Глава 2. Методическая

К А К Н А М О Б У С Т Р О И Т Ь П Р О Т О К О Л

Режиссура официальной части праздничного мероприятия

ГЛАВА 1. ВВОДНО - ТЕМАТИЧЕСКАЯ

1. Суть проблемы

Важнейшей составляющей почти каждого торжественного мероприятия является его официальная часть. Это такой своеобразный тип зрелища, который располагается в начальной стадии праздника, требует четкой организации и выверенного порядка. Официальные части на 90% состоят из речей и вручения наград и оттого кажутся суховатыми, казёнными. Мы, постановщики празднеств, все время пытаемся придать им некую художественную форму, но строгий регламент, такого рода зрелищ, как бы сопротивляется, не поддается шлифовке.

Между тем, требования заказчиков, по этой части, растут и крепнут с каждым годом. «Сделайте нам красиво!» - заявляют они постановщикам и оставляют их один на один с вопросом в глазах: «А как?»

И действительно, а как?.. Автор почти четверть века на преподавательской работе. А в качестве режиссера поставил более двухсот торжеств, разного рода. И ни разу ему не попалась на глаза ни одной методички по поводу организации и постановки официальной части праздника. Может он один такой несчастливый?.. Может ему помогут в этом корифеи профессии?.. Интернет, в конце концов?..

«Это вряд ли» - как говаривал красноармеец Сухов

Что остается?.. Правильно!.. Полагаясь на собственный опыт и знания, создать такую методичку самим. Вперед, коллеги!

2. Что такое официальная часть?

Прежде всего, попробуем дать им этому любопытному явлению внятное определение.

Официальной частью мероприятия является серия последовательных эпизодов, где представители властных структур, вышестоящих инстанций или значимых партнеров дают публичную положительную оценку работы виновников торжества, поздравляют их с праздником и вручают награды.

Структура и содержание официальной части, обуславливается, так называемым протоколом, иначе говоря, сводом правил межведомственной вежливости. Понятие «протокол, как свод правил поведения» пришло к нам из дипломатии и активно распространяется по всем сферам внутренней общественной жизни. Поскольку ныне налицо тенденция превращения большинства корпораций в некие малые государства, со своими гербами, флагами, уставами, дресс кодами и прочей атрибутикой. И руководство некоторых крупных холдингов и монополий, подобно Губернаторам и Президенту уже обзавелось собственной протокольной службой

Протокола, в качестве некого общего, незыблемого и подсудного закона не существует. Он может варьироваться, в зависимости от местных традиций и ситуаций. Общепринято в нем одно: неукоснительное соблюдение принципа иерархии – то есть порядке подчинения низших звеньев высшим.

Предположим, на вашем мероприятии присутствуют Губернатор, Мэр и Глава района. И если вы, руководствуясь принципом душевной близости, первому предоставите слово Главе района, можете считать свою карьеру законченной, поскольку грубейшим образом нарушили иерархический порядок, данного мероприятия, где…

1 – е по важности лицо – Губернатор

2 – е по важности лицо - Мэр

3 – е по важности лицо – Глава района

Но если, ваше мероприятие называлось «Юбилей района», причем, того самого района, глава которого выступил первым, вы ничего не нарушили! Более того, соблюли второй основополагающий принцип протокола - принцип первенства принимающей стороны.То есть, Глава района в данном случае явился Главным Представителем Его Жителей – совокупных виновников Торжества, то есть первым лицом, лицом обладающим правом первого выступления.

Это значит, прибудь Губернатор или даже Президент, на юбилей обычной хлебопекарни, право первого слова, согласно общепринятым правилам вежливости (этикету) все равно бы имел начальник данной хлебопекарни.

Согласитесь, по - человечески иногда приятно поставить первых лиц на второе место.

3. Подготовка официальной части

Подготовка официальной части начинается с того, что оргкомитет праздника составляет список приглашенных гостей и первым делом тех лиц, которые могут не просто поздравить, но и наградить некоторых виновников торжества. Чьи награды, как знаки общественного отличия, будут особенно приятны работникам празднующего предприятия. Давайте рассмотрим их возможный перечень и расположим по иерархическому принципу

1. Президент РФ

2. Губернатор области или Президент Республики

3. Законодательное собрание области

4. Министерство РФ, курирующее данный сектор экономики или ведомство

5. Соответствующее областное или республиканское министерство

6. Глава Города

7. Городская Дума

8. Глава района

9. Городские ведомственные управления

10. Руководства холдинга (объединения предприятий) или головной фирмы

11. Общественные организации (фонды, профсоюзы и др.)

Приведенный иерархический перечень возможных наград и лиц, которые их вручают, наиболее полон и характерен для предприятий большого города. В небольшом городе - исчезает районный уровень.

В отличии от предприятий, у госучреждений отсутствует пункт 10 (холдинги), но вполне уместен пункт 9 (городские управления)

В сельской местности к списку добавляются награды районных собраний депутатов начальников районных управлений, глав поселений и, соответственно убираются городские пункты.

Все эти начальники либо их заместители на современном профессиональном языке называются ВИП – персонами, от английской аббревиатуры VIP - Very Important Person, что переводится как «Очень Важная Персона»

4. Работа с приглашениями и списками

Всем намеченным ВИП - персонам посылаются приглашения на праздник, а к приглашениям прикладываются списки работников предприятия (учреждения), которых необходимо поощрить. Общепринято, что эти списки должны быть небольшими, иначе, происходит девальвация их ценности, а сама церемония награждений затягивается. Списки утверждаются, на всех уровнях, расставляются по иерархическим ступенькам и только тогда, уже в сведенном варианте, посылаются на обработку сценаристу мероприятия.

Позвольте привести такой сводный список, полученный, в свое время, автором от одного опытного оргкомитета предприятия средней руки.

1. Награды Губернатора области

a. Почетные грамоты - и далее ФИО и должности 4-х работников

b. Благодарственные письма - и далее ФИО и должности 2-х работников

Вручает Заместитель Губернатора

2. Награды Законодательного Собрания Области

a. Почетные грамоты - и далее ФИО и должности 3-х работников

b. Благодарственные письма - и далее ФИО и должности 2-х работников

Вручает председатель комитета ЗСО

3. Награды Главы города

a. Почетные грамоты - и далее ФИО и должности 2-х работников

b. Благодарственные письма - и далее ФИО и должности 3-х работников

4. Награды Городской Думы

a. Почетные грамоты - и далее ФИО и должности 2-х работников

Вручает Председатель Городской Думы

5. Награды Главы района

a. Почетные грамоты - и далее ФИО и должности 7-и работников

Вручает Глава района

6. Награды Министерства РФ

a. Почетные грамоты - и далее ФИО и должности 3-х работников

7. Награды Министерства области

a. Почетные грамоты - и далее ФИО и должности 5-х работников

Вручает министр промышленности области

8. Награды руководства холдинга

a. Памятные знаки - и далее ФИО и должности 3-х работников

Вручает Представитель

9. Награды федерации профсоюзов

a. Почетные грамоты - и далее ФИО и должность 1 го работника

Вручает Председатель федерации

Может возникнуть вопрос: а почему в данном перечне Министерства РФ и области, опустились ниже города и даже района?.. Ну, во-первых, выше уже заявлялось - протокол не догма. А во-вторых, с точки зрения юбиляров, и город, и район по значимости для них стоят выше. Они тут живут, сотрудничают, платят налоги. К тому же – это представительская, выборная власть. А министерства – назначенцы. И в нынешних, рыночных условиях, предприятия, чаще всего, совершенно от них независимы.

Может возникнуть вопрос, а где же в предложенном перечне внутренние награды?.. Их что вообще не было?.. Как же так?.. Такой праздник!

5. Работа с внутренними наградами

Были, были внутренние награды - более ста почетных грамот, дипломов и премий. Но мудрый Заказчик накануне главного торжества провел на заводе и в дружественном клубе серию собраний и цеховых вечеров, где в достойной обстановке, с любовью поощрил своих работников. И тем самым снял вопрос о перегрузке главного публичного торжества. Ну, не молодцы ли?.. И такой подход должен быть правилом. Попробуем такое правило сформулировать.

Для оптимизации временного баланса, при подготовке к главному торжеству юбилея, внутренние награды предприятия или учреждения – юбиляра вручаются на дополнительном, предварительном вечере или собрании.

Об этом уместно и этически верно упомянуть на главном мероприятии. И упомянем. Но позднее

ГЛАВА 2. МЕТОДИЧЕСКАЯ

1. Протокольная арифметика

Вернемся, к перечню выступающих и утвержденным спискам награждаемых. Эта информация поступает в обработку к сценаристу мероприятия. И тут он просто обязан просчитать длительность каждого предстоящего эпизода с точность до секунды. Составить так называемый план – тайминг. Давайте, вооружимся арифмометром и посчитаем, что получается.

Итак, мы получили 7 эпизодов церемонии награждения, где 7 ВИП – персон вручают награды 36 передовикам. 7 + 36 = 43. То есть всего в эпизодах участвуют 43 реальных героя. Считаем дальше. Все эти люди должны подняться на сцену что занимает определенное время. Если оргкомитет предусмотрит их, удобную, близкую к сцене рассадку, с возможностью быстро выйти, то это не займет более 10 секунд. 43 человека х 10 секунд = 430 секунд или 7 минут 10 секунд.

Интервал 10 секунд распространяется как на ВИП – персон, выходящих с речью, так и на лиц выходящих за наградой, поскольку зачтение списка награждаемых идет с небольшим опережением, когда в момент получение награды первым уже зачитывается должность и ФИО второго и так далее

Далее. Каждый вручающий ВИП, перед награждениями, должен сказать небольшую речь по поводу торжества. Дадим им на это по 2, 5 минуты (за это время можно внятно прочесть лист А4.) и получим 17, 5 минут. Суммируем полученное – получаем 24 минуты 40 секунд

Добавляем сюда «подводки» - абзацы, которые зачитывает ведущий, приглашая на сцену ВИП – персон. Допустим, такие.

Дорогие друзья! Ваше предприятие очень значимый для города объект и представительная власть города ему всегда уделяла повышенное внимание. Сегодня вас поздравляет Председатель Городской Думы - Иванов Иван Иванович, встречайте!

Прочтите выделенный текст, и вы поймете, что длительность его звучания почти 20 секунд. 20 секунд х 7 вручающих = 140 секунд. А еще следует добавить 7 подводок на начала групп награждаемых, которые звучат примерно так