Получение объяснений от работника, отсутствовавшего на работе (рабочем месте)

До издания приказа об увольнении за прогул от работника необходимо затребовать письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ). Таким образом, работнику предоставляется возможность указать причины отсутствия на рабочем месте. Трудовой кодекс РФ не уточняет, в какой именно форме нужно затребовать данное объяснение. Поэтому, если работник готов представить объяснительную записку, письменное уведомление о необходимости представить объяснение можно не оформлять. Если же ситуация носит явно конфликтный характер, то данное уведомление лучше оформить письменно и вручить работнику под роспись. При его отказе от подписи необходимо составить соответствующий акт.

См. образец составления уведомления.

См. образец составления акта.

Получение объяснения от работника - один из элементов процедуры применения дисциплинарного взыскания (в данном случае увольнения). В случае трудового спора суды с особой тщательностью проверяют, был ли соблюден работодателем установленный законодательством порядок. Если работодатель не докажет, что он истребовал у работника письменное объяснение, последнего могут восстановить на работе даже при подтверждении факта прогула в суде (см. Определение Московского городского суда от 29.06.2010 по делу N 33-19184).

Если по истечении двух рабочих дней со дня предъявления требования работник не представил объяснений, то оформляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).

См. образец составления акта.

При наличии такого акта и документа, свидетельствующего о том, что объяснение у работника запрашивалось, увольнение возможно и без объяснений (ст. 193 ТК РФ). Увольнение работника в день получения требования о предоставлении объяснения признается судом незаконным (см. Определение Ленинградского областного суда от 04.02.2010 N 33-438/2010).

В случае представления объяснительной записки дальнейшие действия работодателя зависят от того, какие причины проступка в ней указаны. Если работодатель сочтет их уважительными, то работник не привлекается к дисциплинарной ответственности. В противном случае объяснительная записка становится одним из оснований для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

См. образец составления объяснительной записки.

Важно! Трудовой кодекс РФ не содержит перечня уважительных причин отсутствия работника на работе. В каждом случае вопрос об уважительности причины работодатель решает самостоятельно в зависимости от конкретной ситуации (письмо Роструда от 31.10.2008 N 5916-ТЗ).

Ситуация из практики. Работник не появляется на работе и не отвечает на телефонные звонки. Как оформить увольнение данного работника за прогул?

Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины в течение всего рабочего дня является основанием для расторжения трудового договора, в соответствии с пп. " а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (прогул). Однако увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием, при применении которого необходимо затребовать от работника объяснение (ст. 193 ТК РФ). Поэтому, если работник не появляется на работе, издавать приказ об увольнении до выяснения причин отсутствия не следует. Для их выяснения можно отправить требование о представлении объяснений письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по известному месту жительства работника. В данном случае почтовые документы (опись вложения, уведомление о вручении) будут являться доказательством соблюдения работодателем процедуры получения объяснительной записки.

После того как работодатель получит уведомление о вручении корреспонденции работнику, необходимо подождать два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). После их истечения можно оформить акт о непредставлении объяснений в определенный законом срок. При этом в нем следует указать способ затребования объяснений, а также отразить даты направления, доставки требования и получения соответствующего уведомления. Если работник не получил требование о представлении объяснений, то приказ об увольнении издавать нельзя.

В случае увольнения работника без учета данной рекомендации работодатель будет нести риски, если работник обжалует увольнение, и доказывать факт прогула, отсутствие уважительных причин и соблюдение всей процедуры увольнения (п. 38 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

Ситуация из практики. Правомерно ли увольнение работника за прогул, если он не выходит в течение месяца на работу, а отправленные на его адрес письма возвращаются в связи с истечением срока хранения?

В такой ситуации работодатель не сможет на законных основаниях уволить работника, поскольку его отсутствие не позволяет соблюсти процедуру увольнения по данному основанию.

Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Поскольку получить объяснения от работника невозможно, до выяснения причин его невыхода на работу в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12) нужно проставлять буквенный код " НН" (неявка по невыясненным причинам) или цифровой код 30 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Заработная плата за данный период не начисляется (ст. 129 ТК РФ). Иными словами, пока работник не выйдет на работу и работодатель не запросит от него объяснение причин, увольнение за прогул не правомерно.