Научно-справочный аппарат архива

Научно-справочный аппарат к документам РГВИА представляет собой комплекс справочников, раскрывающих состав и содержание документов архива и обеспечивающих их поиск на различных уровнях:

- на уровне фонда или группы фондов: путеводитель, алфавитно-предметный указатель к листам фондов, справочник " Фонды РГВИА";

- на уровне описи: реестр описей;

- на уровне дела: описи, указатели;

- на уровне документа: каталоги, указатели, тематические и фондовые обзоры.

Путеводитель предназначен для общего ознакомления с составом и содержанием документов на уровне фонда или группы фондов.

Архивом было осуществлено три издания путеводитель. Используемый в настоящее время путеводитель 1979 года издан тиражом 600 экземпляров ротапринтным способом. В него вошли индивидуальные и групповые характеристики на все значительные по объему, составу и содержанию фонды. Часть фондов без характеристик их документов представлена в перечне неаннотированных фондов, помещенном в приложениях.

Поиск фондов, не вошедших в путеводитель, производится по алфавитно-предметному указателю к учетным документам архива - листам фондов. Для решения этой задачи предназначен также настоящий справочник.

Основным и обязательным информационным и учетным справочником архивов является опись документов. Опись дает полный перечень дел, составляющих фонд или коллекцию документов, обеспечивает их учет, закрепляет местонахождение и раскрывает состав и содержание документов каждого дела. Описательная статья описи содержит порядковый номер дела, заголовок и крайние даты документов, количество листов в деле.

Комплекс описей на документы архива складывался на протяжении более чем двухвековой истории архива: в его состав входят описи, созданные в делопроизводстве дореволюционных учреждений-фондо-образователей, в различных военных архивах - предшественниках РГВИА, и описи, составленные в военно-историческом архиве (ЦВИА, ЦГВИА, РГВИА). Всего в архиве по состоянию на 1 января 2001 года 19380 описей по 13347 фондам.

В составе описей РГВИА различаются следующие основные их виды: сдаточные, типографские, карточные и архивные листовые (рукописные и машинописные).

Сдаточные описи составлены в конце ХVIII - начале ХХ веков в учреждениях-фондообразователях при сдаче дел в архивы. В зависимости от времени создания сдаточные описи могут быть рукописными и машинописными. До настоящего времени используются, в основном, сдаточные описи фондов Военной коллегии, департаментов и главных управлений Военного министерства.

Типографскими названы описи, изданные Московским отделением общего архива Главного штаба и Военно-ученым архивом в ХIХ - начале ХХ вв. Типографские описи имеются в составе описей некоторых фондов Военной коллегии, армий ХIХ века, Инспекторского департамента и Канцелярии Военного министерства, Военно-походной канцелярии е.и.в. и других учреждений. К числу типографских описей относится Каталог Военно-ученого архива.

Карточные описи создавались в 1930-е гг. в период формирования единого военно-исторического архива на основе карточек, составленных при сборе и описании документов во время Первой мировой войны и при поступлении их в военно-исторический архив.

Архивные рукописные описи составлены, главным образом, в 1930 - 50-е гг. на не описанные ранее материалы. Такие описи имеются в некоторых фондах центральных военных управлений и учреждений ХVIII-ХIХ веков, управлений военных округов, а также во многих личных фондах и фондах военно-учебных заведений.

Архивные машинописные описи являются, как правило, результатом планомерной работы архива по переработке и усовершенствованию описей.

Описи всех фондов архива включены в реестр описей, в котором указаны названия и виды описей, крайние даты документов и количество дел в описи.

В конце 90-х годов архив приступил к работе по формированию комплекса баз данных по личному составу русской армии. Эта работа развивает и совершенствует традиционное направление деятельности создание именных указателей к документам архива. Предполагается, что основой комплекса баз данных по личному составу русской армии будет база данных " Личный состав офицеров русской армии". База данных является логическим продолжением межфондового карточного именного указателя " Личный состав офицеров и классных чиновников русской армии". Она создается на основе тех же видов документов, что и указатель, но к разработке предлагаются новые, неохваченные карточным указателем фонды. Кроме того, в комплекс баз данных по личному составу вошли базы данных " Кавалеры ордена Святого Георгия и Георгиевского оружия периода Первой мировой войны" и " Списки по старшинству, именные и алфавитные списки офицеров русской армии".

