Только один раз, зато с толком!

Одно из моих правил гласит: «Берите каждую бумагу в свои руки лишь один раз». Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует немедленного ответа до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче придумать подходящий ответ сразу же после того, как Вы прочитали письмо. Кроме того, если Вы отложите ответ, то потратите время на вторичное прочтение письма.

Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным действиям; Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе. Иногда более правильные решения приходят в голову только после долгого размышления.

Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: «Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана». Если Вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой шажок пригодится.

Например, начальник может взять бумагу и подумать: «Это - малоприятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело закрутится». Таким образом, он хотя бы немного продвинул дело вперед, продумав следующий шаг, который он предпримет. Когда бумага вновь попадет к нему в руки, он уже не положит ее обратно, пока не наберет номер телефона.

С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необходимо. Мне жаловалась секретарь на своего начальника, который стремился достичь такого совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их по меньшей мере три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим количеством опечаток. Пусть Ваша секретарь получает от Вас готовый текст, который можно отпечатать для отправки по почте.

Прежде чем редактировать свое письмо, подумайте, существенно ли возрастет ценность отредактированного варианта, если Вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли будет, если Ваше письмо быстро попадет в руки Вашего адресата, нежели будет ожидать новой редакции.

Следующий раз, когда Вы заметите, что бесцельно перебираете бумаги, задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге. Задайте себе вопрос: «Что стоит за этой бумагой и как Вам следует разрешить возникшую ситуацию, если бы Вы постарались вникнуть в ее суть». А потом немедленно приступите к делу.