Учебный центр при ИнИС ВВТ 2 страница

Откорректированная программа согласовывается уполномоченным представителем руководства по качеству и утверждается руководителем организации.
Наряду с планированием аудиторских проверок, планированию подлежат подготовка, повышение квалификации и аттестация внутренних аудиторов.
Высшее руководство организации назначает ответственных лиц за управление программой аудита, которые должны:
устанавливать, реализовывать, проводить мониторинг и улучшать программу аудита;
определять необходимые ресурсы и обеспечивать их предоставление.

СХЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВНУТРЕННИХ ПРОВЕРОК СМК
Подразделения Процессы СМК
(службы) — — —
01 ______________ - — _________ Вариант 2:
02 = — ___________ — * Проверки деятельности
_______________ — — одрачдсленмЁ по Всем пропессiм
сМк
Вариант 1:
Проверка деятельности подразделений по реализации
требований одного процесса СМК
Вариант 1 («проверка процесса») используется для проверки соответствия отдельного вида деятельности или процесса требованиям систем (ы) менеджмента и оценивания их результативности и эффективности. Вариант 1 рекомендуется на этапе разработки, внедрения и внесения изменений в СМК.
Вариант 2 («проверка подразделения») используется для проверки соответствия деятельности организационной единицы требованиям систем (ы) менеджмента и оценивания ее результативности и эффективности. Вариант 2 целесообразен только при «устоявшейся» СМК через год-два после ее сертификации. Внимание! Вариант 1 (проверка процесса), как правило, является более трудоемким и продолжительным, однако и более значимым, поскольку включает в поле своего зрения деятельность на стыках различных организационных единиц, участвующих в выполнении требований к объекту проверки. Недаром, по мнению некоторых специалистов, аудиторская проверка внутри подразделения обнаруживает и решает лишь 10 % от общего числа проблем. Важно и то, что проверка процесса ломает коммуникационные барьеры между подразделениями я поощряет участников систем менеджмента к взаимодействию друг с другом.
1.5.2. План аудиторской проверки
На основе годовой программы аудита на каждую аудиторскую проверку ведущим аудитором составляется план. ПРИМЕР ПЛАНА АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

УТВЕРЖДАЮ
Уполномоченный представитель
руководства по качеству
_______________ (Фамилия ИЮ.)
«» 2007 г.

ПЛАН АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

Основание для проверки: программа аудита СМК на 2007 г.
Объект проверки: проектирование и разработка новой продукции.
Проверяемые подразделения: отдел маркетинга, отдел главного конструктора, отдел главного технолога, отдел главного метролога, отдел технического контроля, производственный отдел.
Сроки проведения проверки: 10-12.04.2004 г.
Критерии проверки: РК 01-2002 (разд.7), пк 7.03.01-2002, ИК 7.03.02- 2002.
Цель проверки: подтверждение соответствия процесса проектирования и разработки новой продукции установленным требованиям.
Список аудиторской группы:
Иванов А.А. — ведущий аудитор,
Петров ИЮ. аудитор,
Сидоров ЕК. аудитор.
Дата представления отчета: 14.04.2007 г.
Список должностных лиц, которым должны быть представлены копии отчета: гл. конструктор, гл. инженер, зам. директора по маркетингу, гл. технолог.
Подписи:
Вед. аудитор ______ _____ ___
(Фамилия И.О.) (подпись) (дата)
Аудиторы _________ ____ ___
(Фамилия ИЮ.) (подпись) (дата)

1.5.3. Уведомление об аудиторской проверке
После разработки и утверждения плана аудиторской проверки ведущий аудитор должен официально (в форме служебной записки или извещения) заранее (например, за неделю до начала проверки) уведомить о ней владельца (руководителя) процесса или руководителя аудитируемого подразделения. При уведомлении указываются объект, цель, критерии, дата и время аудиторской проверки, или прилагают копию плана аудиторской проверки.
Внимание! «Золотое» правило аудиторской проверки: она никогда недолжна быть сюрпризом. Внезапная аудиторская проверка может препятствовать производственной деятельности, приводить кфинансовым убыткам, порождать негативное отношение к службе внутреннего аудита.
Предварительное уведомление дает владельцу (руководителю) процесса или руководителю аудитируемого подразделения побудительный мотив к улучшению процесса или состояния дел в подразделении. Однако времени от уведомления до начала аудиторской проверки (1—2 недели) явно недостаточно для исправления существенных недостатков.
Внимание! Предварительное уведомление лишает сотрудников аудитируемого подразделения возможности обнаруженные при аудиторской проверке несоответствия объяснять таким аргументом, как «Вы выбрали неудачное время проведения проверки, нехарактерное для нормальной деятельности» или «Мы не можем прервать рабочий процесс, чтобы предоставить необходимые данные».
Логика ответа аудитора на подобный аргумент должна быть такой: сотрудники аудитируемого подразделения были предупреждены о времени аудиторской проверки заранее и, следовательно, имели возможность (время) подготовиться и, если у них сейчас что-то не так, то это означает, что подобное происходит постоянно.