Некоторые описи архива дают возможность проведения поиска информации о персоналиях, не имея в своем научно-справочном аппарате именных указателей. Это описи коллекций документов о службе офицеров и чиновников русской армии: Рукописные списки по старшинству генералов, штаб - и обер-офицеров за 1725 - 1918 гг. (Ф. 407), " Офицерские сказки" за 1688 - 1802 гг. (Ф. 490), Формулярные списки за 1720 - 1900 гг. (Ф. 489), Аттестации и наградные листы штаб - и обер-офицеров за 1890 - 1917 гг. (Ф. 409, Оп. 3 и 4). Поиск необходимых сведений по этим коллекциям осуществляется по описям, исходя из места службы разыскиваемого лица или по алфавиту фамилий.

Помимо указателей к документам и описям в состав научно-справочного аппарата РГВИА входит указатель фондовых включений. Он создавался в целях корректировки сложившейся системы фондирования и охватил фонды, по которым было признано нецелесообразным проводить уточнение фондовой принадлежности путем передачи дел в другие фонды в связи с высокой степенью их использования. В указателе отражены 650 фондовых включений по 59 фондам, например, фонды " Военной канцелярии цесаревича Константина Павловича" (Ф. 25) и " Главного военно-технического управления".

Научно-справочный аппарат архива включает в себя фондовые и тематические обзоры документов, составленные по различным темам, в числе которых история общественно-политических движений, зарубежных стран и городов России, история архитектуры и градостроительства, развитие русской военно-теоретической мысли, культурные и экономические связи России с другими странами и др. Всего по документам РГВИА имеется 45 тематических и 23 фондовых обзора, содержащих систематизированное описание документов архива определенной темы или фонда. Сведения об имеющихся в архиве обзорах документов сосредоточены в справочно-информационном фонде архива.

НСА архива включает в себя более 350 тематических перечней документов по самым разнообразным темам: внешняя политика и войны, история городов, отдельных регионов, заводов, предприятий и учреждений, история зарубежных стран и их взаимоотношения с Россией, революционное движение, изобретения, персоналии, природные ресурсы, сельское хозяйство. Информация о существующих тематических перечнях документов включена в соответствующие разделы систематического каталога.

Система каталогов - систематического и именного - составная часть научно-справочного аппарата архива, обеспечивающая быстрый поиск необходимой информации на уровне отдельного документа или группы документов. В систематическом каталоге информация о документах, хранящихся в архиве, сгруппирована в соответствии со Схемой единой классификации документной информации.

Наиболее наполненными разделами систематического каталога являются разделы " Вооруженные силы", " Войны", " Общественно-политическое движение. Революционная борьба", " Промышленность". Информативны также разделы " Сведения об иностранных государствах", " Международные связи", " Города". Невелики по объему разделы " Государственная власть и государственное управление", " Природные условия", " Сельское хозяйство", " Наука", " Искусство", " Физкультура. Спорт", " Религия", что объясняется отсутствием в составе фондов РГВИА единых крупных массивов документов по этим темам. Систематический каталог содержит в себе значительный объем информации о документах архива, а схема его классификации позволяет эффективно осуществлять ее поиск. К 1 января 2001 г. объем систематического каталога РГВИА составил 184, 5 тысяч карточек.

Параллельно с систематическим создавался именной каталог, связанный с систематическим дублирующими и отсылочными карточками. По состоянию на 1 января 2001 г. именной каталог содержит 25, 5 тысяч карточек. Каталожная карточка как систематического, так и именного каталогов включает в себя краткое содержание документа, дату события и документа, архивный шифр документа.