Как поднять неподъемные дела «А-1».

Допустим Вы сидите дома и только что закончили всяческие домашние дела. Через полчаса из школы вернется ваш сын. А Вам хотелось бы заняться рисованием, о чем Вы мечтали последние недели. Но вместо этого Вы моете несколько недомытых тарелок и протираете пол на кухне. В конце концов, вряд ли вы много преуспеете в Вашем рисовании, если очень скоро Вам помешают в этом деле.

Или допустим, Вы работаете и только что закончили телефонный разговор. Как только Вы положили трубку, то подумали о том, что наилучшим способом использовать имеющееся у Вас время было бы составление годового бюджета для Вашего отдела. Вы смотрите на Ваши часы. До обеденного перерыва осталось десять минут. На углу Вашего стола находится стопка канцелярской писанины, требующей Вашего внимания. Что Вы будете делать? Быстро расправитесь с бумагами класса «В»? Или используете десять минут для осуществления дела «А-1», несмотря на то, что оно кажется для Вас «неподъемным»? Или же немного пораньше начнете обеденный перерыв?

Лучший вариант - начать работу над «неподъемным делом А-1», хотя это кажется нереалистичным и даже бессмысленным. Однако вместо этого Вы, вероятно, решите убрать с пути несколько легких дел «В». Вам может показаться, что это решение не будет серьезным нарушением правильного использования времени, но на самом деле вы игнорируете то обстоятельство, что день каждого человека обычно разделен на небольшие отрезки и промежутки.

Давайте взглянем правде в глаза: большие отрезки времени попадаются нам чрезвычайно редко. Поэтому, если Вы будете делать выбор в пользу легких дел «В» вместо того, чтобы начать работу над трудным делом «А-1», то Вы лишь затянете осуществление важных целей. В большинстве случаев, когда человек избирает краткосрочные и легкие дела «В», он так поступает именно потому, что они являются краткосрочными и легкими. Вам надо сделать так, чтобы «неподъемное дело А-1» стало конкурентоспособным по сравнению с делами «В».

Но каким образом? Допустим, Вы подсчитали, что на составление бюджета для Вашего отдела Вам потребуется пятьдесят часов, а до начала обеденного перерыва у Вас осталось всего десять минут. Очевидная невозможность найти сегодня пятьдесят часов может заставить Вас отложить начало этого проекта до завтрашнего дня. Но и завтра у Вас опять не найдется пятидесяти часов. По этой причине Вы будете откладывать каждый день, пока не приблизится наступление крайнего срока, и тогда Вам придется предпринимать отчаянные усилия, чтобы завершить Вашу работу. В результате она будет выполнена Вами кое-как, потому что Вы будете делать ее в спешке. Самое главное для того, чтобы поставить «неподъемное дело А-1» под контроль - это начать работать над ним сразу же, как только Вы поняли, что оно является для Вас «делом А-1». Лучшим способом сдвинуть это дело с места будет превращение «неподъемного дела А-1» в «швейцарский сыр». Для этого Вам надо проделать «дырки» в этом деле. Такими «дырками» являются «задания немедленного исполнения». «Задание немедленного исполнения» требует пять минут или меньше того, но завершив его, Вы проделаете небольшую «дырку» в Вашем «неподъемном деле А-1». Поэтому в течение десяти минут до обеда у Вас есть время для двух заданий немедленного исполнения. Для того, чтобы определить, какими могут быть эти два задания, Вам следует: 1) составить список возможных заданий немедленного исполнения, и 2) распределить их в порядке значимости.

Вот какие «дырки» Вы можете проделать в «неподъемном деле» подготовки бюджета: 1) получить экземпляр прошлогоднего бюджета; 2) составить список людей, с которыми Вам надо связаться при подготовке бюджета; 3) договориться о совещании по подготовке бюджета; 4) пообедать с сотрудником и в ходе обеда поручить ему часть работы по подготовке бюджета. При составлении списка «заданий немедленного исполнения» необходимо учитывать, что эти задания следует ограничивать теми делами, которые можно начать быстро и легко; все эти дела должны быть так или иначе связаны с «неподъемным делом А-1».