![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Словарь терминов и определений
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Архив (ндп. [12] – архивохранилище) - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника. Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Архивохранилище (ндп. архив) - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение. Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению. Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и / или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Документ личного происхождения (ндп. личный документ) - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами. Индекс дела; номер дела - цифровое и / или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами. Наименование документа - обозначение вида письменного документа. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Профиль архива - установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов. Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Приложение 1
№ г. Пермь Наименование 1. Общие положения (цели, место подразделения в общей структуре предприятия, форма управления, чем руководствуется в своей деятельности, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие печати).2. Основные задачи.3. Функции.4. Права и обязанности.5. Ответственность.6. Взаимоотношения. Связи (регламентируются документационные и информационные потоки, основные документы, создаваемые подразделением, указывается с какими подразделениями и организациями взаимодействует, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия).
подпись И.О. Фамилия ![]() Приложение 2 Основные функции автоматизированных систем обработки Автоматизированные системы обработки документов сохраняют все основные функции делопроизводства и в то же время позволяют более эффективно, чем традиционные «ручные» технологии, организовать работу с документами, по-новому решать типовые задачи делопроизводства, ускоряя и упрощая движение управленческих документов на предприятии. Ниже представлены основные функции некоторых автоматизированных систем делопроизводства. «ДЕЛО» (ООО «Электронные офисные системы»): – регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов; – сканирование и распознавание бумажных документов; – прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа; – разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов; – обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции; – рассылка электронных документов и поручений по ним по сети; – полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов; – отправка по электронной почте исходящих документов; – архивное хранение электронных документов организации. «БОСС-Референт» (ЗАО «АйТи»): – автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов; – передача визированных документов на ознакомление и исполнение; – автоматизация сканирования, распознавания, регистрации входящих документов; – создание и хранение шаблонов стандартных документов; – создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении; – согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении; «Делопроизводство» (ЗАО «Компания ИнтерТраст») – регистрация и поиск входящих, исходящих и внутренних документов; – контроль исполнения документов и поручений; – ведение архива официальных документов; – ведение различных библиотек рабочих документов; – управление доступом; – формирование повестки дня заседаний, подготовка документов к заседаниям; – оформление протоколов; – выдача поручений по протоколам и контроль их исполнения; – подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование; – контроль исполнения ОРД; – сканирование и распознавание ОРД; – ведение картотеки; – временная выдача электронных копий ОРД по заявкам. «Документооборот» (ЗАО «ИНФОСОФТ»): – разработка экранных форм ввода реквизитов документов; – настройка алгоритмов заполнения учетных карточек; – автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам; – разработка макетов печати документов; – определение этапов обработки и операций по документам; – ведение истории исполнения документов; – создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах; – автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа; – настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов; – поиск документов по их реквизитам. «3олушка» (ЗАО «Научно-технический центр ИРМ) – регистрация корреспонденции в РКК; – поиск документов по набору атрибутов или по содержанию; – выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов; – контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров; – организация доступа к электронным копиям документов; – автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»; – возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям; – автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте; – выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения; – сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку – формирование истории движения документов.
|