Организация специальных событий и мероприятий.

В те периоды, когда у компании нет серьезных новостных поводов для привлечения СМИ, рекомендуется проводить специальные PR-мероприятия, для того, чтобы поток положительной журналистской информации о компании и ее продуктах не прерывался.

Специальные PR-мероприятия призваны решать две задачи: обеспечение постоянного присутствия компании в информационном поле, а также привлечение внимания журналистов и целевой аудитории к компании (ее продукции).

Те или иные PR-мероприятия выбираются PR-специалистами в зависимости от специфики целевой аудитории или самого продукта, масштаба акций, бюджета и т. д. Зачастую специальные PR-акции становятся частью другой крупномасштабной акции и при этом направлены на решение более узких задач.

При необходимости охвата целевой аудитории в рамках города или региона предпочтение отдают таким мероприятиям, как фестивали, праздники, соревнования, специальные дни, недели и т. д. В целях стимулирования интереса аудитории к таким мероприятиям предлагается розыгрыш большого количества призов.

В целях привлечения внимания общественности часто используются телевизионные ток-шоу, посвященные обсуждению актуальных проблем, в которых принимают участие авторитетные эксперты, лидеры мнений, аналитики. Для повышения эффективности таких мероприятий полезно связать обсуждение общественно значимой проблемы с появлением на рынке продукции, способной эту проблему решить.

Для привлечения внимания специалистов и экспертов проводят такие специальные PR-акции, как научные форумы, бизнес-конференции и семинары, круглые столы, съезды и др.

Высокой популярностью среди специальных PR-акций пользуются презентации. В зависимости от своего предмета этот вид мероприятий подразделяется на следующие разновидности:

1. презентация товара или услуги – крайне востребована из-за постоянной высокой конкуренции на рынке товаров и услуг. По той же причине нуждается в постоянном совершенствовании PR-технологий и техники, особенно когда речь идет о продвижении товаров массового потребления.
2. презентация коммерческой структуры. Бывает необходима в следующих случаях:
• вновь созданную компанию впервые представляют широкой аудитории;
• компания осваивает новые рынки, на которых не имеет достаточного веса или устойчивой деловой репутации;
• компания реорганизуется (например, путем слияния нескольких фирм), в результате чего, как правило, получает новое наименование.
3. презентация персонала – мало распространенный в России вид презентаций вследствие недостаточно серьезного отношения российского бизнеса к кадровой политике фирмы и корпоративному имиджу. На Западе презентация фирмой нового руководящего сотрудника высокой квалификации как раз и работает на повышение корпоративного имиджа.
4. презентация города – постепенно получила развитие в связи интеграцией России в мировое сообщество и ее вступлением в борьбу за крупные экономические или имиджевые проекты (Олимпийские игры, Всемирные юношеские игры, автомобильные гонки класса «Формула 1», Чемпионат Европы по футболу и др.).
5. презентация региона – призвана демонстрировать высокий экономический и культурный потенциал региона, привлекая тем самым инвесторов. Проводится на крупных промышленных, сельскохозяйственных и др. выставках.
6. презентация страны – имеет не только экономическое, но и политическое значение. Может проводиться на крупных международных выставках категории EXPO, организуемых Международным бюро выставок и ярмарок.

В зависимости от целевой аудитории презентации делятся на театрально-зрелищные (теа-презентации) и салонные (бомонд-презентации).

Теа-презентации рассчитаны на продвижение массовой продукции, нередко они сопровождаются различными развлекательными мероприятиями (концертами, шоу-программами и др.).

Бомонд-презентации используют для продвижения редкого или уникального продукта для ограниченной целевой аудитории (эксклюзивные коллекции одежды, эксклюзивная недвижимость, уникальные инвестиционные проекты и др.).

Участие компании в выставках и ярмарках является крайне важным PR-мероприятием. Такое мероприятие требует тщательной подготовки, но и приносит в случае грамотного проведения высокие результаты. Выставки и ярмарки, являясь комплексными мероприятиями, могут включать в себя самые разнообразные специальные PR-акции: пресс-конференции или брифинги, семинары или мастер-классы для специалистов, промо-акции, дегустации, распространение сувенироной продукции и рекламно-информационных материалов и др.

