Личное дело

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· заявление о приеме не работу;

· анкета или личный листок по учету кадров;

· автобиография;

· копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;

· копии документов об утверждении в должности;

· характеристики или рекомендательные письма;

· трудовой контракт (договор);

· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме не работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников организации (предприятия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

УСТАВ

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращен­ное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствует­ся в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, пред­ставительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистриро­ванного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе «Акционерный капитал (уставный капитал)» опреде­ляются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговари­ваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регла­ментируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды дея­тельности, механизм отношений организаций с другими организа­циями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе фи­нансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

§ общее собрание акционеров — высший орган управления обще­ством (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

§ совет директоров — высший орган управления обществом в про­межутках между собраниями акционеров, избираемый общим собра­нием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председа­теля и на какой срок);

§ исполнительные органы — генеральный директор, исполнитель­ный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и поря­док деятельности);

§ ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанав­ливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетно­сти, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.

В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок лик­видации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотре­ния споров общества с физическими и юридическими лицами.

Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование органи­зации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистра­ции устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участни­ков. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Собранием учредителей

Открытого акционерного

общества «Веста»

(протокол от 18.12.96 № 1)

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых орга­низаций, дату регистрации, государственный регистрационный но­мер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.