Правила оформления распорядительных документов

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, Материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым возможно и необходимо создание распорядительных документов. Однако именно они являются наиболее характерными и стабильно требующими для своего решения издания распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: приказы, постановления, указания, решения, распоряжения. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Приказ

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ - это основной распорядительный документ.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издают только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

- подготовка текста документа;

- согласование текста;

- подписание приказа;

- доведение до сведения исполнителей.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

- действие;

- срок.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, то пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают. (См. Приложение 8)

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.

Оформляют согласование грифом согласования или листом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. (См. Приложение 9)