Брифинг –коротк, сжатая во времени инструктивная встреча рук-ва компании с жур-ми, с приглашением представителей органов гос власти. Сообщение носит односторонний оповещательный характер. Проводится в случаях ЧП и т.п.

Прием –совместное проведение времени представителей фирмы и гостей.

· Текущий прием – осущ на регул основе в рамках повседневной деятельности фирмы.

· Представител прием –форма общения представителей фирмы с гостями, носящая эпизодич хар-р по случаю знаменательных событий.

· Дневной прием: а) «бокал шампанского» или «бокал вина». С 12 до 13. Только слабоалк напитки, соки, маленькие пирожные или бутерброды. Повод – годовщина фирмы. б) завтрак–с 8до15, продолжается 1, 5–2 часа. Визит интересн людей, подписание важн контрактов.

· Вечерн: «коктейль» 17-18, длится около 2 часов. обед-буфет–самое торжественн. Длится около 3 часов и более. Гости за столами час, потом переходят в другое помещение. Форма одежды торжественная.

Пресс-конф –спец-ое мероприятие с журн-ми, посвященн проблеме или событию и выраженное вопросами-ответами от субъекта PR к журналистам и наоборот.

Виды п-к:

· событийные;

· проблемные.

Подготовка: выбор темы. Выбор, времени и даты. В приглашении (факс, письменное, электронное, личное) д.б. указана тематика, чтобы пришел компетентный ч-к. прилагается пресс-релиз. Четкий сценарий – изложение позиций фирмы и вопросы журналистов. Оптимально–3 чел со стор субъекта PR, один–главный, отвеч-щий за инфу. Медиа-пакет (раздаточный материал). Регистрация участвующих СМИ. Мониторинг.

Презентация –представление фирмы, нов продукции, нов лица компании аудитории.

Этапы:

определение целей и приоритетов, идея, место, время.

разработка программы презентации (представление руковод-лей фирмы, рекл ролик, время на вопросы, фуршет).

Дни откр дверей – позволяет ознакомиться с деят-ью фирмы, ее планами, задать руководству интересующие вопросы.

Кругл стол –форма обсуждения идеи, проблемы, имеющей обществ знач. Участники–деятели науки, бизнеса, деловых кругов, обществ и гос орг-ий. Темы и вопросы формулируются заранее. Число участников – 14-15 человек. Карточки – идентификаторы для всех. Ведущий представляет, определяет регламент, следит, резюмирует. Важно определить продолжительность, исходя из того, сколько времени может уделить этому аудитория. Размер ауд – если приходится выбирать м/у бол и мал–лучше мал.

Ярмарки и выставки - важен стенд (линейный, угловой, полуостров, остров, сквозной, визави), его расположение (чтобы не было рядом громадин, желательно ближе к входу, справа и т.д).

9. Пресс-служба: типология, структура, принципы работы.

Пресс-служба –это автономн подразделение субъекта PR, обеспечивающ его инф-ую политику с пом коммуникацион контактов со сми. Осн х-р закл в орг-ции подачи инф-новостн матер д/представителей медиасообщества. Типология по критериям: информационный (предполагает работу с информацией, распространение информации через СМИ: Медиарилейшинз. и неинформационный. Управленческо-менеджерская работа: организация мониторинга, архивирование информации, как хранится информация, как используется (для партнеров, клиентов и т.д.). Коммуникация во вне: система сообщений через СМИ, организация мероприятий для журналистов, создание ПР текстов, их рассылка, спич райтерство, создание корпоративн изданий (внутренний ПР). Возможна организация работы пресс-службы в ПР-отделе. Структура и основные задачи пресс-службы ПР-отдела: связь с прессой.

В штате пресс-службы ПР-отдела организации может сост сколько угодно человек. Поэтому структура п-слу завис от типа орг-ции, кот она обслуживает.

Три основн задачи п-с:

1. предоставлять матер для печати, по кот затем пишутся статьи, очерки и репортажи.

2. Отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные инф услуги.

3. Следить за сообщениями печати, радио и тв и оценивать рез, принимать при необходимости меры к исправлению ошибок в заявлениях или выступать с соответствующими опровержениями.

К наиб распространенн формам деятельности пресс-службы с представителями СМИ:

Пресс-конф –встреча жур-в с представителями субъекта PR, имеющая целью предоставить СМИ комментирующ, проблемн и фактографич инф. Форма общения – ответы представителей субъекта PR на вопросы журналистов. 30 мин – 1.15 мин.

Брифинг – краткая встреча журн с представителями субъекта PR, во время кот они полу либо комментирующую инф, либо соответствующ заявления по конкретному инф поводу. Не более 30 мин. Форма общения – выступления офиц представителей субъекта PR.

Пресс-тур – специально организованный выезд заранее отобранной группы журналистов для знакомства и получения инф об объекте, событии.

Предосмотр (превью) – специально организованное предварительное знакомство журналистов с конкретным объектом, экспозицией, выставкой, комплексом, сооружением и т.д., намеченным к открытию. Форма общения–рассказ и демонстрация объекта с последующими ответами на вопросы или комментариями непосредственно во время просмотра. Продолжительность – 1-2 часа.

Также можно выделить встречу с журналистами в неформальной обстановке, интервью, фото-, теле, и киносессии.

В деятельности сотрудника пресс-службы особое место занимает работа по подготовке и дальнейшему распространению текстовых материалов – PR-текстов – это текст, функционирующий в пространстве публичных коммуникаций, инициированный базисным субъектом PR, направленный одной из групп целевой общественности, содержащей PR-информацию, распространяемый через СМИ, посредством прямой почтовой или личной доставки, обладающий скрытым или реже мнимым авторством. П-с создает оптимальн условия для работы аккредит жур-стов.

Современная пресс-служба осуществляет многофункциональную деятельность:

1. Выстраивание эффективных отношений со СМИ. Сотрудники пресс-службы готовят информационно-аналитические материалы и рассылают их в соответствующие издания, предоставляют необходимую информацию по запросам СМИ, готовят интервью с руководителем организации, организуют пресс-конференции и брифинги и др.
2. Формирование корпоративной культуры. Сплоченность коллектива и принятие правильных решений необходимо для эффективной работы всей организации в целом. Этот вид деятельности пресс-службы особенно важен в кризисных ситуациях, когда пресс-служба выпускает печатные материалы, реализует обучающие программы, нацеленные на выработку антикризисных решений.
3. Формирование положительного имиджа организации.
4. Участие в выставочной деятельности. Проведение выставок позволяет осветить основные содержательные аспекты деятельности организации. Участие в выставках предполагает работу на стенде, подготовку образовательных семинаров, организацию мастер-классов.
5. Подготовка обзоров СМИ для руководителя организации. Сотрудники пресс-службы отбирают наиболее важные социально-экономические факты и предоставляют их к сведению руководителей подразделений или всей организации в целом.
6. Спичрайтинг. В функции пресс-службы входит подготовка письменных выступлений (от поздравлений до содержательных отчетов).
7. Работа с журналистами: проведение пресс-конференций, брифингов, круглых столов; распространение пресс-релизов через информационные агентства; предоставление СМИ сведений о деятельности организации; подготовка бэкграундеров для различных мероприятий и др.
8. Проведение внутрикорпоративных мероприятий: издание корпоративных журналов, брошюр; создание информационных стендов, организация корпоративных праздников и др.
9. Информационное обеспечение интернет-сайта организации: ведение ленты новостей, своевременная публикация пресс-релизов, анонсов; размещение фотоматериалов, статей, отчетов; предоставление информации о первых лицах компании и др.

10. Ведение пресс-досье. Пресс-досье содержат данные об основных изданиях, ведущих журналистах, работающих над соответствующими темами.

11. Проведение студенческих конкурсов. Мероприятия такого рода позволяют привлекать к работе в организации наиболее талантливых молодых специалистов, а также сами по себе служат хорошим информационным поводом.

