Тема 1. Економічна суть, значення завдання управління витратами

1.1. Суть та актуальність управління витратами

Управління витратами – це динамічний процес, який вклю­чає управлінські дії, мета яких полягає у досягненні високого економічного результату діяльності підприємства. Воно не зво­диться лише до зниження затрат, а поширюється на всі елементи управління.

Управління витратами – це відносно молода сфера наукових і практичних інтересів. Воно започаткувало свій розвиток з вини­кненням теорії витрат, яка з'явилася у другій половині XIX ст. Піонерами в її розробці були найбільш розвинуті на той час в економічному відношенні країни, до яких слід віднести Англію, Німеччину, США.

З отриманням незалежності в Україні питанням формування витрат, собівартості продукції (робіт, послуг) підприємства і ор­ганізації не надавали належної уваги. Через це, у сучасний період управління витратами, як єдиного цілісного процесу, що визначає політику підприємств та організацій, в Україні практично не існує.

Обмеження ресурсів і досяг­нення запланованої ефективності потребують постійного зістав­лення витрат і отриманих результатів. Ця проблема посилюється під впливом інфляції, коли дані про виробничі затрати необхідно повсякденно звіряти з даними майбутніх затрат, які залежать ве­ликою мірою від впливу зовнішнього середовища.

У цілому механізм господарювання підприємства визначаєть­ся ступенем керованості затратами. На рис.1.1 наведені основні елементи системи управління витратами на виробництво.

Рис.1.1. Елементи системи управління витратами і їх взаємозв’язок

В сучасних умовах лише грамотне ставлення до затрат на всіх етапах виробничого процесу дозво­лить підвищити ефективність виробництва, підвищити конкурентоспроможність підприємств будь-якої галузі.

Управління витратами як навчальна дисципліна і основа практичної діяльності керівників і спеціалістів підприємства опирається на теорію економіки підприємства, технологію та ор­ганізацію виробництва, планування, бухгалтерський облік, управління персоналом, управління якістю продукції, техніко-економічний аналіз діяльності підприємства та інші галузі знань.

Управління витратами, таким чином, є синтетичною сферою знань, де використовується термінологія і методи інших ди­циплін. Тут поєднуються інколи абсолютно незалежні одне від одного знання про роботу підприємства, виявляється їх взаємо­зв'язок і вплив на кінцевий результат діяльності підприємства — прибуток.

Сутність системи управління витратами окремі автори отото­жнюють з питаннями точного визначення величини собівартості продукції, рівня виробничих затрат та на цій основі пошуку шля­хів їх зниження. Проте це не зовсім так. Процес управління ви­тратами має на меті виявити, як саме сформувалася собівартість, які чинники мали на неї позитивний, а які — негативний вплив. Це, по-перше, а по-друге, процес управління витратами має бути направлений на прогнозування можливої величини витрат, мак­симально точне передбачення їх рівня та поточне оперативне втручання у діяльність підприємства в разі виявлення відхилень від наперед визначеного бажаного стану.

1.2. Причини відсутності системи управління витратами

Вітчизняна практика господарювання містить багатий арсенал форм і методів впливу на затрати виробництва, які є елементами планування, стимулювання та інших ланок господар­ського механізму (комплексний підхід до планів різних галузей; сис­тема планових норм; методи оцінки ефективності впровадження нової техніки; передумови для підвищен­ня якості планів; виявлення резервів зни­ження собівартості продукції, посилення режиму економії; вдосконалення системи планування зниження собіва­ртості продукції за техніко-економічними факторами; удосконалення нормування матеріальних і трудових затрат на виробництво; розвиток методів еконо­мічного аналізу собівартості продукції; методи контролю за затрата­ми).

Таким чином, вітчизняні дослідження сформували основні елементи управління витрат:

• систему калькулювання;

• теорію і практику економічного аналізу;

• техніко-економічне та виробниче планування;

• систему нормативного обліку.

Однак, система управління витратами в Україні не є повністю сформованою.

Причини відсутності системи управління витратам:

1. Основною причиною відсутності надійної системи управління затратами є розмежованість окремих функцій системи управлін­ня (на більшості підприємств завдання з управління ви­тратами вирішувались лише частково і окремо по кожній функції управління собівартістю), в той час, як управління витратами слід розглядати як завдання комплексне, яке повинно вирішуватися системно.

