Етапи проведення СБУ перевірок стану обігу документів, які містять службову інформацію

«Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави»

Контроль за обігом документів здійснюється СБУ шляхом проведення планових та позапланових перевірок. Для вивчення фактичного стану усунення порушень і недоліків, які були виявлені попередніми перевірками, та виконання рекомендацій, наданих за результатами цих перевірок, проводяться контрольні перевірки.

Перевірки стану обігу документів (далі - перевірки) в організаціях, як правило, проводяться разом з перевірками стану охорони державної таємниці. Винятком можуть бути перевірки в організаціях, які не провадять діяльності, пов'язаної з державною таємницею.

Перевірки в організаціях повинні проводитися з обов'язковим попереднім повідомленням їх керівників або вповноважених ними осіб.

Перевірки проводяться комісіями Служби безпеки України (далі - комісії) у складі не менше трьох осіб.

Комісії утворюються з числа співробітників підрозділів охорони державної таємниці (далі – ПОДТ). У разі потреби до складу цих комісій можуть включатися співробітники заінтересованих органів (підрозділів)Служби безпеки України, а також фахівці інших організацій за погодженням з їхніми керівниками.

Перед початком перевірки припис подається керівникові організації, у якій здійснюватиметься перевірка, або уповноваженій ним особі та залишається в режимно-секретному органі чи управлінні справами, загальному відділі, канцелярії цієї організації.

Доступ до матеріальних носіїв службової інформації надається членам комісії за письмовою резолюцією керівника організації або вповноваженої ним особи на приписі про здійснення перевірки.

Перед початком перевірки ПОДТ проводить підготовчу роботу, під час якої вивчаються основні функції та особливості діяльності організації, пов'язані з службовою інформацією, узагальнюються та аналізуються наявні матеріали щодо стану обігу такої інформації, а також визначаються напрями перевірки.

Про заплановану перевірку організації ПОДТ завчасно повідомляє відповідні органи (підрозділи) Служби безпеки України, у сфері контррозвідувального забезпечення яких перебувають зазначені організації (далі - оперативні підрозділи).

Оперативні підрозділи відповідно до зазначеного повідомлення не пізніше ніж за два тижні до початку перевірки письмово інформують ПОДТ про додержання організаціями, що перевірятимуться, законодавства у сфері охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, можливі передумови до розголошення цієї інформації та/або втрати її матеріальних носіїв, надають пропозиції щодо порядку проведення та напрямів перевірки, а також уключення до складу комісії співробітників цих підрозділів.

За результатами вивчення отриманих матеріалів у ПОДТ складається план перевірки, у якому зазначаються напрями перевірки та конкретні питання, що підлягають з'ясуванню, визначаються розподіл обов'язків між членами комісії та терміни виконання поставлених перед ними завдань.

План перевірки підписується членами комісії та затверджується керівником ПОДТ, що організовує перевірку.

Перед початком перевірки керівник ПОДТ перевіряє підготовленість членів комісії до проведення перевірки, прводить їх інструктаж.

Термін проведення перевірки визначається керівником ПОДТ, виходячи з виду перевірки, відомостей і пропозицій, наданих оперативним підрозділом, обсягів робіт, необхідних для вивчення в організації фактичного стану обігу конфіденційної інформації, що є власністю держави, відповідно до покладених на комісію завдань, і не може перевищувати десяти робочих днів.

У разі складності перевірки її термін на підставі мотивованих пропозицій керівника ПОДТ може бути продовжений за рішенням керівництва Служби безпеки України чи його органу до двадцяти робочих днів.

Перевірка починається зі співбесід з керівником організації або вповноваженою ним особою, керівником канцелярії, начальником РСО, під час яких уточнюються особливості діяльності організації, пов'язаної з службовою інформацією, місця, де обробляється та зберігається така інформація, визначається порядок організації перевірки. За результатами співбесід, у разі потреби, головою комісії корегується завдання кожному члену комісії.

Перевірка проводиться в присутності керівника канцелярії та начальника РСО організації чи їх заступників, а на окремих дільницях - працівників канцелярії та РСО. Під час проведення перевірки можуть бути присутніми керівники структурних підрозділів організації або їх заступники.

При проведенні перевірок комісією вивчаються:

· акти попередніх перевірок, матеріали службових розслідувань за фактами розголошення конфіденційної інформації, що є власністю держави, втрати її матеріальних носіїв (якщо мали місце такі факти), стан виконання викладених у них рекомендацій;

· умови зберігання документів та роботи з ними;

· порядок складання, оформлення, друкування, обліку, приймання, розсилання (відправлення), розмноження, використання, знищення, передачі документів на архівне зберігання;

· особливості оброблення, зберігання, друкування документів з використанням автоматизованих систем;

· порядок формування документів у справи, складання номенклатури справ, їх обліку та зберігання;

· порядок поводження з мобілізаційними документами, яким надано гриф " Для службового користування";

· порядок передачі документів за кордон;

· фактична наявність матеріальних носіїв службової інформації, що є власністю держави;

· порядок охорони службової інформації, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

За результатами перевірки члени комісії складають довідки, у яких викладають відомості, одержані ними під час перевірки.

Акт перевірки складається головою комісії або призначеним ним членом комісії в термін до десяти робочих днів від останнього дня перевірки на підставі довідок членів комісії та повинен містити відомості про:

· орган Служби безпеки України, який здійснив перевірку;

· склад комісії;

· найменування організації, де проведено перевірку, відповідно до положення (статуту), його місцезнаходження;

· відомчу підпорядкованість організації, форму власності;

· термін проведення перевірки;

· результати попередніх перевірок стану обігу документів та висновки, надані за їх результатами, вжиті заходи щодо усунення недоліків і порушень, виявлених під час цих перевірок;

· осіб, які були присутніми під час перевірки;

· фактичний стан обігу документів в організації;

· виявлені під час проведеної перевірки факти порушень законодавства, причини їх виникнення, відомості про осіб, які їх вчинили;

· висновки за результатами перевірки та пропозиції щодо усунення виявлених порушень і недоліків в організації;

· терміни вжиття заходів щодо усунення виявлених під час перевірки порушень законодавства, виконання висновків та необхідність письмового інформування про це органу Служби безпеки України.