Разработка структуры документа

Приступая к работе над документом, необходимо выбрать один из режимов просмотра, переключение между которыми осуществляется с помощью команды меню Вид или кнопками переключения режимов, расположенными слева от горизонтальной полосы прокрутки:

- Разметка страницы – экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до параметров страницы (удобен при оформлении печатных документов);

- Режим чтения – режим документа, в котором увеличены размеры области, пригодной для чтения документа и создания примечаний;

- Веб-документ – текст отображается развернутым на всю страницу (удобен при оформлении электронных документов);

- Структура – документ отображается с дополнительным выделением его структуры: абзацев, заголовков разных уровней, списков;

- Черновик – представлена только содержательная часть документа, но не отображаются некоторые элементы документа (например, колонтитулы);

Режим просмотра структуры документа дает возможность представить любой документ в виде иерархической структурной схемы, позволяющей быстро просматривать и изменять логическую организацию документа.

Каждый абзац документа, включая как основной текст, так и заголовки и подзаголовки, рассматривается как отдельный элемент структуры и помечается соответствующим маркером:

- в виде символа «плюс» указывает на наличие вложенных элементов для данного элемента структуры;

- в виде символа «минус» указывает на отсутствие вложенных элементов в рамках данного элемента структуры;

- в виде символа «квадрат» указывает на то, что данный элемент является основным текстом.

При построении структуры документа Word учитывает только встроенные стили заголовков, приведенные в списке Стиль (Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.), используя номера заголовков для определения уровня этих заголовков в структуре документа и отображая заголовки с отступом 1, 25 см вправо относительно заголовков предыдущего уровня. Если встроенные стили заголовков не используются для форматирования документа, Word будет рассматривать весь текст документа как основной.

Начиная создание документа, можно использовать режим структуры для работы над структурной организацией создаваемого документа. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Ÿ выбрать вкладку Вид, далее на поле ленты Режимы просмотра документа выбрать Структура;

Ÿ ввести первый элемент структуры и отформатировать его стилем Заголовок 1;

Ÿ нажать клавишу Enter и ввести следующий элемент структуры. По умолчанию он будет отформатирован тем же стилем, однако его уровень может быть изменен, если применить другой стиль заголовка или воспользоваться соответствующими командами;

Ÿ продолжать набор текста, аналогично изменяя организацию структуры документа.

В режиме просмотра структуры документа можно ее реорганизовывать, понижая или повышая уровни заголовков или основного текста, перемещая отдельные элементы структуры вверх или вниз, не изменяя их уровень. Перемещение одного элемента сопровождается перемещением всех вложенных элементов. Элементы можно перетаскивать в вертикальном направлении для изменения их положения в документе или в горизонтальном – для изменения уровня элементов.

Перемещение элементов структуры может быть выполнено с помощью кнопок панели инструментов Структура, отображаемой в режиме просмотра структуры документа. Для этого перемещаемый элемент следует выделить щелчком по маркеру, а затем для перемещения воспользоваться одной из кнопок: повысить уровень, понизить уровень, понизить до обычного текста, переместить вверх, переместить вниз.

Word позволяет совмещать режим структуры с другими режимами просмотра документа при использовании функции разделения окна (вкладка Вид, затем на поле ленты выбрать Разделить), что дает возможность одновременно работать над структурой и редактировать текст.

Глава 4. Работа с таблицами. Закладки.