Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
ГОСТ р 6. 30-2003
|
|
| Оформление документов – одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения. Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов “действовали только в советские времена” или “распространяются только на госструктуры, а мы – частная компания и применять их не обязаны”. Что делать в этой ситуации секретарю? |
Действительно, в процессе работы у вас, секретарей, возникает закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Рассмотрим данную проблему на примерах.
Необходимость проставления реквизитов – иллюзия или реальность?
Допустим, ваша организация получила такое письмо.
Примет ли руководитель организации это предложение? Вероятнее всего, сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:
серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал;
неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма;
письмо составлено без соблюдения правил этикета, авторы не удосужились узнать фамилию и полностью указать должность адресата, видимо, они не уважают своих клиентов и, следовательно, могут нарушить свои обязательства;
неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.
Итак, можно с уверенностью заключить, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет.
Немаловажно и другое: сколько времени займет у секретаря организации-получателя выяснение этих вопросов? Организация-отправитель, вероятнее всего, не сможет ответить ни на один из поставленных вопросов, поскольку об этом документе нет никаких записей (письмо не было зарегистрировано), следовательно – он не существует. Сравним с другим письмом.
Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО “Прогресс” является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:
оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса;
адресовано именно нашей организации;
зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем;
доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.
Кроме того, известно, на чье имя писать ответ».
Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма) подробнее (см. таблицу).