Проектная часть

Проектирование системы электронного документооборота в ООО «Альянс»

К моменту внедрения системы автоматизации делопроизводства в организации должны существовать устоявшиеся правила делопроизводства:

· Порядок регистрации документов

· Порядок отслеживания оригиналов и копий документов

· Порядок списаний документов в дело

Особенностью системы дела является настраиваемость на уникальную структуру организации и на правила делопроизводства определенной организации. Настройку системы дела можно разделить на этапы:

· Заполнение базовых справочников системы

· Регистрация пользователей системы и описание их прав

· Заполнение необходимых справочников

Создание системы электронного документооборота необходимо для правильного, быстрого и точного прохождения документов в организации.

Первый этап настройки системы «Дело» нацелен на структуру и правила ведения делопроизводства конкретного предприятия. Основная цель этого этапа – собрать всю необходимую информацию, которая понадобится для формирования и заполнения справочников системы.

Ход выполнения работы

Прежде всего, следует в графическом виде составить структуру организации для наглядного представления будущей работы.

Следующим шагом нужно подготовить документ, отражающий замещение должностей (таблица) в ООО «Альянс».

Таблица замещения должностей

После изучения структуры предприятия и ознакомления с сотрудниками и занимаемыми ими должностями, можно начинать работу с программой. Необходимо заполнить справочник «Пользователи» в соответствии со структурой организации. Для этого входим в модуль «Справочники» под паролем имени технолога системы.

Рисунок 1

Окно в систему Дело (рис. 2)

Окно Ведение справочников (рис. 3)

Чтобы «добавить» людей, добавляем «листы».

Следующим этапом работы будет настройка справочника «Кабинеты».

Кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанных данному кабинету.

Итак, необходимо запустить модуль «Справочники» - «Справочники делопроизводства» - «Кабинеты». В верхней части окна справочника выделить название подразделения, при котором создается новый кабинет.

Выбрать из меню «Управление» команду Добавить. Откроется окно

Рис. Создание кабинета, списки должностных лиц (рис. 4)

Далее формируем список владельцев кабинета. Для этого, находясь на закладке «Списки должностных лиц», выбираем владельцев кабинета из справочника должностных лиц.

Формирование списка владельцев кабинета (рис. 5)

При открытии конкретного пользователя, появляется меню, иллюстрирующее возможности данного пользователя. (рис. 6)

Далее нам необходимо указать, какие папки данного кабинета будут открыты для поступления документов и указать права пользователей. Это делается в закладке «Доступ к папкам» путем установления флажков, соответствующих открытым папкам.

Для просмотра информации о пользователях, имеющих доступ к кабинету, открываем закладку «Списки пользователей». Также мы можем посмотреть, к какому кабинету имеет доступ данный пользователь. (рис. 7 – 8)

(Рис. 7)

(рис. 8)

Далее необходимо наделить пользователей правами в системе «Дело» в соответствии с занимаемой должностью и полномочиями и необходимым для работы объемом информации. (рис. 9)

Для проверки заходим в «Списки пользователей». (рис. 10)

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.