2. На відміну від зарубіжних країн, де раціо­налізація виробництва ґрунтувалася на точній і детальній інформації про затрати і собівартість, в нашій країні, починаючи з 1965 року, увага до проблеми контролю за витратами виробни­цтва поступово послаблювалась.

3. В умовах діючої раніше вітчизняної системи не було глобального стимулу для скорочення виробничих затрат і, відповідно, для створення оптимальної системи управління ними.

4. В умовах радянської системи управління на практиці не знайшли широко­го використання теоретичні розробки різноманітних методів об­ліку затрат тих часів.

Сучасний період характеризується високим рівнем затрат та зростанням ринкових цін. Це спонукає підприємства самостійно шукати нові шляхи виходу з кризи.

1.3. Роль і значення управління витратами в умовах ринкової економіки

Роль і значення управління витратами обумовлена такими причинами:

· необхідність раціонального використання обмежених ре­сурсів;

· забезпечення зростання прибутків за рахунок економії ре­сурсів;

· отримання синтетичного показника, який характеризує ефективність використання всіх видів ресурсів (собівартість про­дукції);

· планування ресурсів на одиницю продукції та аналіз фак­тичних витрат з метою виявлення відхилень і їх причин;

· зіставлення доходів і витрат для визначення маржинально­го доходу;

· прийняття рішень щодо удосконалення конструкції, техно­логії існуючих виробів і визначення ефективності заходів;

· вирішення питань розширення асортименту продукції, ви­користання потужностей підприємства, освоєння нових видів продукції.

Підвищення ролі управління витратами в сучасних умовах зу­мовлене необхідністю досягнення кожним суб'єктом господарю­вання оптимального рівня затрат на виробництво та реалізацію продукції, від якого залежить успішна діяльність підприємств і організацій.

Забезпечення оптимального рівня затрат дасть змогу створити належні умови для росту конкурентоздатності продукції, а також з'явиться підґрунтя для довгострокового і економічного зростан­ня підприємств та організацій.

1.4. Місце управління витратами в системі менеджменту підприємств і організацій

М енеджмент — це процес організації певної діяль­ності групи людей для досягнення поставлених перед нею цілей. Цей процес потребує координації і стимулювання дій учасників, що, у свою чергу, зумовлює необхідність існування певної влади в цій групі людей, яка може виступати як в офіційній, так і в не­офіційній формі.

Менеджмент як виробничий ресурс і як його функція безпосе­редньо впливає на формування виробничих витрат і ефективність господарювання. Ефективність менеджменту можна визначити відношенням певного результату від прийнятих рішень до виро­бничих витрат, пов'язаних з їх виконанням. У формалізованому вигляді це можна записати так:

Е = Р/В, (1.1)

де Е — ефективність менеджменту;

Р — результат (дохід, прибуток та інше);

В — виробничі витрати.

Класифікуючи формування, функціонування, управління та контроль виробничих витрат як певний цілісний механізм, виді­ляють такі основні узагальнюючі системи цього механізму: поча­ткову, традиційну, інтегровану інформаційну й систему менедж­менту витрат.

Початкова система характеризується слабким контролем ви­трат, а отже, неможливістю здійснювати нормальний процес управління ними. Ця система, як правило, є типовою для новостворених підприємств на стадії їх становлення.

На відміну від по­чаткової системи, традиційна має вищий рівень контролю й тісно пов'язана з оперативною виробничою системою. Така система використовується підприємствами, в яких зміни в технології ви­робництва є незначними, виробляється вузький асортимент про­дукції (робіт, послуг), а також з досить високим рівнем інтенсив­ності праці.

Характерною особливістю інтегрованої інформаційної систе­ми є високий рівень контролю, тісна інтеграція з оперативною виробничою системою. Однак її недоліком є не досить тісний зв'язок з організаційним оточенням.

Система менеджменту витрат базується на філо­софії менеджменту стосовно управління ресурсами підприємс­тва - матеріальними, фінансовими, трудовими й процесами їх використання. Менеджмент виробничих витрат можна визна­чити як процес планування і вдосконалення тактичних і опера­тивних аспектів бізнесу з метою досягнення поставлених стра­тегічних цілей. Основними характеристиками менеджменту витрат є:

1) зосередження на попередженні витрат, а не на їх обліку;

2) тісний зв'язок між оперативними і стратегічними цілями виробництва;

3) концентрація на оцінці прибутковості діяльності й аналізі руху готівки та витрат;

4) рівноцінне використання технологічних удосконалень і шляхів економії витрат з метою збільшення прибутку;

5) залучення в систему всіх видів витрат, у тому числі витрат з реалізації (збуту), маркетингу, загальногосподарських (адмініст­ративних).

