Классификации документов

По назначению первичные документы делятся на:

1. Распорядительные, которые содержат распоряжения на проведение определенных операций. Эти документы не являются основанием для осуществления бухгалтерских записей, но являются основанием для проведения определенных операций и составления соответствующих других первичных документов в будущем, на основании которых будут сделаны бухгалтерские записи. Примером таких документов может служить:

а) приказ о приеме сотрудника на работу. В последующем на основании этого первичного документа на сотрудника будет составляться такой первичный документ, как табель учета рабочего времени, который в свою очередь будет являться основанием для начисления и выплаты заработной платы сотруднику.

б) приказ о командировке. На основании этого документа сотруднику будет выдано командировочное удостоверение и выданы денежные средства под отчет - командировочные.

К таким документам также можно отнести и различные договора предприятия с другими субъектами хозяйственной деятельности, чеки для снятия денежных средств с текущего счета, платежные поручения, счета-фактуры и др. Например, платежное поручение является распоряжением банковской организации на перечисление денежных средств с текущего счета предприятия на счет другого СПД или органа государственной или местной власти;

2. Исполнительные (оправдательные), которые юридически подтверждают осуществление определенных хозяйственных операций и которые являются основанием для осуществления бухгалтерских записей. Примерами таких документов могут служить приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортнные накладные, накладные на отпуск материальных ценностей (расходные накладные), расчетные, платежные ведомости и др.;

3. Комбинированные, которые имеют одновременно признаки распорядительных и исполнительных документов, и которые являются основанием для осуществления бухгалтерских записей. Примерами таких документов могут служить расчеты (справки) бухгалтерии о сумме налогов, которые подлежат уплате в бюджет, решения налоговых органов о взыскании штрафов или пени и др.

По месту составления первичные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы - это те документы, которые поступают на данное предприятие от других субъектов хозяйственной деятельности или органов государственной власти. К таким документам относятся выписки банков, счета-фактуры, расходные накладные поставщиков, доверенности на получение материальных ценностей, выписанных покупателями и др.

Внутренние документы - это все документы, которые составлены на данном предприятии.

По характеру документальных операцийдокументы бывают:

- денежные;

- материальные;

- расчетные документы (расчетная ведомость).

По способу использования:

- разовые (одноразовая операция);

- накопительные.

По объему отражаемой информации:

- первичные (в момент свершения);

- сводные (обобщающие). Первичные документы для получения обобщающих данных могут объединяться в сводные.

Первичные документы должны заполняться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковой ручки; с помощью принтера; другими способами, которые обеспечивают сохранность этих записей на протяжении срока, установленного для их хранения в архиве.

В документах запрещаются несанкционированные (необоснованные) исправления и подчистки. Допущенные ошибки должны исправляться чернилами. При этом неправильная запись или сумма должна зачеркиваться таким образом, чтобы ее можно было прочитать, и сверху пишется правильная надпись или сумма. Исправление должно быть подписано лицом, которое это исправление внесло, при этом должна указываться дата исправления. В отчетности, кассовых и банковских документах (таких как платежные поручения, чеки на получение денежных средств, приходные и расходные кассовые ордера) никакие исправления и подчистки не допускаются. Если в таких документах допущена ошибка, то они должны быть аннулированы (ставится штамп или надпись " аннулировано" и подпись ответственного лица и дата), и вместо них должны быть выписаны другие. Большинство внутренних первичных документов составляются за пределами бухгалтерии, например, расходные накладные, могут составляться в отделе сбыта, накладные на внутреннее перемещение и приходные ордера - кладовщиками и т.д., поэтому ответственность за правильность составления первичных документов несут лица, которые эти первичные документы составляют.

Первичные документы подлежат проверке сотрудниками бухгалтерии в момент получения или в момент составления на наличие в них обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству. Документы также должны проверяться на наличие в них арифметических ошибок, соответствие показателей, характеризующих хозяйств, соответствие наименований товаров венную операцию, действительности. Документы без надлежащих реквизитов, с ошибками или недостоверными данными бухгалтерией приниматься не должны. Если такие документы являются внутренними, то в них возможно внесение исправлений в порядке, о котором говорилось выше.

Некоторые первичные документы могут быть действительными только на протяжении определенного периода времени. Например, доверенность на получение материальных ценностей действительна на протяжении 10 дней с даты оформления (с даты, указанной на документе, как дата его оформления), платежное поручение - 3-х дней, кассовые документы - 1-го дня. Поэтому бухгалтерам следует также обращать внимание и на этот факт при обработке документов.

Положением № 88 предусмотрено составлять на предприятиях график документооборота. Специальной формы для такого графика не предусмотрено, но в нем должны указываться лица, ответственные за составление определенных документов, сроки передачи составленных документов такими лицами в бухгалтерию, перечень лиц, которые должны визировать определенные документы, и т.д. Для наглядности приведем график документооборота на примере расходного кассового ордера.

Документация хозяйственных операций, группировка по видам и дальнейшее сохранение первичных документов составляет первичный учет на предприятии.

ООО " Солнышко"
предприятие, организация
Идентификационный код по ЕГРПОУ 11111111 " Утверждаю"

Директор Я.А.Голова
" 09" января 2013 г.
_________________
(подпись)