Распознание бизнес-процессов

Перед внедрением любых автоматизированных систем на предприятии необходимо понять, какие именно бизнес-процессы эти системы будут автоматизировать, т.е. построить бизнес-модель. Эта модель представляет собой формализованные (описанные) бизнес-процессы с переходами между ними, потоками данных и привязками к тем структурным единицам (сотрудникам предприятия, подразделениям), которые являются владельцами того или иного процесса. [9]

Для построения бизнес - модели нужно описать функции, методы и взаимосвязи предметной области.

Применительно к предприятию, занимающимся таможенным оформлением, для этого необходимо ознакомиться, прежде всего, с Таможенным Кодексом Таможенного Союза, где описаны процедуры операций таможенного оформления. Можно сказать, что Кодекс описывает модель «как должно быть» в том смысле, что любая автоматизация не должна противоречить статьям Кодекса.

Изучая нормативные документы, можно сделать вывод, что процесс таможенного оформления представляет сложную систему согласованных действий и потоков документов.

Для импортируемого груза суть процесса заключается в изменении статуса груза. Сначала груз имеет статус иностранного груза, после оформления приобретает статус груза для внутреннего потребления на территории Таможенного Союза, т.е. груз, находящийся под таможенным контролем, которым нельзя пользоваться (продавать, отчуждать) снимается с контроля таможенного органа. Такое переход осуществляется с помощью комплекса действий и сложного документооборота. Изучение процесса таможенного оформления грузов необходимо для понимания деятельности компании в целом.

Общее, укрупненное описание этого процесса можно представить с помощью схемы бизнес-процесса - контекстной диаграммы IDEF0.

Рис. 8 Контекстная диаграмма IDEF0 общего процесса оформления

Таможенный орган является главным компонентом, где происходит оформление груза. Он определяется как блок действия. Также используются компоненты: поставляемый иностранный груз, груз, оформленный для внутреннего потребления, инспектора таможни, участники процесса оформления (декларанты, таможенные представители), сотрудники сертификационных и других органов, выдающие документы для подтверждения безопасности ввозимого груза, банковские работники, осуществляющие валютный контроль.

Таможенный орган, выполняя контролирующие функции по соблюдению норм таможенного законодательства и осуществляя в пределах своей компетенции радиационный, экспортный, валютный и иной контроль, выпускает груз для внутреннего потребления. С точки зрения процессного подхода можно сказать, что в блоке действия содержаться множество процессов, которые осуществляют переход статуса иностранного груза в статус груза таможенного союза, очищенного от таможенных формальностей.

Оформление груза в таможенном органе производиться по поданной декларации, составленной согласно Инструкции по заполнению декларации, а также и по другим документам, которые не противоречат Таможенному Кодексу, Закону о таможенном регулировании и другим нормативных документов.

Для выявления отдельных процессов, содержащихся в «блоке действия», описанного выше, необходимо построить схему бизнес – направлений исследуемой компании.

Рис. 9 Схема бизнес- направлений компании ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс»

Из диаграммы видно, что в деятельности компании выделяются два основных направления: складская деятельность и декларирование груза.

ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс» выступает как таможенный представитель, оказывая услуги по составлению деклараций для клиентов, а также осуществляет хранение иностранных грузов на складе временного хранения (СВХ).

Процесс таможенного оформления невозможен без участия сотрудников таможни, в чьи функции входит проверка документов, контроль соблюдения таможенного законодательства.

Итак, основными участники бизнес-процесса «таможенное оформление» являются:

· сотрудники таможенных органов;

· клиенты, заключившие договор на оказание услуг по оформлению;

· сотрудники центров оформления (сотрудники, которые составляют и оформляют декларации, операторы СВХ, составляющие складские документы)

Остальные участники процесса таможенного оформления будут в дальнейшем рассматриваться как владельцы внешних процессов. Такое упрощение дает возможность сосредоточиться на решении поставленной задачи по отысканию процесса автоматизации.

Так как проект автоматизации будет касаться деятельности ЗАО «ФМ Ложистик», то интерес представляет описание организационной структуры этой компании с помощью организационной схемы.

Рис. 10 Организационная схема компании ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс»

Это схема позволит отразить в модели основные компоненты организации, производимые услуги и выявить взаимосвязи между ними, с ее помощью впоследствии можно определить процессы, которые следует оптимизировать.

Далее разделим процессы на категории для последующего выделения процессов непосредственно участвующих в создании услуг. Их четыре: основные, вспомогательные, процессы управления и развития.

При построении архитектуры (системы) процессов компании категории «основной», «вспомогательный», «процесс управления» можно использовать для аналитических целей в качестве некоторых признаков, атрибутов процессов. Для построения системы процессов, последующей регламентации и управления важен не формальный тип процесса, а его приоритетность с точки зрения достижения стратегических целей организации. [2].

Основные процессы раскрывают смысл деятельности компании, вспомогательные обеспечивают организацию и поддержку функционирования основных процессов. Процессы управления и развития выполняют контролирующие функции за основными процессами, определяют стратегию их развития.

Рис. 11 Виды бизнес-процессов

Юридические службы, бухгалтерия, непосредственно не входят в структуру данной компании. Услуги этих служб предоставляет головное предприятие. Это является особенностью компании.

Имея представление о классификации процессов компании, об организационной структуре, можно перейти к следующему этапу – построению сети процессов. Сеть бизнес-процессов организации – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов, включающих все функции, выполняемые в подразделениях организации. Схема бизнес-процессов отобразим на диаграмме.

Рис. 12 Сеть бизнес-процессов

Обозначение на диаграмме:

1. Контроль;

2. Выставление счетов;

3. Оценка финансового результата;

4. Утверждение бюджета;

5. Управление финансами;

6. Разработка стратегии;

7. Управление изменениями;

8. Размещение груза на СВХ;

9. Складская отчетность при размещении;

10. Регистрация в таможне складской отчетности и закрытие доставки;

11. Декларирование груза;

12. Оформление в таможне;

13. Оформление разрешения на вывоз груза с СВХ;

14. Выдача груза с СВХ;

15. Складская отчетность о выдачи груза;

16. Регистрация в таможне складской отчетности выдачи;

17. Управление ИТ-ресурсами и технологиями.

Такая схема дает представление о цепочках прохождения бизнес-процессов по функциональным подразделениям. Дальнейший анализ таких цепочек может привести к расширению границ описанных процессов, вследствие чего можно рассмотреть некоторые из них как сквозные. Из теории известно, что сквозные процессы улучшают взаимодействие сотрудников из разных отделов и вызывают возрастания эффекта синергии. Как следствие повышается результативность, эффективность и качество процессов.

Чтобы добиться «видения» процессов целиком, проведем декомпозицию основных процессов, т.е. представим решение сложной задачи таможенного оформления с помощью серии меньших задач-этапов.