![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Общие правила написанияСтр 1 из 10Следующая ⇒
Бланк письма и оформление Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов». В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании: o название (и сокращённое наименование); o фактический и почтовый адреса; o адрес электронной почты; o контактные телефоны; o адрес сайта. Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить. Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом: o минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу; o если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху; o отдельно нумеруется каждое приложение; o в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов); o в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами; o в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись; o обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу. Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант. Общие правила написания Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента: o вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель); o содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций); o резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата). Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу. Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.
|