причем официально, то для этого используются как готовые (типографским способом отпечатанные) тексты, так и трафареты.

· Гарантийные письма направляются для подтверждения обещаний или каких-либо условий. Они могут адресоваться как организациям, так и отдельным лицам. В отличие от большинства деловых писем такое письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. В гарантийном письме слово " гарантия" может вообще не употребляться, хотя само по себе такое письмо остается гарантийным документом, имеющим юридическое значение.

· Деловая жизнь дает очень много поводов для изложения различного рода просьб, которые получают свое материальное воплощение в специальных письмах-просьбах. В таких письмах помимо самой просьбы обычно излагается обоснование или заинтересованность в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Просьба может излагаться: от первого лица единственного числа (" Прошу..."); от первого лица множественного числа (" Просим..."); от третьего лица единственного числа (" Фирма просит..."); от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (" Дирекция и профсоюзная организация просят...").

· Деловая переписка предполагает ответы на присланные письма. Такие письма-ответы приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма, т.е. письма-запроса. Действительно, на письмо, содержащее просьбу, должен быть дан четкий ответ, будет ли такая просьба выполнена или в ней будет отказано. На письмо, содержащее предложение, также требуется конкретный ответ: принимает ли другая сторона предложение или отвергает его. В ответах на присланные письма должны быть: указаны ссылки на тему первичного письма и проставлен его индекс; соблюдена идентичность терминологии и последовательность в изложении аспектов содержания. Ни один из пунктов в письме-ответе не должен оставаться без ответа. В противном случае в письме-ответе необходимо сделать указание на следующее письмо, посвященное данному пункту, которое будет отправлено впоследствии

2. Основные требования, предъявляемые к деловым письмам:

• письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант - 1-1, 5 страницы);
• письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, излишняя эмоциональность);
• письмо не должно содержать ошибок;
• особое внимание следует уделять аккуратному оформлению текста, бланка письма, бумаге, конверту;
• нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов (лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма).

1. Правила оформления деловых писем.

Правильно оформленное письмо - показатель компетентности и серьезности Вашей организации для органов власти и бизнес-организаций. Поэтому при оформлении писем важно соблюдать следующие правила:

· письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные об организации для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ. Если у организации есть бланк, это повышает ее статус в глазах адресата;

· необходимо помнить о стандартных полях: (левое - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм) и не допускать " забегания" букв на поля или даже за поля. Поля - не прихоть, они нужны для резолюций, удобства чтения и архивирования;

· в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации. Номер письма говорит о том, что в организации есть хоть какое-то делопроизводство;

· необходимо придерживаться определенного стиля письма. Это может быть абзацное или блочное письмо. Главное - придерживаться единого стиля во всем тексте. Более современным является блочный стиль;

· рекомендуемый шрифт для оформления писем - Times New Roman Cyr, кегль № 12-14, межстрочный интервал - 1-2. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении, т.е. шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой;

· важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. В зависимости от этого могут применяться различные стили оформления адресата (см. Приложение 1). Главное - правильно указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение;

· в письме не должно содержаться более четырех адресатов, слово " копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. " Копия" для адресата означает более низкий статус, а это адресату неприятно;

· в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, " Об уплотненной застройке в Ленинском районе…"), для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма;

· текст письма должен начинается с обращения к адресату. При абзацном типе письма - обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству (" Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии (" Уважаемый г-н Иванов! "). В органах государственной власти принято после обращения ставить восклицательный знак, но допускается также после обращения ставить запятую;

· текст письма состоит из трех частей: первая - причины, основания для обращения; вторая - выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья - заключительная фраза, формулировка вежливости (" С уважением", " С благодарностью" и т.п.). Не забывайте четко написать о том, чего именно Вы хотите, не забывайте и о третьей части;

· при наличии приложений до подписи пишется слово " Приложения" и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;

· при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи;

· внизу листа, как правило, указывается исполнитель, чтобы адресату можно было непосредственно с ним связаться, обычно - фамилия и телефон;

· при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа. Но, чем меньше страниц, тем лучше;

· печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

1. Речевая культура делового письма

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что непринятым. Деловая переписка долгое время сохраняла форму личной переписки и потому велась от первого лица. Со временем отношения между деловыми партнерами приобретали общественный характер, вследствие чего форма частного письма все чаще вступала в противоречие с общественной сущностью деловых отношений. Это, в конечном счете привело к значительным изменениям при использовании в деловой переписке словесных формул для выражения делового этикета. Такие изменения выразились не столько в " упрощении" делового письма, т.е. в отказе от отдельных традиционных выражений словесной вежливости, сколько в замене их современными устойчивыми словосочетаниями. Уже сложились устойчивые формы обращения, изложения просьб, напоминаний, отказов, гарантий и т.п. Но речевой этикет проявляется также при использовании место-имений, форм залога глагола, вводных слов, обращений и т.п. Рассмотрим эти формы речевого этикета более подробно.

