Запросы.

Компоненты, рассмотренные выше, позволяют решать задачи ввода ин­формации в память компьютера, или информационного заполнения базы дан­ных. Во вторую группу задач входят задачи извлечения информации из памяти ПК, и вывода ее на экран или бумажные носители в требуемой пользователю форме. При этом необходимо помнить, что пользователю требуется не вся ин­формация, хранящаяся в базе данных, а только информация, дающая ответ на интересующий его вопрос. «За кадром» должна, как правило, оставаться и служебная информация, хранящаяся в базе данных для организации связей между таблицами (значения внешних ключей), значения полей комментариев и пр.

Запрос – это вопрос, который прикладная программа задает базе данных и в ответ получает набор записей, отвечающих определенным в запросе крите­риям и содержащих информацию из выбранных полей.

Запросы позволяют управлять данными в таблицах базы данных. Они мо­гут содержать (а могут и не содержать) условия выбора информации по опре­деляемым пользователем критериям.

Типы запросов:

• Запрос на выборку. Используется для отбора определенных данных из таблицы или таблиц.

• Перекрестный запрос. Отображает итоговые значения, получаемые из заданных полей разных таблиц.

• Повторяющиеся записи. Запрос используется для сравнения двух таб­лиц и нахождения повторяющихся записей.

• Записи без подчиненных. Запрос сравнивает две таблицы и находит все записи первой таблицы, для которых не существуют связанные записи во второй таблице.

• Запрос на создание таблицы. Этот тип запроса подобен запросу на вы­борку, но берет данные, собираемые вместе, согласно определенному критерию, и создает новую таблицу для базы данных.

• Запрос на обновление. Обновляет информацию в группе записей.

• Запрос на добавление. Используется для копирования записей из одной таблицы в другую. (Пример: перенос записей из таблицы студентов в таблицу выпускников).

• Запрос на удаление. Используется для удаления записей из таблицы.

Вычисления в запросах производятся с помощью групповых операций.

Доступные в Access функции:

• Sum - суммирует значения, найденные в поле.

• Avg. – вычисляет среднее значение из величин, найденных в поле.

• Min – отображает минимальное значение, найденное в поле.

• Max - отображает максимальное значение, найденное в поле.

• Count – Вычисляет число вхождений информации в данном поле.

• StDev – Вычисляет среднеквадратичное отклонение для значений в поле.

Результатом работы запроса является выводимая на экран таблица, со­держащая только требуемые пользователю поля, которые могут принадлежать различным таблицам базы данных, и только отвечающие его потребностям (сформулированным в запросе) записи. Для составления бумажного документа необходимо использовать Отчеты.

4.1.2.4. Отчеты.

Отчеты предназначения для печати информации из базы данных и распро­странения информации. Как и отчет о любой другой работе, данный документ должен быть максимально понятен любому, даже неподготовленному читате­лю, поэтому именно при работе с этим компонентом базы данных требуются наибольшие усилия по оформлению документа, выбору его дизайна и стиля представления информации. Как правило, ни один из автоматически генери­руемых программой документов не обходится без редакторской правки, кото­рую можно осуществить в режиме конструктора.

Режим конструктора. Этот режим предназначен для обеспечения наибо­лее полного доступа к возможностям программы при работе с любым из ком­понентов (объектов) базы данных. Он позволяет вводить имена полей, выби­рать тип данных, которые будет содержать поле и настраивать свойства каж­дого поля таблиц базы данных и форм базы данных. Устанавливать критерии выбора информации из базы данных при составлении запросов. При создании (конструировании) шаблона отчета в этом режиме можно изменять размер, цвет и начертание шрифта, которым будет напечатана информация, менять расположение полей на странице, добавлять и редактировать заголовки и над­писи. Этот же режим необходимо использовать и для того, чтобы задать тре­буемые действия по преобразованию информации, которые будет автоматиче­ски выполнять компьютер при ответе на запрос.