Загалом система менеджменту витрат базується на трьох ос­новних принципах: глибокому аналізі діяльності підприємства; побудові всієї системи на оцінці витрат; постійному процесі вдо­сконалення діяльності. Завдяки цим принципам система є широкоохоплюючою, гнучкою й активною порівняно з іншими систе­мами формування, функціонування, контролю та управління витратами.

Менеджмент витрат не означає управління витратами безпосередньо як такими. Скоріше це управління діяльністю, в процесі якої виникають витрати. Тільки шляхом змін у виробничій діяльності, зміни тактики і оперативних цілей, що, відповідно, викликає попит на певні дії або знижує його, менеджер може суттєво вплинути на рівень ви­трат.

Виділяють такі стадії обліку і контролю.

1. Визначення об'єктів обліку та контролю і встановлення стандартів.

2. Забезпечення зв'язку обліку і контролю витрат з іншими системами діяльності підприємства.

3. Встановлення процедур для моніторингу фактичних ви­трат.

4. Порівняння фактичних витрат зі стандартами.

5. Аналіз відхилень фактичних витрат від установлених стандартів.

На основі обліку й контролю витрат будується система забез­печення їх зниження як один із чотирьох напрямків підвищення прибутковості виробництва. Система забезпечення зниження витрат також тісно пов'язана з життєвим циклом витрат, який, у свою чергу, має зв'язок з жит­тєвим циклом продукту.

Фазами життєвого циклу витрат є:

1. Дослідження формування витрат, що охоплює плануван­ня, аналіз ринку, дослідження самого продукту, технологічні та інженерні дослідження, оформлення потрібних документів, комп'ютерне програмування, тестування і оцінку виробничої мо­делі.

2. Процес виробництва і формування витрат.

3. Здійснення менеджменту витрат.

4. Зникнення витрат.

Як показують дослідження, на четверту фазу життєвого циклу витрат припадає менше як 5 відсотків усього їх життєвого цик­лу.

1.5. Функції управління витратами

Управління витратами на підприємстві передбачає виконання всіх функцій, які властиві управлінню будь-яким об'єктом. Функції управління витратами реалізуються через елементи управлінського циклу: прогнозування і планування, ор­ганізацію, координацію і регулювання, активізацію і стимулю­вання виконання, облік і аналіз.

Виконання функцій управління у повному обсязі по всіх еле­ментах складає цикл взаємодії керуючої (управляючої) підсисте­ми (суб'єкт управління) на керовану підсистему (об'єкт управ­ління).

Суб'єктами управління витратами виступають керівники і спеціалісти підприємства і виробничих підрозділів (виробництв, цехів, відділів, дільниць тощо).

Об'єктами управління є затрати на розробку, виробництво, реалізацію, експлуатацію (використання) і утилізацію продукції (робіт, послуг).

Загальна схема і взаємодія функцій управління витратами по­казана на рис. 1.2.

Зупинимось дещо ширше на характеристиці функцій управ­ління витратами.

Прогнозування і планування затрат здійснюють на стадії розробки (прийняття) управлінського рішення. Розрізняють пер­спективне (на стадії довгострокового планування) і поточне (на стадії короткотермінового планування) прогнозування і плану­вання затрат.

Завданням довгострокового планування є підготовка інфор­мації щодо очікуваних затрат під час освоєння нових ринків збу­ту, організації розробки і випуску нової продукції (робіт, послуг), збільшенні (нарощуванні) потужності підприємства. Це можуть бути затрати на маркетингові дослідження і науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи, капітальні вкладення. Поточні плани конкретизують реалізацію довгострокових цілей підпри­ємства.

Якщо точність довгострокового планування затрат невелика і піддається впливу багатьох факторів (інфляція, поведінка конкурентів, політики держави тощо), то короткострокове планування затрат, більш точніше, оскільки воно обґрунтоване річними, квар­тальними розрахунками

Планування витрат здійснюється з метою визначення необ­хідного рівня витрат для забезпечення ефективної роботи підпри­ємства, а також обчислення прибутку, який буде отримано за пе­вного рівня і структури витрат.

На стадії реалізації управлінського рішення найважливіша роль відводиться таким функціям, як організація, координація і регулювання, активізація і стимулювання.