10. Медиарилейшнз: основные направления, содержание деятельности.

Медиарилейшнз – это форма отн-ний гос и коммерч структур со СМИ, целью поддержания имиджа и репутации орг-ции или первого лица. Организационными формами отношений со СМИ являются: пресс-службы, пресс-центры, пресс-секретари, пресс-бюро. Осн направления деят-сти медиар: текущее информ-ние о деят-сти субъекта PR в СМИ, ньюсмейкерство–создание информац повода (сделать событие интересным для СМИ), мониторинг СМИ, орг-ция мероприятий с журн-ами (пресс-конф, пресс-туры, превью, кругл столы), подготовка корпоративных изданий. Люб PR-служба тесно связана с сми. И одна из задач менеджера по PR–снабжать работников СМИ инф матер-ми о своем субъекте PR, кот позиц компанию с лучшей стороны, интересны общественности. Очень важно в медиар инф-ть СМИ из одного источника, чтобы не возникло несогласованности или утечки информации. Поэтому, функция работы медиар дб возложена на одного работника PR-службы. Специалист по PR, который занимается медиарилейшнз, должен быть в курсе регламента работы СМИ, с которыми он взаимодействует. К самым употребляемым средствам медиарилейшенз отн-ся: разработка пресс-релизов; подготовка редакционных материалов или документов по темам; предоставление интервью, комментариев, цитат по теме: организация пресс-конференций; осуществление пресс-поездки (туров) – выездных мероприятий, связ-х с активной презентацией; организ-я неофициальных мероприятий для журналистов. Сейчас: многообразие форм воздействия со СМИ, связей с прессой. Имеется несколько видов сотрудничества делового мира и СМИ. Можно обозначить тремя цветами: черным, серым (публикация официально оплаченной инфы в виде обычного редакционного мат-ла)и белым.

Медиарилейшнз – это форма отношений государственных и коммерческих структур со СМИ, целью поддержания имиджа и репутации организации или первого лица.

Организационными формами отношений со СМИ являются: пресс-службы, пресс-центры, пресс-секретари, пресс-бюро.

Основные требования к работникам медиарилейшнз:

• знание рынка СМИ
• журналистские навыки
• осведомленность об отраслевой специфике предприятия
• владение техническими средствами

Техническое оснащение пресс-службы включает:

• средства связи (телефон, факс, телетайп…)
• система электонной обработки информации (компьютер, банки данных…)
• издательский отдел
• внутренняя ТВ и радио сеть
• служба сервиса (транспорт, питание…)

Основные направления деятельности медиарилейшнз:

• текущее информирование о деятельности субъекта PR в СМИ
• ньюсмейкерство – создание информационного повода (сделать событие интересным для СМИ)
• мониторинг СМИ
• организация мероприятий с журналистами (пресс-конференции, пресс-туры, превю, круглые столы, интервью, фотосессии, брифинги…)
• подготовка корпоративных изданий

Любая PR-служба тесно связана с средствами массовой информации. И одна из задач менеджера по PR – снабжать работников СМИ новостями и сюжетами о своем субъекте PR, пресс-релизами и другими информационными материалами, которые были бы не только позиционировли компанию с лучшей стороны, но и были бы интересны общественности.

Очень важно в медиарилейшнз информировать СМИ из одного источника, чтобы не возникло несогласованности или утечки информации. Поэтому, функция работы медиарилейшнз должна быть возложена на одного работника PR-службы.

Специалист по PR, который занимается медиарилейшнз, должен быть в курсе регламента работы СМИ, с которыми он взаимодействует. Это облегчит работу и позволит предоставлять свои пресс-релизы точно перед сроком сдачи материалов, что увеличит их востребованность.

Для большей эффективности работы со СМИ, вы должны учесть для себя, что все информационные работники - очень занятые люди, именно поэтому предпочтительней предоставлять им готовый материал, а не пытаться договариваться в устной форме и предлагать свои идеи.

Обязательно указывайте на ваших информационных материалах конкретного адресата. Не стоит направлять их просто на адрес редакции, иначе их вполне может ждать учесть утерянных.