ПРИМЕР ФОРМЫ ПИСЬМЕННОГО УВЕДОМЛЕНИЯ
ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ
Руководителю
(Наименование подразделения)
Служебная записка

В соответствии с программой аудита на 2003 г., утвержденной (наименование документа, кем и когда утвержден), в период _____ _______ в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка.
Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.
Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения представить в отдел качества не позднее __________ (указать дату).
При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону:
Приложения:
1. План аудиторской проверки.
2. Опросный лист.

Ведущий аудитор _____ _______________________________________ С.В. Сидоров

05.02.2002

1.6. ПОДГОТОВКА К АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ
Результативность аудиторских проверок зависит от факторов, важнейшим из которых является подготовка к проверке. Тщательная подготовка аудиторских проверок во многом предопределяет их успех. Как показывает анализ, время, затраченное на подготовку, составляет от 25 до 40% от всего времени, отведенного на аудиторскую проверку. - -
1.6.1. Этапы подготовки к аудиторской проверке
1.Ознакомление членов аудиторской группы с планом проверки.
2. Распределение обязанностей в аудиторской группе.
3. Сбор и анализ документации, на соответствие которой должна проводится проверка.
4. Подготовка опросного листа (если это целесообразно) и направление его руководителю аудитируемого процесса или подразделения.
5. Подготовка контрольных вопросников.
6. Обеспечение рабочими материалами.
Этап 1. Все члены группы знакомятся с планом аудиторской проверки.
Внимание! Совместное обсуждение плана является основой для настроя группына рабочий лад.
Этап 2. Ведущий аудитор производит необходимые назначения в группе, определив конкретные задания каждому члену группы,
Внимание! В ходе аудиторской проверки допускается возможность вносить некоторые изменения в план проверки, основываясь на полученной информации.
Этап 3. Ведущий аудитор получает в службе внутреннего аудита все указанные в плане проверки документы, содержащие критерии аудита. Кроме того, при необходимости для анализа могут быть использованы материалы, относящиеся к объекту проверки: организационно- распорядительные документы (приказы, распоряжения, положения об аудитируемом подразделении, должностные инструкции сотрудников, отчеты по предыдущим проверкам и др.).
Каждый член аудиторской группы анализирует все относящиеся к его заданию документы и материалы с целью выявления наиболее существенных вопросов, подлежащих квалифицированному обсуждению с персоналом аудитируемого подразделения.
Вряде случаев анализ может быть отложен до начала проведения аудиторской проверки на местах, если это не повлечет за собой снижения результативности проверки.
Внимание! При ознакомлении с новым документом целесообразно провести его экспертизу. По результатам экспертизы аудитор должен сделать необходимые, на его взгляд, замечания и довести их до сведения разработчика документа или руководителя службы внутреннего аудита.

Этап 4. Если это признано целесообразным, ведущий аудитор или член группы по его поручению готовит опросный лист. Как правило, данный лист направляется владельцу (руководителю) процесса или руководителю подразделения вместе с уведомлением об аудиторской проверке.
Этап 5. Контрольные вопросники готовятся индивидуально каждым членом аудиторской группы, исходя из особенностей задачи, которую ему предстоит решить в ходе проверки.
Этап 6. Аудиторская группа в нужном количестве должна быть обеспечена такими рабочими материалами, как журналы аудитора, бланки протокола о выявленном несоответствии, бланки отчета (заключения) по результатам аудиторской проверки.
1.6.2. Проверка документации
Общиетребования к документации:
• документ должен быть адекватным (соответствовать) требованиям ИСО 9001 (ИСО 14001) или рекомендациям ИСО 9004 (ИСО 14004) и содержать только значимую для их пользователей информацию;
• документ должен содержать только практически выполнимые работы. В противном случае он может вызвать лишь нежелание его использовать и стать, в конечном счете, бесполезным. Иное дело, когда речь идет о работах, которые могут быть осуществлены только после выполнения определенных плановых мероприятий, необходимых для внедрения документа;
• документ должен быть адресным, те. в нем должен быть определен состав лиц и/или структурных подразделений организации, для которых исполнение документа в целом или в отдельных его положениях является обязательным;
• документ должен быть изложен в понятной для всех его пользователей форме и обеспечивать его однозначное информационное восприятие;
е документ должен быть идентифицирован, т.е. иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющие установить его принадлежность к определенной части системы менеджмента качества и (или) экологии для обеспечения его легкой прослеживаемости;
• степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу.
Управление документацией.
Объектами управления документацией выступают все документы, которые требуются для функционирования системы менеджмента качества и (или) экологии.
Внутренниедокументы, разработанныеслужбой качестваи (или)отделом охраны окружающейсреды — документы, необходимые для построения, функционирования и улучшения системы менеджмента качества (СМК) в соответствии с требованиями ИСО 9001 и системы экологического менеджмента (СЭМ в соответствии с требованиями ИСО 14001.
Внутренние документы, согласованные со службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды — документы, разработанные различными подразделениями организации по соответствующим аспектам деятельности и требующие согласования со службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды.
Внешние документы — документы внешнего по отношению к организации происхождения, обязательные или рекомендуемые для использования в области качества и/или экологии.
Ссылочные документы- внутренние и внешние документы, на которые имеются ссылки во внутренних документах и которые указывают пути достижения соответствия установленным в них положениям.