Начнем с употребления местоимений. Информация, представленная в деловом письме, настолько стандартна, что ее выражение через личное восприятие совершенно не оправдано. В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений и организаций. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного " я", сколько от собственного " мы". Но местоимение " мы" в деловом тексте обычно не пишется, поскольку окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа.

Использование местоимения " он" в деловой переписке требует особой осторожности, ибо это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности.

Выбор формы залога глагола очень важен с этической точки зрения. В качестве примера приведем такую фразу:

" Вы не выполняете принятые на себя обязательства".

И та же фраза, но с использованием страдательного залога, выглядит уже по-другому:

" Взятые Вами обязательства не выполняются".

В первом случае невыполнение обязательств вменяется в вину конкретному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения обязательств, а конкретный виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду.

Когда необходимо выделить юридическое или должностное лицо как источник предписываемых или фиксируемых действий, используется действительный залог глагола. При этом фраза, как правило, начинается с подлежащего, а сам глагол употребляется в настоящем времени, например: " Юридическая служба фирмы разъясняет..."

Страдательный залог используется в случаях, когда само действие имеет гораздо большее значение, чем его источник (например: " Оплата гарантируется", " Письмо отправлено", " Ваша телеграмма получена"), а также тогда, когда источник действия вполне очевиден (например: " Сроки начала работ еще не определены").

Выбор вида глагола также имеет отношение к нормам деловой переписки. Когда необходимо подчеркнуть нежелательность или незаконность действий, которые происходят постоянно или совершаются неоднократно, используется несовершенный вид глагола, например:

" Ваши сотрудники постоянно нарушают технику безопасности".

Если же нужно подчеркнуть, что действие уже совершилось, используется совершенный вид глагола, например:

" Коллектив сборочного цеха уже приступил к своей обычной работе".

Вводные слова и обороты позволяют внести различные оттенки в тон служебной переписки. При помощи таких слов и выражений можно, например, понизить напряженность тона изложения, что видно при - сопоставлении следующих примеров:

" Просим выслать техническую документацию, находящуюся в Вашем отделе".

Эта же фраза, но с вводным словом:

" Просим выслать техническую документацию, находящуюся, по-видимому, в Вашем отделе"

сразу снимает категоричность высказывания и делает его более тактичным. Если сравнить две фразы:

" Ваша просьба не может быть удовлетворена"

и

" К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена",

то можно сделать вывод, что вторая, с точки зрения норм этикета, является более предпочтительной, так как выражает большее уважение к адресату. Насколько вводные слова снижают сухость деловой переписки и придают ей оттенок уважительности, можно видеть на примере такой фразы:

" Фирма просит, если это возможно, прислать своего представителя на заседание экспертной комиссии по качеству нашей продукции".

С помощью вводного предложения можно указать на связь с предшествующей перепиской и тем самым показать не только хорошую осведомленность адресата относительно затронутого вопроса, но и выразить уважение к нему за интерес к делам своего партнера, например:

" Как Вам уже известно, мы очень заинтересованы в приобретении продукции Вашей фирмы".

Таким образом, использование вводных слов и предложений помогает устранить излишнюю категоричность и сухость деловой переписки, а также дает возможность внести в нее элементы не только доброжелательства и уважительности, но и деликатности в обращении с партнером, т.е. умение щадить его профессиональное самолюбие.

В деловой переписке наиболее распространенной формой обращения является слово " уважаемый" (или " уважаемые"). Восклицательный знак после обращения указывает на то, что письму придается особенно важное значение, а запятая после обращения придает письму будничный характер. Среди лиц одной профессии наиболее предпочтительна форма обращения " Уважаемый коллега" (или " Уважаемые коллеги "). Одно слово " коллега " без слова " уважаемый " придает письму нейтральный тон. " Дорогие коллеги " - форма более эмоциональная и чаще всего используется в письмах-поздравлениях.

В тех случаях, когда деловое письмо не является официальным документом, а носит личностный характер, в обращении указываются только имя и отчество. Включение же в обращение такого письма еще и фамилии адресата придает письму вежливо-официальный характер.

Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснование решения и само решение. Расположение этих частей в письме может быть различным. В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять выгодного партнера. Прежде чем вынести отрицательное решение, необходимо вначале подробно объяснить, чем оно вызвано. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления. Действительно, ведь ему предшествовало убедительное логическое обоснование, облеченное в форму, не ущемляющую профессиональное самолюбие партнера.

Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность - чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: " Не откажите в любезности...", так как для современной деловой корреспонденции скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.

Нередко при составлении писем нарушаются демократические традиции деловой переписки. Чаще всего это наблюдается в тех случаях, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату, например: " Направляем Вам последний вариант проекта трудового соглашения... Просим рассмотреть и утвердить". Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть, и не утверждено.

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания, например, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор (в крайнем случае - его заместитель). Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписано директором.

Заканчивая разговор об этических нормах деловой переписки, стоит упомянуть и о ложном этикете делового общения. Суть, его заключается в том, что составители писем-ответов, руководствуясь только коммерческими соображениями, в угоду своим профессионально малокомпетентным партнерам стараются придерживаться их же нестандартной терминологии. Именно эта практика конъюнктурного соблюдения ложного этикета является одной из главных причин терминологической неупорядоченности и лексической засоренности языка деловой переписки.

Написав письмо, удостоверьтесь, что в нем есть ответы на 5 вопросов:

• цели вашего письма. Почему вы к нему обращаетесь и что вы от него ждете?
• Кто вы? Как клиент узнает об этом?
• В чем предмет предложения?
• Куда следует обратиться для ответа?
• Когда и каким образом следует ответить?

1. Электронная переписка

5.1. Получение писем

· Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Разумеется, СПАМ здесь не рассматривается.

· Если ваша деятельность не является менеджерской – проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.

· Если вы менеджер – ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2..3) минуты.

· Вам пришло письмо. Если вы очень заняты – оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро оценить, требует ли письмо срочного ответа или может подождать немного.

· Если вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, – ответьте сразу. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.

5.2. To, CC, BCC

• Следует видеть, понимать и правильно использовать поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.
• «To» («Кому») – письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресовано этому получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос – вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель – ответить должны именно вы.
• «СС» («Копия») – получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
• «BCC» («Скрытая копия») – поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
• При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем») – это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
• Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более 2х адресатов – это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить.
• Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «To» («Кому») более 2х адресатов - на письмо отправленное всем, вы не получите ответа ни от кого.

5.3.Subject (Тема)

• Не оставляйте его пустым! Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни (!) писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.
• Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание/тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас или новичка или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
• Когда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные! Отвечайте про встречу на письмо с темой «Встреча во вторник, 18.04» и про материалы на письмо «Материалы для полиграфии».

5.4. Proirity (Важность письма)

• Если письмо содержит текст договора, информацию о срочных изменениях или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь – используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
• Не используйте напрасно «высокая» важность – «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
• Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

5.5. Написание письма (ответа)

· Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать просто имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.

· Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.

· Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем из мобильных условий. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки – прилагайте текст ответа аттачем.

· Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным.

o Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи или имя файла).

o Лаконичность – некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает – и это видит ваш корреспондент.

o Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.

o Деловая переписка это не место для упражнений в эпистолярном жанре и не место для выражения эмоций. Для этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общения. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.

o Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.

o Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенный и точный ответ.

o Текст не должен содержать ошибок! Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной, как и общий уровень образования.

o Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки, в конце концов.

o Цитируйте текст оригинального письма. Как вы думаете, что бы это (ниже) значило? Я тоже не знаю…

To: Андрей Грищенко
Subject: Re[6]: Re: Re: Вопрос

Ok!

Вася

o При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!

o Если ваши ответы по пунктам – отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ. Попробуйте найти ответы тут:

> предлагаем заменить логотип на прилагающийся,
> так как этот сильно пестрый на фоне
не нашли логотипа в аттаче
> надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»!
> иначе нас неверно поймут
надпись поправили, извините
> и последнее…

и вот тут:

> предлагаем заменить логотип на прилагающийся,
> так как этот сильно пестрый на фоне

не нашли логотипа в аттаче

> надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»!
> иначе нас неверно поймут

надпись поправили, извините

> и последнее…

5.6. Вложения (attaches)

• Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2…3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера – уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или влезет ли в почтовый ящик. У некоторых могут быть вообще dial-up модемы.
• Не вкладывайте в письма EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR файлы – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
• Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и пр. – они запускаются при включенном автопросмотре у получателя, что может доставить ему некоторые неудобства.
• Воздержитесь от вложений сомнительного содержаний (порно и пр.) – во-первых, ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

5.6. Электронная подпись (signature)

· Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.

· Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна выключать в себя минимум вашу фамилию и имя, и желательно телефон, электронный адрес, имя/адрес компании и ее сайт.

· Имейте 2 варианта signature – для инициативных (собственных) писем и ответов. Для ответов достаточно просто:

С уважением,

Андрей Грищенко