Організація — елемент ефекти­вного управління, що встановлює, яким чином на підприємстві здійснюють управління затратами, тобто хто це робить, у які строки, з використанням якої інформації і документів, якими способами. Визначаються місця виникнення затрат, центри за­трат і центри відповідальності за їх дотримання. Розробляється ієрархічна система лінійних і функціональних зв'язків керівників і спеціалістів, які беруть участь в управлінні витратами, яка по­винна бути сумісною з організаційно-виробничою структурою підприємства.

Координація і регулювання затрат передбачають порівнян­ня фактичних затрат із запланованими, вияв відхилень і прийнят­тя оперативних заходів щодо їх ліквідації. Якщо з'ясовується, що змінились умови виконання плану, то затрати, які заплановані на його реалізацію, коригуються..

Активізація і стимулювання (мотивація) — це пошук таких способів взаємодії на учасників виробництва, які б спонукали до­тримувати встановлені планом затрати і знаходити можливості їх зниження.

Для контрольної стадії характерними функціями є облік та аналіз.

Функція обліку витрат полягає у спостереженні, ідентифіка­ції, вимірюванні та реєстрації фактів витрачання ресурсів у про­цесі господарської діяльності підприємства. На підприємствах облік організується за економічними елементами витрат, за стат­тями калькуляції, за місцями виникнення витрат та центрами від­повідальності.

Рис.1.2. Схема взаємодії функцій управління витратами

Аналіз затрат, складовий елемент функції контролю, допома­гає оцінити ефективність використання всіх ресурсів підприємст­ва, тобто визначити ступінь раціональності витрат та оцінки впливу факторів на їх обсяг, виявити резерви зниження затрат на виробництво та причини перевитрат, зібрати інформацію для під­готовки планів і прийняття ефективних управлінських рішень у сфері затрат. Результати аналізу є базою для планування витрат.

Розрізняють проміжний аналіз і підсумковий. Проміжний аналіз спрямований на поточне регулювання процесу виконання плану витрат. Досягнуті результати порівнюються з планом, фік­суються відхилення, на які слід звернути увагу, робляться певні висновки з прийняттям за ними відповідних заходів. Підсумко­вий аналіз пов'язаний з оцінюванням реалізації планових завдань у цілому. За його результатами розробляються глобальні заходи з удосконалення системи управління витратами.

Функція контролю (моніторингу) в системі управління ви­тратами забезпечує зворотній зв'язок, порівняння запланованих і фактичних затрат. Ефективність контролю зумовлюється кори­гуючими управлінськими діями, які направлені на приведення фактичних затрат у відповідність до запланованих або на уточ­нення планів, якщо вони не можуть бути виконані внаслідок об'єктивної зміни виробничих умов.

1.6. Принципи і завдання управління витратами

Основні принципи управління витратами вироблені практи­кою і зводяться до наступного:

· системний підхід до управління витратами (адже, недостатня увага до однієї функції управління витратами може звести нанівець всю роботу);

· єдність методів, що практикуються на різних рівнях управ­ління витратами (передбачає єдині вимоги щодо інформаційного за­безпечення, планування, обліку, аналізу затрат на підприємстві.);

· управління витратами на усіх стадіях життєвого циклу ви­робу - від створення (виготовлення) до утилізації;

· органічне поєднання зниження витрат з високою якістю продукції, робіт, послуг (необхідно вміти органічно поєднувати зниження витрат не лише без погіршення якісних параметрів продукції, але й їх покращення);

· недопущення зайвих затрат (фактів безгосподарності, наявних втрат від бра­ку, простоїв, наднормативних витрат та істотного зростання ве­личини витрат непродуктивного характеру);

· широке впровадження ефективних методів зниження затрат (нормативний метод обліку затрат або «стандарт-кост»; систему своєчасного ви­робництва, відому під назвою «канбан»; оперативний аналіз собівартості продукції з виявленням відхилень, їх причин, вину­ватців і розробкою конкретних заходів з їх ліквідації тощо);

· удосконалення інформаційного забезпечення щодо рівня затрат;

· підвищення зацікавленості виробничих підрозділів підпри­ємства у зниженні затрат (системи матеріального і морального заохочення).

Дотримання усіх принципів управління витратами створює надійні підвалини економічної конкурентоздатності підприємст­ва, завоювання ним передових позицій па ринку.

Управління витратами на підприємстві по­кликано вирішувати такі основні завдання: