Этапы разработки автоматических И.С.

При проектировании А.И.С, вначале необходимо выбрать метод проектирования. После этого необходимо спланировать комплекс работ по созданию системы, в соответствии с типовыми этапами разработки А.И.С.

Основные понятия электронного документооборота

Документ – это совокупность трех составляющих:

1)Физическая регистрация информации

2) Форма представления информации

3) Активизация определенной деятельности

Именно некоторая деятельность и превращает информацию в документ. Документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки, при этом форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности.

Документ – это слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку.

Бюрократическая технология – это технология взаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации.

Собственно документооборот может быть двух типов:

1)Универсальный, т. е. Автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации.

2) Операционный, т. е. Ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме документов важен регламент работы с ними, т.к. работа не по регламенту отнимает больше времени, чем производственная деятельность. Правильно рассматривать документ как инструмент распределения функций между работниками.

К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:

1)полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.

2) уменьшение расходов на управление за счет высвобождения людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижения бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

3) Быстрое сохранение новых документов из уже существующих.

4) Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

5) Сокращение времени поиска нужных документов.

6) Использование автоматизированной ИС может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием, при этом управление предприятием реализует следующие основные функции:

а) обслуживание клиентов;

б) разработка продукции;

в) учет и контроль за деятельностью предприятия;

г) финансовое обеспечение деятельности предприятия.

Комплексная автоматизация этих функций требует создания единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде. Для этого в рамках предприятия требуется создать единую ИС по управлению информацией или единую систему управления документами, включающую следующие возможности:

1) возможность удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных местах;

2) возможность доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

3) возможности средств коммуникации;

4) возможность сохранения целостности данных в общей БД;

5) возможность полного текстового и реквизитного поиска информации;

6) открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и уже существующим документам, созданным в других системах;

7) защищенность информации;

8) удобство настройки на конкретные задачи пользователей;

9) возможность __________________ системы для поддержки роста организации и защиты вложенных инвестиций.

Начальным этапом создания такой системы является построение модели предметной области или модели документооборота для конкретного бизнеса или позиционирования в ней своего предприятия. Направление автоматизации документооборота – это поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами и поддержка регламента прохождения документов определяют трехмерное пространство свойств программного продукта данного класса.

Ось “F” характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности кампании или организации.

Информация из операционных документов используется при аналитической обработке и может быть получена пользователем через систему отчетов.

Ось “D” отражает необходимость организации взаимодействия, т. е. Формирования и передачи товаров, услуг или информации как внутри организации, так и вне ее.

В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабоструктурированная информация не подлежащая автоматизированной аналитической обработке. Вне взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами. Которые становятся отражением результата взаимодействия.

Ось “R” вносит в пространство документооборота регламент процессов прохождения документов, а именно – описание того, какие процедуры, когда и как должны выполняться.

Точка в пространстве осей RFD определяет состояние системы документооборота и положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.

Представив одель документооборота именно таким образом, можно, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего не достает в текущий момент и каким образом использовать уже существующие системы автоматизации.

Чем круче кривая, представленная в трехмерном пространстве координат RFD, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значение всех трех координат, тем выше уровень автоматизации на предприятии, как следствие. Тем меньше проблем с организацией своей совместной деятельности.