Технология организации туристских выставок

Выставочно-ярмарочные мероприятия являются существенным звеном полноценной рекламной кампании. Участие в отраслевых выставках сегодня является непременной составляющей успешной деятельности фирмы, в особенности для предприятий сферы туризма, одной из самых активно развивающихся отраслей экономики.

Под ярмарками историческими понимались регулярные торжища широкого значения; рынок, регулярно, периодически организуемый в традиционно определенном месте; сезонная распродажа товаров одного или многих видов.

Выставка определялась как публичная демонстрация достижений в области материальной и духовной деятельности человека.

Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и сторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

При организации выставочной деятельности выделяют три этапа:

1. Предварительный этап включает принятие решения и подготовку приказа о проведении выставки. На этом этапе создается выставочный комитет и формируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в выставке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы типа пригласительных билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия. При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия выставки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте выставки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.

2. Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников выставки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется, и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике выставки. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных выставочных торгов, презентаций и др.

3. Заключительный этап включает в себя подведение итогов с выделением положительных и отрицательных сторон в работе выставки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе выставочной торговли.

Для общего руководства конкретной выставкой образуется выставочный комитет. В его состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Выставочный комитет определяет состав участников выставки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение выставки.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение выставочного комитета отчёта о деятельности и баланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования выставки.

На выставке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров.

Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на выставке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения выставки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов, после определения цели, до выставки и на период выставки составляются:

· план деятельности;

· назначаются ответственные лица;

· определяется порядок организационных мероприятий и программ;

· учитываются возможные потребности в дополнительных силах и материалах;

· план выставки;

· базовые расходы (согласно текущим расценкам).

После окончания выставки проводится учет и анализ прошедших событий, и делаются выводы для использования в дальнейшем.

При подготовке к выставке, составление плана деятельности просто необходимо. В плане деятельности детально расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета `ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ'. В ней указываются все реквизиты фирмы (адрес/телефон/факс, номер расчетного счета, и т.д) Суть заявки -предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество. Так, например, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала.

Другая сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Необходимо заранее продумать экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом? Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы.

Проведение выставки.

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Это может быть абсолютно одинаковая для всех фирменная униформа с символикой, кепочки, значки, ручки. Или контрастная одежда. Нужно решить заранее, что еще интересует вас на выставке? Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Работа после окончания выставки. Участие в выставке - это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов). По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах. Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки. Не стоит забывать и о прессе. Журналистам высылаются отчеты о выставке и проведенных презентациях, фотографии.

Анализ результатов участия в выставке. Итоги выставки можно условно разделить на 2 группы:

· Коммерческие итоги - касаются объективных показателей: количество посетителей, осмотревших экспозицию фирмы, объем заключенных контрактов, количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.

· Организационные итоги - подводятся на основе оценки всех участвовавших в подготовке проведении мероприятия и анализа ряда вопросов, перечень которых зависит от специфики выставки, целей участия в ней, особенностей продукции компании и т.д.

Подведение организационных и коммерческих итогов позволяет сделать определенные выводы в отношении эффективности участия в выставке. Одной из наиболее распространенных ошибок подведения итогов участия в выставке является то, что выводы экспонентами делаются сразу же после закрытия экспозиции - тем самым игнорируется возможность заключения «послевыставочных» соглашений. Выставка «живет» еще много месяцев после своего закрытия, в течение которых кажущиеся незначительными контакты могут развиться в широкомасштабное коммерческие отношения, и наоборот.

Выставочные мероприятия позволяют предприятиям тур индустрии:

· продемонстрировать потенциальным клиентам новые услуги и возможности, предложения, направления путешествий;

· привлечь внимание к предлагаемым туристским продуктам;

· расширить представления гостей, в т.ч. иностранных партнеров и клиентов (туристов), о стране / регионе, проинформировать о туристской политике и мерах, направленных на обеспечение устойчивого развития туризма в стране / регионе;

· установить контакты с представителями туристских администраций и предприятий, заключить договоры о сотрудничестве и продажах;

· установить контакты с представителями средств массовой информации, воспользоваться возможностью с их помощью расширить представления потенциальных партнеров и клиентов о туристском потенциале страны / региона;

· изучить передовой опыт организации туризма и его рекламы;

· проанализировать предложения и политику фирм-конкурентов;

· определить существующий спрос на туристические продукты, услуги, направления, сделать прогноз развития спроса;

· получить информацию о состоянии конъюнктуры туристического рынка;

Свой вклад в развитие сферы туризма и физической культуры вносит специализированная выставка «Туризм и отдых», которая ежегодно проводится в Волгограде, и объединяют ведущие компании этих отраслей. Участники выставок демонстрируют все самые перспективные направления туризма, физической культуры и активного отдыха, охоты и рыболовства, существующие на сегодняшний день.

Международные туристские выставки

ITB - международная туристическая биржа в Берлине.

WTM (World Travel Market) - Всемирная туристическая биржа в Лондоне;

FITUR - международная туристская выставка-биржа в Мадриде - одна из крупнейших в мире выставок.

Mitt - международная выставка «Путешествия и Туризм» в Москве. Это самая крупная в России ярмарка выездного туризма.

Международная Туристская Ярмарка MITF, проводимая Комитетом по туризму города Москвы, стала традиционной и зарекомендовала себя как одно из значительных событий в мире российского турбизнеса.