Підготовка до проведення загальних зборів

Порядок проведення загальних зборів включає такі етапи:

1) прийняття рішення про скликання загальних зборів акціонерів. Зважаючи на значний осяг роботи по підготовці до загальних зборів рішення про їх проведення повинно прийматися не пізніше ніж за 2 місяці до запланованої дати;

2) підготовка порядку денного. При визначенні порядку денного необхідно чітко формулювати кожне питання, запропоноване на розгляд загальними зборами акціонерів. Формулювання питань, включених до порядку денного загальних зборів акціонерів, повинне давати акціонерам змогу передбачати можливі рішення зборів з кожного питання. До переліку питань, що містяться у порядку денному, не можуть включатися пункти з найменуваннями „Різне”, „Організаційні питання”, „Інші питання” або їх еквіваленти, оскільки це порушує права акціонера на попереднє ознайомлення із інформацією та документами, необхідними для прийняття рішень на зборах.

Порядок денний загальних зборів акціонерного товариства попередньо затверджується наглядовою радою товариства, а в разі скликання позачергових загальних зборів - акціонерами, які цього вимагають.

Кожний акціонер має право внести пропозиції щодо питань, включених до порядку денного загальних зборів

Обов'язковому включенню до порядку денного загальних зборів підлягають пропозиції акціонерів (акціонера), які сукупно є власниками 5 або більше відсотків простих акцій.

Пропозиції вносяться не пізніше ніж за 20 днів до проведення загальних зборів.

Пропозиція до порядку денного загальних зборів акціонерного товариства подається в письмовій формі із зазначенням прізвища (найменування) акціонера, який її вносить, кількості, типу та/або класу належних йому акцій, змісту пропозиції до питання та/або проекту рішення, а також кількості, типу та/або класу акцій, що належать кандидату, який пропонується цим акціонером до складу органів товариства.

Товариство не має права вносити зміни до запропонованих акціонерами питань або проектів рішень. У разі, якщо акціонери вносять проект рішення, що відрізняється від зазначеного в порядку денному, цей проект також підлягає включенню до порядку денного.

Відмовити у внесенні пропозицій або проекту рішення до порядку денного АТ може лише у випадку недотримання строку подання або неповноти представлених даних.

3) Повідомлення про проведення загальних зборів. Письмове повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства та їх порядок денний надсилається кожному акціонеру, зазначеному в переліку акціонерів.

Дата, на яку визначається перелік акціонерів, визначається наглядовою радою або акціонерами, що вимагають позачергових загальних зборів. Встановлена дата не може передувати дню прийняття рішення про проведення загальних зборів і не може бути встановленою раніше ніж за 60 днів до дати проведення загальних зборів.

Письмове повідомлення про проведення загальних зборів та їх порядок денний надсилається акціонерам персонально особою, яка скликає загальні збори, у спосіб, передбачений статутом акціонерного товариства, у строк не пізніше ніж за 30 днів до дати їх проведення.

Повідомлення розсилає особа, яка скликає загальні збори, або особа, яка веде облік прав власності на акції товариства у разі скликання загальних зборів акціонерами.

Товариство з кількістю акціонерів - власників простих акцій понад 1000 осіб не пізніше ніж за 30 днів до дати проведення загальних зборів також публікує в офіційному друкованому органі повідомлення про проведення загальних зборів.

Публічне акціонерне товариство додатково надсилає повідомлення про проведення загальних зборів та їх порядок денний фондовій біржі, на якій це товариство пройшло процедуру лістингу.

Інформація, яку повинно містити повідомлення:

1) повне найменування та місцезнаходження товариства;

2) дата, час та місце (із зазначенням номера кімнати, офісу або залу, куди мають прибути акціонери) проведення загальних зборів;

3) час початку і закінчення реєстрації акціонерів для участі у загальних зборах;

4) дата складення переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах;

5) перелік питань, що виносяться на голосування;

6) порядок ознайомлення акціонерів з матеріалами, з якими

вони можуть ознайомитися під час підготовки до загальних зборів.