Основные требования к оформлению кадровых документов

ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Общества с ограниченной ответственностью

«ЭлитМоторсДизайн»

Магнитогорск 2012

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в Обществе с ограниченной ответственностью «ЭлитМоторсДизайн» (далее – Общество) и направлена на совершенствование кадровой работы в Обществе.

1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника кадровой службы (далее – Управление).

1.4. Начальник Управления Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.

1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику Управления Общества.

1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:

· приказы (распоряжения);

· инструкции;

· договоры (контракты);

· акты;

· протоколы;

· письма;

· должностные инструкции;

· документы по личному составу;

· и другие.

2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.

2.3. Бланки организационно-распорядительных кадровых документов.

Все виды организационно-распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца:

· бланк приказа (приложение 1);

· общий бланк Общества (приложение 2);

· бланк распоряжения (приложение 3).

2.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, - дата его принятия; для утверждаемого документа Общества - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).

2.5. Согласование кадрового документа Общества.

Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с директором по правовым вопросам, при необходимости – с другими структурными подразделениями.

Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

2.6. Подписание кадровых документов Общества.

Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества (далее – СП) подписываются руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.

2.7. Удостоверение печатью.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.