Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело»

Эта отметка включает в себя следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

слова «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ.

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки зависит от характера исполнения (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров и др.).

На нижнем поле первого листа документа слева от руки исполнитель делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит свою подпись.

Директор Скворцов С.Б. Скворцов

Произведен перерасчет

В дело 09-11 за 2006 г.

Васина 20.02.2006

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

«Направлен ответ, дата, номер»;

«Дан устный ответ»;

«Учтено при составлении заявки»;

«Вопрос решен по телефону» и т.п.

Реквизит проставляется ниже отметки об исполнителе.

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию»

Отметка проставляется в правом углу нижнего поля первого листа входящего документа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указывается наименование организации, номер (индекс) входящего документа и дата поступления.

Например:

Кроме этих данных в ряде организаций отмечается и время поступления (часы и минуты) документа.

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа»

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации.

В реквизите «Идентификатор электронной копии документа» рекомендуется указывать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение. Обычно в имени файла отражается его содержание, а также имена и даты. Длина имени файла определяется характеристиками операционной системы (в Windows 98/2000 – 255 символов, включая пробелы). Рекомендуется включать в имена файлов от двух до четырех слов (от 10 до 30 символов), чтобы имя файла легко вписывалось в окно диалога. Имя файла может включать буквы, цифры и любые символы, за исключением: \ / * |:;. В Windows 98/2000 допускается в именах файлов смешивать буквы верхнего и нижнего регистра.

Например:

С: \Документы\Приказ6.doc