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ КАК ОБЪЕКТОВ УПРАВЛЕНИЯ

Внутренние документы СМК и СЭМ:
• политика в области качества и (или) экологии;
• цели в области качества и (или) экологии;
• руководство по качеству (руководство по экологии);
• документированные процедуры, стандарты предприятия, инструкции, методики;
• матрицы ответственности;
• документы на процессы СМК (инструкции, карты, паспорта, диаграммы на процессы, схемы (матрицы) взаимодействия процессов СМК);
• программы (планы) улучшения СМК и (или) СЭМ;
• перечни одобренных (квалифицированных) поставщиков;
• перечень специальных производственных процессов (операций);
• перечни продукции;
• перечни документов СМК и (или) СЭМ;
• организационно- распорядительные документы по качеству и (или) экологии.
Внутренние документы, согласованные со службой качества и отделом окружающей среды:
• положения о подразделениях;
• должностные инструкции;
• инструкции работников;
• планы качества;
• планы корректирующих и предупреждающих действий;
• планы улучшения процессов СМК и (или) СЭМ; • рабочие инструкции;
• технические условия на продукцию;
• конструкторская и технологическая документация;
• документы по охране труда и промышленной безопасности, по охране окружающей среды и др.
Внешние документы СМК и СЭМ:
• законодательные акты РФ;
• директивные документы органов управления;
• нормативные документы по стандартизации (технические регламенты, международные и государственные стандарты);
• документы, устанавливающие требования к продукции;
• ссылочные документы;
• стандарты;
• технологические регламенты и другая техническая документация на процессы и продукцию.

Вопросы, которые нужно выяснить при экспертизе документации

Таблица

Опросный лист
Опросный лист - анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на которые используются для предварительного оцениванияаудитируемого объекта.
Использование опросного листа позволяет:
• сократить времяаудиторской проверки;
• сделать руководителя аудитируемого процесса (подразделения) участником аудиторской проверки;
• психологически подготовить руководители аудитируемого процесса (подразделения) к работе аудиторов.
Положительный ответ на вопрос опросного листа дается только тогда, когда он может быть подтвержден документом или визуально.
Внимание! Подписанный опросный лист может выступать в качестве официального документа приаудиторской проверке и должен быть сохранен.
Правила составления опросного листа.
Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки, и охватывать наиболее существенные части этих критериев:
• вопросы должны формулироваться лаконично, четко и не двусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим;
• вопросы должны формулироваться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным «путеводителем» аудиторской проверки;
• вопросы должны предусматривать только однозначныйответ: да или нет;
• количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудиторской проверки.
Правила обработки листа:
• заполненный опросный лист должен анализироваться аудитором на предмет полноты, правильности и достоверности ответов;
• положительные ответы, которые вызывают сомнения в достоверности, должны быть рассмотрены с ведущим аудитором, а затем - с руководителем аудитируемого подразделения. Сомнения могут быть следствием следующих причин:
• неправильным пониманием вопросов сотрудниками аудитируемого подразделения;
• информацией о невыполнении требований, установленных критериями аудиторской проверки.
Ответы, вызывающие сомнения аудиторов, должны подвергаться дополнительной проверке.

Пример опросного листа представлен на рис..

