Телефонограмма

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов. В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.

При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:

Ø наименование организации;

Ø наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;

Ø дата документа;

Ø время передачи-приема телефонограммы;

Ø регистрационный номер документа;

Ø ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Ø место составления или издания документа;

Ø адресат;

Ø заголовок к тексту;

Ø текст документа;

Ø подпись;

Ø отметка об исполнителе;

Ø должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;

Ø отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Ø идентификатор электронной копии документа.

Датой телефонограммы является дата се передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение. После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.