Классификация видов документов

Классификация документовпроизводится по различным основаниям.

1. По способу фиксации информации различают:

а) текстовые документы (руко­писные, печатные);

б) иконографические документы (видео-, кино-фото­ документы, картины);

в) фонетические документы (магнитофон);

г) ста­тистические данные (сборники ЦСУ);

д) информация в машиночитаемой форме (дискеты, компакт-диски).

2. По общей значимости:

а) официальные;

б) неофициальные.

Официальные документы - это все документы, которые носят слу­жебный характер. Они подразделяются на:

· текущую документацию (переписка, директивы и т.д.);

· документы периодического характера (периодическая отчетность);

· документы непериодического характера (доклады, акты).

Более подробное описание некоторых явлений могут дать неофици­альные документы. Это письма, дневники, мемуары, результаты творчества людей.

3. По функциональным особенностям выделяют:

а) информационные;

б) регулятивные;

в) коммуникативные;

г) культурно-просветительские.

4. По форме изложения различаю документы:

а) статистические;

б) вербальные.

5. По содержанию:

а) исторические (описание событий);

б) правовые (законы, постановления, договоры);

в) научно-технические (книги, чертежи, патенты);

в) экономические (финансовые, бухгалтерские, налоговые)).

6. По степени близости к информации:

а) первичные (стенограммы);

б) вторичные (справки, обобщения).

6. По характеру инициатора различают:

а) общественные;

б) личные документы.

Личными докумен­тами называются документы, составленные частным лицом по собствен­ной инициативе (дневники, мемуары, письма и т.д.). Личные документы могут быть и основными и дополнительными источниками информации. К недостаткам личных документов относят субъективизм в изложении ре­альных событий, отсутствие репрезентативности и т.д.

Один из самых важных документальных источников в социальной работе - статисти­ческие данные. Они содержат данные в числовой форме, обычно система­тизированы, сведены в таблицы, схемы.

Статистические данные выполняют ряд функций в социологическом исследовании: могут использоваться для характеристики исторического контекста изучаемого явления или процесса; могут стать предметом специального анализа; могут обеспечивать концептуальные рамки конкретного исследовательского процесса.

Основные источники статистической документации:

· переписи населения;

· выборочные опросы населения, проводимые государственными ста­тистическими учреждениями;

· специальные выборочные опросы населения, проводимые научно-
исследовательскими организациями;

· статистическая отчетность организаций.

Очень часто единственно надежным источником информации высту­пают документы, специально созданные для целей исследования: анкеты, тесты, опросные листы, протоколы наблюдении.

Специалист часто имеет дело не с научными, а с текущими документами, содержащими какую-либо документальную информацию. Их принято называть наличными документами.

Для получения достоверной информации из документов необходимо:

1. Уяснить общую обстановку, в которой составлялся документ.

2. Выявлять намерения составителя документа.

3. Отличать описание событий от их оценки.

4. Знать метод получения первичных данных.

5. Помнить, что официальные документы более достоверны, чем неофициальные, личные более надежны, чем безличные, первичные надежнее вторичных.

Особое значение имеет отбор документов для изучения социальной ситуации. Прежде всего исследователю необходимо обратить внимание на надежность и достоверность документа. Для этого рекомендуется произвести внешний анализ документа – изучить обстоятельства возникновения документа, его исторического и социального контекста.

3. Традиционный (качественный) метод анализа документа.Специфика и методика проведения

Работа с личными и архивными документами, управленческой документацией и т.д.

В практике исследования взаимодополняют друг друга два основных метода анализа документов: традиционный (классический) и формализо­ванный, количественный метод (контент-анализ).

Традиционный метод - это метод качественного анализа, под кото­рым понимаются умственные операции по интерпретации, пониманию информации, содержащейся в документах.

Традиционный (классический) анализ документов в отличие от простого ознакомления с ними или прочтения для приобретения нового знания – это именно метод исследования, которое, как и всякое научное исследование, предполагает выдвижение гипотез, тщательное изучение материала, логики текста, обоснованности и достоверности приводимых сведений.

Такой метод позволяет опреде­лить глубинное логическое содержание документа. Метод традиционного анализа документов часто предваряет формализованный анализ, давая исследователю представления о документе.

Можно выделить два вида традиционного анализа:

• внешний анализ - анализ обстоятельств появления документа;

• внутренний анализ - непосредственный анализ документа, направленный на установление уровня компетентности автора, систематиза­цию сведений из документа.

Внешний анализ призван изучить обстоятельства возникновения документа, его контекста. Внутренний анализ – это и есть собственно изучение содержания документа.

При проведении традиционного анализа исследователь отвечает на такие вопросы:

1. Какова форма документа, его вид?

2. Каков его контекст?

3. Кто является его автором?

4. Какова надежность документа?

5. Какова достоверность зафиксированных данных?

6. Каково фактическое содержание документа?

7. Каковы цели создания документа?

8. Каково оценочное содержание документа?

9. Какие выводы можно сделать в отношении автора документа?

Основной недостаток традиционного метода анализа - возможность субъективной интерпретации материала. Данный недостаток преодолевается с помощью формализованного метода.