Определение приоритетов и отсеивание лишнего

В течение рабочего дня любой руководитель выполняет дела, которые можно разделить на четыре большие группы по степени важности и срочности. Эйзенхауэр, один из президентов Америки, выразил это деление дел в виде простой схемы, изображенной на рис. 14.2.

Обратим внимание на то, что срочной бывает работа, связанная с какими-то ЧП, жалобами потребителей, требованиями вышестоящих руководителей, т.е. срочность дела определяется другими людьми.

Часть этих дел настолько важны, что, не выполнив их, Вы рискуете создать себе крупные неприятности. Это дела важные и срочные, на самом деле таких большинство.

Еще один вид срочной работы – ответы на телефонные звонки, разбор электронной почты, чтение корреспонденции – также важен, но может быть поручен другим людям, это срочная неважная работа. Если есть возможность, необходимо делегировать эти обязанности другим людям, если нет, то нужно отвести для нее определенное время.

Есть деятельность несрочная и неважная – разговоры с коллегами, пустые споры, питье чая или кофе, разговоры в курилке – деятельность, которая позволяет потратить очень большое количество времени. Возможно, иногда нужно принимать участие в подобных «мероприятиях», однако нужно понимать, что, пытаясь снять, таким образом, напряжение, связанное с нежеланием делать какую-либо неприятную работу, человек повышает уровень стресса.

Существуют дела, которые являются несрочными сейчас, поскольку связаны с отдаленной перспективой, но они соответствуют целям, поэтому, безусловно, важны. Это важные несрочные дела. Именно они делают человека победителем. На них нужно выделить определенное время и ежедневно делать хотя бы небольшой шаг, продвигающий в направлении цели. Выделение времени на такого рода работу позволит избавиться от стресса, потому что возникнет осознание того, что каждый день делается что-нибудь очень важное.

Дела переходят из категории важные несрочные и становятся срочными важными часто из-за того, что их не выполнили вовремя. Введение планового выполнения таких задач сведет к минимуму вероятность авралов.

Рис. 14.2. Матрица Эйзенхауэра

Частный случай применения этого правила на практике - принцип Парето. Парето – известный экономист обратил внимание на следующее:

20% всех клиентов дают 80% всей прибыли;

20% деталей дают 80% неполадок;

20% всех дел дают 80% результата.

Опытные руководители используют в своей деятельности этот принцип, уделяя основное внимание именно этим 20%, остальные делают по принципу «что осталось».

Планирование времени. Создание реалистичных, работающих планов. «Пожиратели времени» и «пожарные случаи»

Планирование времени вносит в деятельность человека некоторую определенность, предсказуемость. При всей своей кажущейся простоте этот метод помогает добиваться целей только в том случае, если осуществляется правильно, соблюдением нескольких очень важных моментов.

1. Поставлена не только основная, стратегическая цель, но и определены задачи, этапы достижения основной цели;

2. Определены конкретные действия, от которых зависит решение поставленных задач (этапов) и которые постепенно, шаг за шагом ведут к намеченной цели. При этом, чем грандиознее цель, тем более подробно, тщательно нужно продумывать этапы;

3. Создана система социальной поддержки.

4. Определены критерии, признаки, по которым мы сможем узнать, что цель достигнута.

5. Продумана система вознаграждения за «победу».

6. План записан на бумаге.

Начинать планирование нужно с глобальных целей и больших временных промежутков, например, пять лет (или, если так далеко не заглядывать, то на год). Затем строятся планы, которые определяют менее значительные временные промежутки – полгода, месяц, неделя, день. Каждый из уровней плана должен учитывать все шесть моментов, описанных выше. Планы на более короткие промежутки времени должны быть этапами достижения цели, поставленной в плане на более длительный промежуток времени. То есть планы строятся так, чтобы каждый из них путем маленьких шагов продвигал к глобальной цели. Б.Франклин визуально представил это положение в виде пирамиды, изображенной на рис. 14.3.

Рис. 14.3. Пирамида планирования (система Б. Франклина)

Люди воспринимают день, прошедший по составленному плану, как удачный, а если план сорвался, то как неудачный. Если план не выполняется, то это приводит к дополнительному расходованию рабочего, а иногда и нерабочего времени. Выполнению плана мешают различные неучтенные обстоятельства и «пожарные случаи» или авралы. Если план составляется без учета подобных событий, то он часто оказывается неработающим.

Создание реалистичных, работающих планов

При планировании необходимо принимать во внимание несколько весьма существенных моментов.