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ № ___ по проведению аудиторской проверки в

Организационная единица ________________________________________________

Объект проверки ________________________________________________________

Критерии проверки _____________________________________________________

Руководитель процесса (подразделения) _________________________________

Ведущий аудитор ____________________________________________________

Рис. Пример опросного листа

1.6.5. Контрольный вопросник
Контрольный вопросник ( чек-лист) - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.
Контрольный вопросник — своеобразная «шпаргалка» аудитора.
Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.
Внимание! Аудитору следует избегать общих, недостаточно конкретных вопросов.
Пример неправильного вопроса.
•Подготовлен ли данный производственный участок к аварийным ситуациям?
Пример правильных вопросов.
По какому экологическому аспекту данный участок отнесен к категории опасных объектов?
• Какие точки контроля на участке являются критическими?
• Кто осуществляет контроль (мониторинг) данных точек?
• Где фиксируются данные контроля (мониторинга)?
• Каким образом анализируются данные контроля (мониторинга)?
• Имеется ли на участке план по предотвращению аварий, локализации и ликвидации их последствий? • Назначены ли официально лица, ответственные за реализацию мероприятий данного плана? • Соответствует ли квалификация работников установленным требованиям?
• Кто, когда и каким образом проводит учебно-тренировочные занятия с работниками участка?
• Обеспечены ли работники участка соответствующими рабочими инструкциями?

Пример возможных вопросов при проверке соблюдения требований ИСО9001 к управлению документацией и записями представлен в таблице

В качестве примера вопросов аудитора по управлению процессом могут быть следующие.

• Определены ли потребитель и поставщик процесса?
• Установлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?
• Каким образом обеспечивается управляемость процесса?
достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процесса для эффективных управленческих воздействий?
• Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?
• Обеспечивают ли производственные условия соответствие процесса установленным требованиям?
• Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?
• Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям потребителя процесса?
• Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?
• Каковы данные такого анализа?

Таблица

Пример возможных вопросов при проверке соблюдения

требований ИСО9001 к управлению документацией и записями

В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:
— разъяснять собеседнику в случае необходимости поставленные вопросы, уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов;
— запросить подтверждение положительных ответов, задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации, использовать полученные ответы для последующего анализа.

Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.
Внимание! Контрольный вопросник - методический инструмент аудитора, особенно значимый на начальном этапе его работы. Использование контрольного вопросника не должно ограничивать объем действий по аудиторской проверке, который может изменяться в зависимости от информации, собранной входе аудиторской проверки.
Контрольные вопросники необходимо систематически обновлять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения нескольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки перестают выявлять слабые места. Задаваемые аудиторами вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита» [6].

1.6.6. Журнал аудитора
Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка, проверочный лист ) — бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторской проверки.
Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки. Примерная форма журнала аудитора представлена на рис.

Рис. Примерная форма журнала аудитора

Записи в журнале аудитора могут использоваться в качестве свидетельств аудита, а также для:
•подготовки справки об обнаруженных несоответствиях;
•подготовки отчета (заключения) о результатах аудиторской проверки;
•подготовки справок о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудиторских проверках;
•подготовки предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях.

1.7. ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ПРОВЕРКИ
Внутренние аудиторские проверки следует проводить по документированным процедурам.
На рис. приводится возможный алгоритм внутренней аудиторской проверки.

1.8. ВВОДНОЕ СОВЕЩАНИЕ
Цельсовещания: Ознакомление персонала аудитируемого подразделения с планом и методами аудиторской проверки и формирование к ней позитивного отношения.
Вступительное совещание должно проводиться с участием руководителя аудитируемого подразделения или владельца (руководителя) аудитируемого процесса.
Ведет совещание ведущий аудитор.
В ходе совещания он должен:
• представить персоналу аудитируемого подразделения членов аудиторской группы; • изложить цель и задачи аудиторской проверки;
• напомнить участникам совещания о значении аудиторской проверки для обеспечения качества продукции (защиты окружающей среды);
• сообщить о способах отчетности при аудиторской проверке (протоколы о несоответствиях, официальный отчет и др.);
• ознакомить участников с графиком проведения аудиторской проверки;
• удостовериться в том, что к каждому аудитору назначен (если это необходимо) представитель аудитируемого подразделения;
• разъяснить персоналу аудитируемого подразделения, где икаким образом практически будет проводиться проверка;
• сообщить персоналу аудитируемого подразделения, что результаты проверки будут доведены до сведения соответствующих должностных лиц;
• отметить, что в процессе проверки представители аудитируемого подразделения могут задавать аудиторам любые вопросы по существу дела;
• сообщить об условиях, при которых аудиторская проверка может быть прекращена.
На вступительном совещании уточняется маршрут, время проверки и оговариваются условия соблюдения членами аудиторской группы техники безопасности в ходе проверки.
Внимание! По решению ведущего аудитора вступительное совещание может быть заменено на обсуждение условий проведения проверки с руководителем аудитируемого подразделения или владельцем (руководителем) аудитируемого процесса.