ü Планируйте с учетом времени, необходимого для завершения каждого дела, полученного в ходе хронометража;

ü Запланированные дела должны занимать не более 60-70 % вашего рабочего времени, остальное время – резерв для незапланированных событий;

ü Выполняйте дела в плановом порядке до того, как они стали «пожарными случаями» или потребовали аврала;

ü Основное время уделяйте 20% дел, продвигающих к цели, остальные дела объединяйте или делегируйте;

ü Боритесь с «пожирателями времени»;

ü Учитывайте свое состояние.

Пожиратели времени и «пожарные случаи»

Пожиратели времени – это те явления или люди, которые забирают слишком много времени, это время проходит неэффективно, запланированная работа останавливается, настроение портится, наступают «пожарные случаи» или авралы, которых можно было бы избежать, если бы время не было потрачено впустую.

Способы борьбы с пожирателями времени (коллеги)

- Выделить определенное время, для работы над ответственным заданием, позаботиться, чтобы в это время никто не отвлекал;

- Выделить специальное время для телефонных переговоров или просмотра электронной почты, в другое время этого не делать;

- Назначить специальное время для работы с коллегами, пусть они привыкнут, что другое время занято важным делом;

- Стараться проводить все переговоры в рабочем порядке, «на бегу»;

- Приучить коллег к тому, чтобы они приходили не с проблемой, а с вариантом ее решения;

- Позаботиться о разграничении прав и полномочий, записать их, это позволит избежать ненужных споров.

Для ограничения общения с коллегами можно договориться о системе условных знаков, например: зеленый флажок – готов к общению; желтый – будет лучше, если ты зайдешь в другой раз; красный – не подходи, занят очень важной работой.

Ограничивать время посещения можно также, посещая необходимых людей самому, встречая посетителей стоя (сидя человек расположен разговаривать дольше), с помощью больших настольных часов, они разворачиваются циферблатом к посетителям со словами: «У меня есть столько-то минут!», как правило, переговоры заканчиваются раньше.

Способы борьбы с пожирателями времени (бумаги)

- Взять себе за правило разделять бумаги на три категории: немедленно выбросить, переложить в тематическую папку, немедленно ответить. Это будет способствовать расчистке рабочего стола.

- Разобраться с этой точки зрения с теми бумагами, которые уже накопились, и никогда не накапливать их больше.

- Уходя, наводить на своем столе порядок, оставив документы в порядке их приоритетности для следующего дня работы, это задел на завтра.

- Выделять на работу с бумагами определенное время, а не заниматься ими весь день.

«Пожарными случаями» называют такие ситуации, ЧП, которые заставляют нас принимать экстренные меры по спасению ситуации.

Способы борьбы с пожирателями времени («пожарные случаи»)

- Вести учет случившихся «пожарных случаев».

- Накапливать бумажную или электронную картотеку удачных решений для различных ситуаций.

- Проводить «пожарные учения», чтобы все знали свою роль в ликвидации ЧП.

- Продумывать и обязательно проводить плановые мероприятия, сводящие к минимуму возможность возникновения «пожарных случаев» и ЧП.

Еще один пожиратель времени – различного рода собрания. В наше время принято проводить совершенно невероятное количество самых разных собраний, заседаний, совещаний, и неудивительно, что многие не любят в них участвовать. Слишком большое количество собраний может приводить к нарушению работы предприятия. Однако, тема это довольно щепетильная, особенно, если Вы в этой ситуации не начальник, а подчиненный.

Способы борьбы с пожирателями времени (собрания)

- Готовить собрания, продумывать, какое наименьшее количество людей на него можно собрать, ограничиваться минимумом.

- Заранее создать повестку собрания, раздать ее участникам.

- Дать задание выступающим подготовить сообщение в рамках регламента, это дисциплинирует мысли.

- Назначить человека, который будет следить за регламентом.

- Заранее определить не только время начала, но и время окончания собрания.

- Придерживаться намеченных сроков.

- Чтобы собрания не проходили впустую, вести протокол, где записаны решения, назначены исполнители, сроки, ответственность.

- После собрания необходимо распечатать краткую версию протокола и раздать ее участникам собрания.

- Не проводить собрания только потому, что настал определенный день, если собрание не нужно, отменить его.

- Хороший вариант – «стоячие» совещания, для решения не слишком объемных вопросов. Если люди не слишком удобно устроены, они стремятся быстрее закончить прения.

- От части ненужных собраний, возможно, удастся отказаться, для посещения других – назначить ответственных, которые в краткой форме изложат их решения, третьи, наверное, придется посетить.

- Составлять списки дел, которые можно выполнять на совещании, это поможет полезно провести там время.

В целом искусство управления временем открывает широкие перспективы для создания успешной карьеры и эффективного производства и только от самого человека зависит, насколько полно будет раскрыт этот резерв личного роста и повышения прибыльности предприятия.